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AI 時代用 RemNote Todo 讓思考緊密結合行動

閱讀時間約 25 分鐘

  • AI 時代用 RemNote Todo 讓思考緊密結合行動
  • AI 時代，Todo 變得越來越複雜，傳統簡單的 Todo 工具難以處理複雜的工作。Todo 雖不是 RemNote 的主打功能，但意外比所有專用的 Todo 管理工具都好用！如果你也覺得待辦事項越來越複雜，強烈建議你使用 RemNote Todo ！
  • 在數十年工作生涯中，我用過各式各樣方法管理 Todo，從便條紙 → 萬用記事本 → App（MS Outlook 或 Google Tasks 等）好幾個階段。
  • 這些 todo 工具原本很好用，但隨著工作型態、職位的改變，它們漸漸不夠用了。

  • Todo 工具沒進步，待辦事項卻越來越複雜

    • 從前許多工作是常規（routine）的，像櫃檯、店員、戶政事務所…，他們的工作大部分可用標準作業流程（SOP）規範，就是設定者負責「思考」，而員工只需「行動」，如果大部分工作都是執行，有個簡單 todo 就足夠了，甚至不需要 todo。
    • 假如你去便利店買咖啡，店員說：「我已經把您的訂單記下來了，我有空時會幫您服務！」你應該會暴怒吧？SOP 化的工作是不能等的，也不需要拿出手機記下來。
    • 現代人生活中還是有部分常規任務，但隨著電腦強化我們的能力，這種任務越來越少了（多數時間在做老闆臨時交辦讓你「脫離舒適圈」的任務），而 AI 時代電腦極度強化，SOP 化的常規任務會由機器人包辦，你將不再有這種常規、有 SOP 的 routine 任務。
    • 對於非常規任務，沒人幫你思考怎麼做，你得先「思考」後「行動」：
      • 接到任務，用會議、討論、閱讀來促進思考；
      • 把思考寫成筆記，到這個階段還沒執行；
      • 筆記過程中產出實際需要的行動，就是 Todo；
      • 當 Todo 完成後，思考就變成現實。
    • 你發現了嗎？你接到一個任務，但要經過複雜的思考和討論才知道如何執行，然後 AI 幾分鐘就把任務執行完了。
    • 所以未來我們的工作，主要是「產出 Todo」，而不是「執行 Todo」！可以預見越多時間用在思考，越少時間用在執行，不過傳統 Todo 工具卻把思考、討論拆開，覺得越來越不夠用。
    • 還好有 RemNote ，它是個思考工具，非常擅長做這種複雜任務（當然簡單的就更容易了）。
    • 如果你的 todo 是需要許多討論、思考的複雜任務，RemNote 可以做到：
      • 在任何位置插 Todo ：在討論、筆記、會議紀錄任何位置隨時自由地插入 todo（而不是打開另一個 App），很容易找到這個 todo 產出的背景，Todo 執行時隨時會改，但因為與「初心」緊密連結，修改也不會「走鐘」；
      • 把 Todo 收集在一處 ：產生 Todo 時，凌亂地插在許多文件的各處，但當你做工作計畫時，可不希望去回憶哪篇筆記寫過 Todo，再把它打開挖出來，如果這樣，相信會漏掉不少，要可以把所有 Todo 收集起來，一目瞭然。

  • RemNote Todo 的高度整合

    • RemNote 這家公司著迷「REM 一統天下」的概念，App 中每個元素都是「REM」 ，例如：
      • 一行文字是 REM；
      • 一個文件（Doc）是「包含許多 REM，標註了『文件』標籤的 REM」。
    • 上例中可見 RemNote 中標籤（Tag）的妙用，它們可以用來改變色彩、字型、屬性、變表格、變樹狀圖… 功能無限。
    • 當然，因為一切都是 REM，所以標籤也是 REM。
    • 我們是使用者不是開發者，REM 的理念哲學不懂沒關係，只要記住：
      • RemNote 中一切都是 REM；
      • REM 就是一篇筆記；
      • 筆記可展開成一頁筆記頁面。
    • 它的 Todo 就是用這種概念組合起來的。

