Notion 很繁雜，但如果你學過一點程式，會覺得很容易，所以網上似乎沒什麼基礎使用，都在教祕技，但我發現對第一次接觸的人來說，這套複雜的軟體讓人很混亂，所以這次 Notion101 不寫祕技，專注在最簡單的必學，如果你想用 Notion 但下載了以後很混亂，那這篇很適合你。
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Notion101 ｜說在前面
上班族、學生多半用過 Excel，它可以用公式做快速計算、篩選、排序，但它只是一篇文章（簡報）中的一個「表」，但寫文章、簡報要用 Word、PowerPoint，至於表格，就截圖貼上。但這有些問題：
- 流程問題：在一個軟體做表，在另一個軟體寫文，只能截圖，不合理。
- 截圖不會計算，所以只有一個結果，不能隨著輸入數據不同改變。
Notion 如何改善？它可以說是 Word + Excel，讓我們可把文、圖、表……各式內容全塞進同一個畫面編輯。
Notion 提供了比 Excel 試算表更複雜的「資料庫」，這是 Notion 令人覺得複雜的原因，資料庫觀念跟基本程式碼差不多。不過別擔心，最基本使用跟 Excel 差不多！
Notion101 ｜在哪裡用？
如果你第一次接觸是有人用手機秀給你看，你會以為只能在手機上用。實際上不同版本的 Notion 數據共通，在電腦、手機和 Web 都能用。
- Web 版只要輸入 https://www.notion.so/ 註冊登入即可。
- 有 Windows, Mac 版本，按此下載，沒有 Linux 版。
- 有 iOS 和 Android 版，按此下載。
使用多年，我的配置是：
- 多數在電腦上用，因 Notion 通常是複雜大表格，小螢幕上不好用。
- 手機版是臨時沒電腦時查詢，另外就是手機版能隨時提醒，例如提醒你設定的時間，或同事在你分享的資料庫裡的修改。
- 雖然它有 Mac/ PC 桌面版本，但主要用 Web 版，因為常常需要開新視窗，Web 比單一視窗的軟體方便。
Notion101 ｜有沒有中文版？
沒有。雖然 Notion 是華人在美國創業開發的，不過它有韓文版，卻沒有中文版，也無法中文化。
不過，它的英文也沒幾個，查查字典即可。
Notion101 | 哪 3 件必學？
筆記篇 | 身為筆記軟體，要知道筆記怎麼寫，它的強項是筆記中可嵌入幾乎所有你想得到的東西，你可拿它做成小首頁、團隊首頁。
資料庫篇 | 它的資料庫突破以往筆記軟體只能寫文字的能力，資料庫很有用但因為複雜，從前只有專業人士會用，Notion 把用資料庫的門檻降低了。
視圖篇 | 資料庫裡面存的都是純文字，你可以用不同視圖把資料庫包裝成你自己的小 App（不是可以拿去 App Store 上架那種）解決自己的問題。
以上 3 件事掌握了，Notion 其實很單純。
Notion101 ｜筆記篇
寫一篇新筆記（Page）
新增筆記（Page）
你的 Notion 剛安裝時會給你一堆做好的範本，讓你有點混亂到底要用什麼，那些通常是讓你看看 Notion 可以做到什麼厲害的東西，如果要寫新筆記，在 Sidebar 點擊「New Page」或「+ Add a page」就可以開啟一篇筆記，Notion 叫它「Page」。
在 Notion 左方的 Sidebar，點擊「New page」，或「+ Add a page」就開啟一篇新筆記
撰寫文章
新 Page 的標題欄顯示「Untitled」，因為你還沒為它取名，去輸入題目，接下來按下「Empty page」你就會得到一頁空白筆記紙，就可以開始寫作了。
下方還有很多選項，如 Table/ Board/ Timeline/ Calendar，這些都是增加資料庫的功能，未免你搞混，先別按。
編輯內文
如果只是寫文章，寫完一行，按下 Enter 就會開啟新的一行，但如果你想插入圖片呢？
Notion 不像 MS-Office 那種老式介面設計很多大顆按鈕選單（太佔螢幕畫面），它把功能選單隱藏在每一行最前方的「六個點按鈕」裡（看起來很像麻將的「六餅」🀞，我就這麼叫它，不然它沒有名字），好處是寫到哪裡都能選。
