AI 時代用 RemNote Todo 讓思考緊密結合行動

AI 時代，Todo 變得越來越複雜，傳統簡單的 Todo 工具難以處理複雜的工作。Todo 雖不是 RemNote 的主打功能，但意外比所有專用的 Todo 管理工具都好用！如果你也覺得待辦事項越來越複雜，強烈建議你使用 RemNote Todo ！

在數十年工作生涯中，我用過各式各樣方法管理 Todo，從便條紙 → 萬用記事本 → App（MS Outlook 或 Google Tasks 等）好幾個階段。

這些 todo 工具原本很好用，但隨著工作型態、職位的改變，它們漸漸不夠用了。

Todo 工具沒進步，待辦事項卻越來越複雜

從前許多工作是常規（routine）的，像櫃檯、店員、戶政事務所…，他們的工作大部分可用標準作業流程（SOP）規範，就是設定者負責「思考」，而員工只需「行動」，如果大部分工作都是執行，有個簡單 todo 就足夠了，甚至不需要 todo。

假如你去便利店買咖啡，店員說：「我已經把您的訂單記下來了，我有空時會幫您服務！」你應該會暴怒吧？SOP 化的工作是不能等的，也不需要拿出手機記下來。

現代人生活中還是有部分常規任務，但隨著電腦強化我們的能力，這種任務越來越少了（多數時間在做老闆臨時交辦讓你「脫離舒適圈」的任務），而 AI 時代電腦極度強化，SOP 化的常規任務會由機器人包辦，你將不再有這種常規、有 SOP 的 routine 任務。

對於非常規任務，沒人幫你思考怎麼做，你得先「思考」後「行動」：

• 接到任務，用會議、討論、閱讀來促進思考；
• 把思考寫成筆記，到這個階段還沒執行；
• 筆記過程中產出實際需要的行動，就是 Todo；
• 當 Todo 完成後，思考就變成現實。

你發現了嗎？你接到一個任務，但要經過複雜的思考和討論才知道如何執行，然後 AI 幾分鐘就把任務執行完了。

所以未來我們的工作，主要是「產出 Todo」，而不是「執行 Todo」！可以預見越多時間用在思考，越少時間用在執行，不過傳統 Todo 工具卻把思考、討論拆開，覺得越來越不夠用。

還好有 RemNote ，它是個思考工具，非常擅長做這種複雜任務（當然簡單的就更容易了）。

如果你的 todo 是需要許多討論、思考的複雜任務，RemNote 可以做到：

1. 在任何位置插 Todo：在討論、筆記、會議紀錄任何位置隨時自由地插入 todo（而不是打開另一個 App），很容易找到這個 todo 產出的背景，Todo 執行時隨時會改，但因為與「初心」緊密連結，修改也不會「走鐘」；
2. 把 Todo 收集在一處：產生 Todo 時，凌亂地插在許多文件的各處，但當你做工作計畫時，可不希望去回憶哪篇筆記寫過 Todo，再把它打開挖出來，如果這樣，相信會漏掉不少，要可以把所有 Todo 收集起來，一目瞭然。

RemNote Todo 的高度整合

RemNote 這家公司著迷「REM 一統天下」的概念，App 中每個元素都是「REM」，例如：

* 一行文字是 REM；

* 一個文件（Doc）是「包含許多 REM，標註了『文件』標籤的 REM」。

上例中可見 RemNote 中標籤（Tag）的妙用，它們可以用來改變色彩、字型、屬性、變表格、變樹狀圖… 功能無限。

當然，因為一切都是 REM，所以標籤也是 REM。

我們是使用者不是開發者，REM 的理念哲學不懂沒關係，只要記住：

• RemNote 中一切都是 REM；
• REM 就是一篇筆記；
• 筆記可展開成一頁筆記頁面。

它的 Todo 就是用這種概念組合起來的。

實際上 RemNote 所有功能都用這種概念開發，Todo 只是不同在它會在 REM 前面加上 Checkbox，不然類似的功能我們可以用同樣概念自己做出來

新增待辦事項： RemNote Todo 把任一行文字變成 Todo

RemNote 是個筆記軟體，用來討論、閱讀或思考，當你在一行文字按下「Tab」，這行就會內縮一層，可以有多少層呢？答案是無數層。

這表示你用筆記思考時可以一直把主題細分類、再細分、再細分……，可以一直往下鑽，想到鉅細靡遺，就像一株樹，可以把思考不停長出新分枝，沒有高度限制，長成參天巨木。

但不論記到多深層，你隨時可把正在編輯的這行變成 Todo，行首會跳出一個 checkbox 就完成了，用下列 2 種方式均可：

【方法一】用滑鼠

【方法二】用文字

差異在哪裡？

在像 Office 或類似的傳統工具中，情境是：

• 在 Word 輸入會議紀錄，它用來產生文件，紀錄了 Todo，卻不管理 Todo；
• 在 OneNote 輸入筆記思考，在思考時產生 Todo，但它不管 Todo；
• 在 Outlook 輸入 Todo，但它不在意文件或筆記。