      • 實際上 RemNote 所有功能都用這種概念開發，Todo 只是不同在它會在 REM 前面加上 Checkbox，不然類似的功能我們可以用同樣概念自己做出來

    • 新增待辦事項： RemNote Todo 把任一行文字變成 Todo

      • RemNote 是個筆記軟體，用來討論、閱讀或思考，當你在一行文字按下「Tab」，這行就會內縮一層，可以有多少層呢？答案是無數層。
      • 這表示你用筆記思考時可以一直把主題細分類、再細分、再細分……，可以一直往下鑽，想到鉅細靡遺，就像一株樹，可以把思考不停長出新分枝，沒有高度限制，長成參天巨木。
      • 但不論記到多深層，你隨時可把正在編輯的這行變成 Todo，行首會跳出一個 checkbox 就完成了，用下列 2 種方式均可：
      • 【方法一】用滑鼠
      • 一、用滑鼠：按下行首的六個點把手，在跳出的選單裡選擇 insert > todo
        • 一、用滑鼠：按下行首的六個點把手，在跳出的選單裡選擇 insert > todo
      • 【方法二】用文字
      • 二、用文字：輸入「/todo」（或「//todo」可在設定修改），跳出選單用上下鍵選 Todo 按 Enter
        • 二、用文字：輸入「/todo」（或「//todo」可在設定修改），跳出選單用上下鍵選 Todo 按 Enter

      • 差異在哪裡？

        • 不論在 Word, Notion... 都有把文字轉為待辦事項的功能，但它們只是在文字前加了個 Checkbox 形狀的圖標，不像 RemNote Todo 具有實際功能
          • 不論在 Word, Notion… 都有把文字轉為待辦事項的功能，但它們只是在文字前加了個 Checkbox 形狀的圖標，不像 RemNote Todo 具有實際功能
        • 在像 Office 或類似的傳統工具中，情境是：
          • 在 Word 輸入會議紀錄，它用來產生文件，紀錄了 Todo，卻不管理 Todo；
          • 在 OneNote 輸入筆記思考，在思考時產生 Todo，但它不管 Todo；
          • 在 Outlook 輸入 Todo，但它不在意文件或筆記。
        • 用不同軟體紀錄、筆記，然後管理 Todo，如果想要讓執行 Todo 時參照原來的文件，那你得要自己去產生連結，或是把這些文件當附件夾在 Todo 中。
        • 而在 RemNote 中的作業是這樣的，不管你在任何地方，可在你做會議紀錄或寫筆記的畫面中任何位置加入 Todo，它又會幫你收集起來。
        • 在 RemNote 中，隨著你一層一層往更細節思考，可以把 Todo 插在任何位置，不用離開你的思考到「待辦事項」去輸入。在 RemNote 中，隨著你一層一層往更細節思考，可以把 Todo 插在任何位置，不用離開你的思考到「待辦事項」去輸入。 流程RemNoteMicrosoftGoogle
          紀錄分享RemNoteWordDocs
          筆記思考RemNoteOneNoteKeep
          待辦事項RemNoteOutlookTasks
        • 傳統工具要切換軟體，而自家軟體之間是沒有連結或弱連結，要你自己去串連；而 RemNote 一站搞定，連結清晰，省下很多時間
        • 新的筆記工具如 Notion 也可以把紀錄、筆記、待辦都寫在一起，只是 Notion 不會幫你把不同筆記裡的 Todo 收集起來，你得自己花心思關注，否則很容易遺漏。

      • 另一種筆記法：Todo 是筆記的一部分

        • 主動閱讀常會問自己問題，再從後面的研究找到答案，最重要的是提問，如果閱讀、提問和答案是分離的，就不是完整的筆記了。
          • 進行主動閱讀時，你會問自己問題，再自己去找到答案，這種學習方法最重要的是提問，把閱讀、提問和答案放在一起，筆記才完整。
        • 傳統 Office 把管理 Todo 的軟體獨立，意思是「Do」是「Think」後產生的最後一步，有沒有一種「生產線」的感覺？
        • 實際生活中，你的 Think 會產生 Todo，執行（Do）過程更會產生 Think，這就是豐田著名的 PDCA 啊！在這種狀況下，你的 Todo 就是筆記的一部分，如上圖，Todo 是個題目，而答案就直接寫在下面，就算完成了紀錄還是保留著。
        • 另外是在使用主動閱讀技巧時，我們要帶著問題閱讀，你會從書名、封面、目錄來對可能的內容作出假設，閱讀時去證實/證偽假設，就是跟作者腦力激盪。此時，提問這個 Todo 是閱讀的羅盤，根本無法把 Todo 拉出來到單獨的軟體下，這樣筆記的標題就不見了。
  - 另外，別的工具的 Checklist 只保留在這份文件中，頁面關上就很難找到，你可以搜尋 Word 檔的標題，卻無法搜尋它的內文（是有這種工具啦，不普遍就是了）。
  - RemNote 有很多層級，更複雜，不注意 todo 將永遠消失，所以它特製了一個方法，讓我們能從層層樹狀結構中把所有 todo 找出來列表。