Office 在最上方顯示選單，這種滑鼠時代介面喜歡「按 A 編輯 B」，而觸控時代比較喜歡「指哪打哪」，選單永遠在手指旁邊，更直覺。
做個小首頁- 筆記的管理
按下六餅或「+」會看到很多選項，筆記可以插入文字、圖片、標題、表格…都是正常的，但是它居然可以插入「Page」？
沒錯，Notion 的一篇筆記裡可以嵌入另一篇筆記，而且這篇 Page 與原先的 Page 完全不相關，這有沒有引發你的一些創意？
- 你想寫本「Notion 使用大全」，有 10 章，新增書名 Page，每章新增一篇章節名 Page，你有一個「新書計畫首頁」了，就算第一章寫了 1 萬字，但寫第二章時還是有張乾淨白紙。如果用 Word，那前面 1 萬字很干擾（寫論文？）。
- 新增一篇「數學科總筆記」，把所有數學課筆記全插入這篇總筆記裡。
- 把跟「新產品計畫案」所有內容插入一個 Page，再分享給團隊成員，就有個團隊共用的「專案首頁」了。
筆記搬家
你可以在筆記裡嵌入另一篇筆記，當然也可以把現有的筆記整合在一篇裡，可以在側邊欄用滑鼠拖動，或 Mouse over 後浮現出 3 個點選單按下選擇 Move to。
可以把很多筆記搬進一篇筆記中，當然也可以把筆記中內嵌的筆記拉出來，就打開筆記，把內嵌筆記用滑鼠拖出來到要放的地方。
組織你的筆記
在 Notion 101 特別要提醒這件事，因為 Notion 的設計比較「堆棧」，你很快會在裡面存進一大堆東西，就像有些人不會整理，把所有檔案放在 Windows 桌面一樣，亂到不行，而且很沒效率。
如果你現在有一顆雜亂無章的硬碟，在 Notion 裡通常也會差不多喔！所以在使用 Notion 的第一天起，請先分門別類設置很多小首頁，把筆記歸檔到裡面，不然很快就發現已經有 1000 篇筆記了，這時你會覺得「算了算了，就這樣吧！」就讓它亂下去了。
請注意，在 Notion 中，你把筆記嵌入另一篇筆記，它們並沒有產生父子關聯，請不要在筆記 1 裡嵌入筆記 1.1，再在筆記 1.1 裡嵌入筆記 1.1.1…… 這樣俄羅斯娃娃一樣的層層嵌套，最後你會找不到筆記！
如果你想有組織的筆記，便於學習和思考，建議用 卡片盒筆記法軟體如 RemNote，把 Notion 當 Word 用就好，我不用 Word 做筆記，但如果老闆要我做個報告就會用 Word，因為它印出來好看。
Notion101 ｜資料庫篇
Notion 的特色就是資料庫，就讓我們先當作「表格」來理解，就像 Excel（或 Google 試算表）。
我知道很多人連試算表也不清楚用法，那你很難理解 Word/ PowerPoint 表格跟 Excel 表格有什麼差異，讓我們看一個例子：
你看出來了？文字編輯器只能呈現你打入的資料，顯然 Word 裡的小計是自己按計算機算出來的。
而試算表可對表格中輸入的「資料」加以處理，每一條橫條都是「一筆」資料，橫向同一筆資料中可以做些處理，直向的不同筆資料間也可以做些處理。
資料庫是什麼？
Google 試算表的每一筆都是「資料」，把很多「資料」堆在一起不就是「資料庫」嗎？老實說，如果你的資料數量不多時，Google 試算表確實可以拿來當資料庫用！
Google 提供了接口，例如你開發了一個 App，來註冊會員的資料可以用它存在 Google 試算表的雲端空間。
那資料庫和試算表有什麼不同？
- 可讓「表」之間產生關聯：例如電商網站有「會員資料表」和「銷售清單表」，當彼此關聯時，可以看到某商品是賣給哪個會員，反過來可看到某個會員買過多少商品。
- 可高速處理大量資料：如果你有100萬個會員名單，你想用 Google 試算表把名字中間的字變成「*」例如把「王小明」變成「王*明」，你會發現按下去後很久才做完，但如果在資料庫系統，幾乎是瞬間就完成了。
上述不懂沒關係，總之你知道 Word、Excel、Notion 都有「表格」，但功能是 Notion > Excel > Word。
但並不是什麼都用最強的工具最好喔！就像你有汽車和摩托車，如果去附近超市買啤酒，騎小摩托車比較好，當然如果你堅持，愛用牛刀來殺雞也是你的自由。
如果你住在內華達沙漠，去超市通常是開飛機去😄。
讓我們做一個資料庫
讓我們先新增 Page（忘了請 按這裡 複習），然後把這個 Page 的 Title 名為「購物清單」，按下 Empty page 後隨便打一行字，我打了「這是我的購物清單」（稍後我們再說為什麼要打這一行字）。
1、新增資料庫
按「這是我的購物清單」前方的「+」新增資料庫，在跳出選單中下拉到 Database 那一段選擇「Table view」。
2、新增資料來源
Notion 會詢問你要不要從現有的資料庫中把資料抓過來？選擇 New database，你會擁有一個空白的資料庫。
如果你剛開始使用，這些資料庫清單應該是空白的。
3、修改名稱，每個要有不重複的名字
現在我有個空白資料庫了，我要做一些修改並增加幾個欄位。
Notion 的空資料庫還是有幾個示範欄位，做一些修改：
- 標題 Untitled 改成「購物」：實務上給每個資料庫取一個獨有名字
- Name 改成「品名」：也是為了自己辨識容易
- Tags 改成「標籤」：這個真的不改也可以，不過我喜歡都是中文
在一般程式中這個名字還滿要求的，不過 Notion 做了很多防呆，你不改名也不會出問題，但如果你有 100 個資料庫，20 個欄位時，看起來一樣的名稱會讓你自己頭昏腦脹。
而我們終究習慣中文，我還滿喜歡把欄位名稱改為中文，因為中文閱讀更快，佔的位置比較小，英文就很長。
4、增加幾個欄位，以及什麼是 Type
我們要做個購物清單，再新增幾個欄位，按下新欄位的「+」跳出這個畫面
| 類型 Type | 欄位名稱 |
|---|---|
| Number | 單價 |
| Number | 數量 |
| Formula | 小計 |
資料類型（Data Types）告訴電腦「這欄裡裝什麼」，同樣資料設成不同類型電腦會用不同方法對待它，例如：
- 手機號「0987654321」設成「Text」，會一五一十顯示；
- 設成「Number」變成「987654321」，因為沒有數字以 0 開頭；
- 如果設成千分位格式，會變成「987,654,321」；
- 如果設成貨幣，就變成「NTD$987,654,321」。
數字、日期可以運算，但文字不行，如果告訴「123」 + 「456」都是文字，相加結果是把兩串文字接起來變成「123456」。
而如果設為電話，在手機上點下去就可以撥號。
特別說說標籤，這是 Notion 的好東西，當你第一次輸入「必要」，要新增這個標籤，再次遇到時選擇即可，但輸入「非必要」時，因為還不存在，所以要再新增一次。
標籤的用途是：如果手工輸入，有人輸入「必要/非必要」，而另一個人可能輸入「需要/非需要」，結果當你列出所有「必要」時卻有幾個不見了，因為錯了一個字電腦就認為它完全不同了。
下拉選單就比較沒這個問題，對資料歸檔很有幫助！因為資料多的時候，歸檔對你太重要了！
資料可以做什麼處理
在 Notion 中大致可以做這些「處理」。
排序（sort）
依照 A – Z 或 Z – A 排列、依數字大小排列，排序不會讓資料隱藏一部分
當你增加了第一個 Sort 之後，就可以在現有的排序條件裡按下「Add sort」增加新的排序條件。
篩選（filter）
只顯示想看的，當你有 1000 筆資料時，篩選就很有用了，不然要怎麼找呢？
【調整篩選】選擇包含（contains）「必要」標籤，則「不必要」會消失；選「不包含」（Does not contains）「必要」標籤，則只剩下「不必要」。如果有些資料還沒指定標籤，可選擇空白（Is empty）秀出，反之可以選擇（Is not empty）秀出所有已經有設定標籤的資料。
不同 Type 有不同篩選調整方式，數字可用大於、小於、等於符號篩選。
公式（formula）
公式就是對同一筆資料的不同欄位之間進行運算，Notion 只運算同一筆資料（橫列）間，如果你要把別的資料拉進來運算，就要想辦法把它們拉進這一筆裡面。
如果你想知道如何把不同列資料一起運算，參考下面這篇。
讓我們對「小計」這一欄寫個簡單的公式，首先要點擊輸入文字的地方。
試算表中，第一筆資料計算不影響第二筆，如果有 100 筆資料，你要自己去填滿這 100 筆的小計都填滿公式才會運算，不過 Notion 設定後每筆都套用一樣的公式。