  • RemNote Todo Power-up 做了什麼

    • Todo power-up 是 RemNote 特別設定的功能，它可以：
      • 在標示為 Todo 的文字前加上 Checkbox；
      • 在標示為 Todo 的文字後加上 Todo 的標籤。RemNote 的 Power-up 通常也以標籤呈現；
      • 既然 Todo 是標籤，RemNote 中每個標籤都是個筆記頁面，所以很簡單，找到 Todo 標籤 ⇒ 打開頁面 ⇒ 就看到被標示為 todo 的條目羅列在下面。

  • 找到待辦事項：用 RemNote Todo 彙整各筆記中的 Todo

    • 按下 ⌘ 按鈕叫出 Omnibar
      • 按下 ⌘ 按鈕叫出 Omnibar
    • 在左方 Sidebar 找到搜尋框，搜尋框旁有個按鈕標示「⌘」，按下後可以打開「Omnibar」（也可用「Command + /」打開），Omnibar 的「omni」是「全向」的意思，裡面包含 RemNote 所有功能，有任何找不到，都能在這裡找。
    • 在「Omnibar」中輸入「todo」，就會出現「View All Todos」
      • 在「Omnibar」中輸入「todo」，就會出現「View All Todos」
    • 點擊 View All Todos 打開 Todo Power-up 的筆記頁，被標示為 Todo 的文字都被收集在此。

      • 提醒：找到 Todo 頁時，因每天都要用，可按下右上角的「三點按鈕」，在跳出選單中選擇「Change Document Status > Pinned」，它就會鎖定在左方 Sidebar，以後就不用搜尋了。

    • 在 Todo Power-up 頁面，沒有 Todo 啊？
      • 在 Todo Power-up 頁面，沒有 Todo 啊？
    • 等等，我沒看到 Todo 啊？
    • RemNote 所有頁面都分作上下兩塊，上方「筆記區」是讓你書寫的，下方「連結區」收集知識庫中提到這篇筆記的雙向連結。
      • RemNote 所有頁面都分作上下兩塊，上方「筆記區」是讓你書寫的，下方「連結區」收集知識庫中提到這篇筆記的雙向連結。
    • 當我們在一篇筆記中把文字變成 todo 時，我們其實是「把 Todo 當標籤標示在這段文字上」。
    • 當我們打開 Todo Power-up 頁時，它知道「有一篇文章把 Todo 當標籤標注在文字上」，所以你的 Todo 不在上面的筆記區，而在下面「連結區」。
    • 滑鼠往下滾，在「Tagged Rem」下就看到了。

  • 檢視待辦事項： RemNote Todo 操作基礎

    • RemNote 把 todo 脈絡都顯示出來，這好複雜啊！

      • 手動拖動可以怎麼用：閱讀時可以幫書名建標籤，不管筆記寫在哪裡，只要加註這標籤，就能在標籤筆記頁「連結區」看到所有筆記，再手動拖到「筆記區」整理。

    • 如果你覺得很亂，就會想把這些 todo 都拖到筆記區自己整理一下？千萬別這麼做 ！為什麼不要手動拖動呢？
    • RemNote 中，放在筆記區的是「真身」，在連結區的是「分身」，假如在「文件A」中把 Todo1，Todo2 拖到筆記區時，真身就會被搬到「文件A」，而在「文件B」中這些 Todo 像從來沒存在過一樣
      • RemNote 中，放在筆記區的是「真身」，在連結區的是「分身」
    • 放在「筆記區」中的是你 Todo 的「真身」，而放在「連結區」的是你的 Todo 的「分身」，假如在「文件A」中把 Todo1，Todo2 拖到筆記區時，真身就會被搬到「文件A」，而在「文件B」中這些 Todo 像從來沒存在過一樣。
    • 因為 RemNote Todo 的特色是可以隨時從 Todo 中參照原筆記，以免想不起來原來是為什麼產生的、可在執行時隨時回去筆記看看當初的討論細節，所以，我們只要在 Todo Power-up 中編輯分身，不要拖動真身！