比試算表方便嗎？如果你想只要做一張表格，第一筆和其他筆套用不同公式時，它就辦不到，要大張旗鼓另外拉一張表格，所以功能強不一定好用，依照情況選工具最好了。
那麼 Notion 到底有多少公式呢？有上百種，而且一直增加中，你可以 參考這裡看官網說明 。
沒人能告訴你「所有的」公式怎麼寫，跟寫程式一樣，它有千奇百怪變化，還好通常你碰到的問題別人也碰過，網上都有解，也可以問 ChatGPT。這些解答通常不用寫，複製答案即可，但你總要用同一個方法打開編輯器，也要把別人的欄位換成你自己的。
所以只談編輯公式的基本操作。
關聯（relation）
在試算表裡你可以做多張表單，彼此關聯，但無法建立雙向關係。
什麼是雙向關係？讓我用 Google 試算表的購物清單來解釋，我們加入「誰要買」的欄位，就知道每個商品是誰提出需求的，而且可以是個下拉選單，跟 Notion 操作起來沒差別。
我希望在「人」的表單中看到每個人各買了些什麼東西，不過並沒有顯示，試算表只會把「人」當作一個輸入選項。
讓我們換到 Notion 試試。
這就是資料庫的強項，在不同表單之間可以產生連結，這樣能保證每個表單內的資料單純容易維護，例如電商網站的「商品資料庫」和「會員資料庫」是分開的，任何賣家都可以在商品資料庫中增加商品，但被保密的會員資料庫卻可以不被看見，避免個資外洩。
Notion 的資料庫沒有這麼強的功能，不過拿來做統計倒是很方便，可以切換不同角度。
Notion101 ｜視圖篇
我們目前只說到資料庫的基本視圖—-表格（Table），就是所有資料一筆一筆的列出來，你可以說這就是資料庫的最原始外型，如果資料庫只能長這樣，實在很悶。
你常用的各種 App 都不會用表格呈現啊！這種漂亮的介面叫「前端」，就是給用戶使用的畫面，不同畫面就是不同的視圖，而且在大小螢幕會稍有不同，這些圖片、圖標、文字、連結… 背後都是存到資料庫中。
但如果你是 App 經營者，你要看「後端」，自己人看不用這麼漂亮，基本表格就可以了，但是內容上下架要快，不然就要加班了。
實際操作視圖
現在「購物」資料庫有 Table、Timeline，及 Calendar 三個視圖，用途不同。
想掌握進度會看 Timeline；想知道今天有哪些工作要做會看 Calendar，而如果想快速增加、刪除多筆資料，還是 Table 視圖便捷。
Notion 還有什麼視圖？
Board（看板）
敏捷專案管理用，可設定任務完成流程，不同工作型態可設定不同流程，目的是觀察「有多少任務進入某狀態」以掌握進度。
Timeline（甘特圖）
傳統專案管理用，目的是看到多個任務之間的前後關係，如前面所說不再舉例。
Calendar（日程表）
個人時間管理用，目的知道自己在一段時間內的任務分配，例如週一忙到爆，但週三沒事做，那麼就可以回去重新安排任務。，如前面所說不再舉例。
List（列表）
簡化 Table，只秀標題或必要資訊，讓我專注在要辦的事情。
Gallery（藝廊）
內容管理用，比如每個商品都加上圖片，你可看到文字圖片，如果你有個自己的文章庫，這樣顯示就很清晰。
Notion 101 ｜總結
- Notion 是筆記 + 資料庫的組合，資料庫又可拆成「原始資料處理」和「視圖」兩部分，故本文分「筆記篇」、「資料庫篇」和「視圖篇」。
- 筆記可為不同主題設定小首頁，嵌入相關筆記和文件，分享給團隊就是專案首頁，可代替難找的雲端硬碟。
- 單一資料庫可以「排序」、「篩選」從大量資料顯示需要的部分，節省時間。
- 資料庫中可以用公式讓欄位之間互動、運算，具體寫法網上都可抄。
- 基本關聯式資料庫能力，讓不同資料庫間產生雙向連結，可設計複雜的資料庫，還有統計能力。
- 「資料庫 x 視圖」讓 Notion 可以適應許多場合，成為通用軟體。
本文非常基礎，在教學中發現初學者常常卡在基礎部分，因為新知識還沒法提綱挈領，所以幫忙抓重點，讀完這篇，大部分的網路教學就能看懂了。
如果你想讓團隊使用 Notion，因為它是通用軟體，複雜的操作導致團隊卡在操作上，他不是對內容有問題，而是不知道如何找到內容！本文讓團隊能提綱挈領，省下教學麻煩。
Notion 很紅，有了這個基礎，網上有大量網路教學，多問 Google 進步會很快的！