  • 放心，分身也能整理！

    • 問題是每次要到 Todo Power-up 的連結區找一大坨亂七八糟的 Todo 也很傷眼！
      • 第一步：現在還沒有 Search Portal，先按下 Unfinished 後面的數字來產生
    • RemNote 也知道這點，所以它的 Todo Power-up 頁面筆記區已幫你設好兩種狀態（⬆️ Status），包括：
      • ⬆️ Unfinished：還沒完成打勾的 todo 放在這裡；
      • ⬆️ Finished：已經完成打勾的放在這裡。
    • 只要再加工一下，這兩種狀態就變成兩個 Search Portal 了，用 Search Portal，你可以把分身篩選排列好，沒關係，這裡你不用懂它是什麼，只需要使用。
    • 假設我要把所有未完成的 Todo 列出：
      • 點擊「⬆️ Unfinished」後方顯示數字的小框框，這個小框框表示有幾個 Todo 符合；
      • 跳出這些 Todos 的預覽，會很長，別管它，點擊右上角數字小框框；
      • RemNote 會產出一個 Search Portal，把所有標示為「#Unfinished」的 Todo 收集在下面；
      • 很長嗎？滑鼠移到「⬆️ Unfinished」這一行前方，按下浮出的小三角形，就會把 Search Portal 折疊起來，需要看再展開即可。

      • RemNote Search Portal 很像 Notion 資料庫篩選。Portal 就是「門」，可在 B 筆記開個門看到 A 筆記的內容，不用挪動或複製。而 Search 幫 Portal 加上篩選，設定條件後即可「顯示 A 筆記中符合 XX 條件的內容」（例如，只顯示標示為 todo 的條目），而不用顯示全文！

      • 第二步：按下 Unfinished 後的數字，會跳出一個預覽視窗，右上角的數字按下即可產生。 第三步：完成，你所有尚未完成的 Todos 都在這裡，會帶有一些上下文
    • 剛剛在「連結區」中的 Todos 都列在這裡了，我在這裡建了《第一篇筆記》和 Daily Doc 裡的《20230324 》2 篇筆記，RemNote 從 2 篇筆記不同層級把 Todo 都收集在一起。
    • 排版上，只有 todo 是清晰的，相關脈絡（上下文）會壓縮、灰化，試圖不干擾你閱讀，如果看這些還想不起來，可以點擊它展開。

  • 把 Todo 加上日期及各種延伸玩法

    • 我們現在只有 2 篇筆記裡面有 4 個 Todos，如果用了一陣子，你會有很多很多的筆記和很多很多 Todos，頭昏！
    • 秉持眼不見為淨的原則，選幾個今天要做放在今天，其他的先別看它吧！
    • 【在 Todo Power-up 頁面】
      • 找到你今天要做的 todo 後方，按下「!!」（插入日期），就跳出小日曆，選擇今天。 可以看到今天的日期已經標示在 Todo 後面了

      • 日期也是一個 Power-up 也就是在文件上用某一日的日期作為標籤，「!!」兩個驚嘆號是叫出它的密語（也可以按下「/」或「//」叫出選單，Insert > Today）

    • 【在今日的 Daily Doc 頁面】
      • 在下方「連結區」會看到這個 todo 顯示在「References」下，這就是你的今日任務了
    • 還可以想出一些延伸用法
      • 週計畫 ：既然可以放今天，當然可以放在任何一天！在週一就做好一週計畫是個好習慣，那就把所有的 todo 分配到一週吧！
      • 跨日任務 ：一件事不見得可以一天完成，如果打算花好幾天完成，就多按幾次「!!」，在 Todo 後頭可以設好幾個日期。
      • 拖延記錄器 ：你也可以用來記錄拖延，例如打算 3/22 完成的工作，卻拖了 23，24，25 才完成，可以從加了多少個日期檢視自己的拖延狀況，找到改進方法。
      • 任選顯示方式 ：你可以根據需求增加 Search Portal。例如：把所有想讀卻還沒讀的書加上一個「待閱讀」標籤，在 Todo 中增加一個新 Search Portal，將所有同時有「Todo」和「待閱讀」標籤的 Todo 收集起來。

  • 從執行者轉為思考者

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