用不同軟體紀錄、筆記，然後管理 Todo，如果想要讓執行 Todo 時參照原來的文件，那你得要自己去產生連結，或是把這些文件當附件夾在 Todo 中。

而在 RemNote 中的作業是這樣的，不管你在任何地方，可在你做會議紀錄或寫筆記的畫面中任何位置加入 Todo，它又會幫你收集起來。

新的筆記工具如 Notion 也可以把紀錄、筆記、待辦都寫在一起，只是 Notion 不會幫你把不同筆記裡的 Todo 收集起來，你得自己花心思關注，否則很容易遺漏。

另一種筆記法：Todo 是筆記的一部分

傳統 Office 把管理 Todo 的軟體獨立，意思是「Do」是「Think」後產生的最後一步，有沒有一種「生產線」的感覺？

實際生活中，你的 Think 會產生 Todo，執行（Do）過程更會產生 Think，這就是豐田著名的 PDCA 啊！在這種狀況下，你的 Todo 就是筆記的一部分，如上圖，Todo 是個題目，而答案就直接寫在下面，就算完成了紀錄還是保留著。

另外是在使用主動閱讀技巧時，我們要帶著問題閱讀，你會從書名、封面、目錄來對可能的內容作出假設，閱讀時去證實/證偽假設，就是跟作者腦力激盪。此時，提問這個 Todo 是閱讀的羅盤，根本無法把 Todo 拉出來到單獨的軟體下，這樣筆記的標題就不見了。

另外，別的工具的 Checklist 只保留在這份文件中，頁面關上就很難找到，你可以搜尋 Word 檔的標題，卻無法搜尋它的內文（是有這種工具啦，不普遍就是了）。

RemNote 有很多層級，更複雜，不注意 todo 將永遠消失，所以它特製了一個方法，讓我們能從層層樹狀結構中把所有 todo 找出來列表。

RemNote Todo Power-up 做了什麼

Todo power-up 是 RemNote 特別設定的功能，它可以：

1. 在標示為 Todo 的文字前加上 Checkbox；
2. 在標示為 Todo 的文字後加上 Todo 的標籤。RemNote 的 Power-up 通常也以標籤呈現；
3. 既然 Todo 是標籤，RemNote 中每個標籤都是個筆記頁面，所以很簡單，找到 Todo 標籤 ⇒ 打開頁面 ⇒ 就看到被標示為 todo 的條目羅列在下面。

找到待辦事項：用 RemNote Todo 彙整各筆記中的 Todo

在左方 Sidebar 找到搜尋框，搜尋框旁有個按鈕標示「⌘」，按下後可以打開「Omnibar」（也可用「Command + /」打開），Omnibar 的「omni」是「全向」的意思，裡面包含 RemNote 所有功能，有任何找不到，都能在這裡找。

點擊 View All Todos 打開 Todo Power-up 的筆記頁，被標示為 Todo 的文字都被收集在此。

提醒：找到 Todo 頁時，因每天都要用，可按下右上角的「三點按鈕」，在跳出選單中選擇「Change Document Status > Pinned」，它就會鎖定在左方 Sidebar，以後就不用搜尋了。

等等，我沒看到 Todo 啊？

當我們在一篇筆記中把文字變成 todo 時，我們其實是「把 Todo 當標籤標示在這段文字上」。

當我們打開 Todo Power-up 頁時，它知道「有一篇文章把 Todo 當標籤標注在文字上」，所以你的 Todo 不在上面的筆記區，而在下面「連結區」。

滑鼠往下滾，在「Tagged Rem」下就看到了。

檢視待辦事項： RemNote Todo 操作基礎

RemNote 把 todo 脈絡都顯示出來，這好複雜啊！

手動拖動可以怎麼用：閱讀時可以幫書名建標籤，不管筆記寫在哪裡，只要加註這標籤，就能在標籤筆記頁「連結區」看到所有筆記，再手動拖到「筆記區」整理。

如果你覺得很亂，就會想把這些 todo 都拖到筆記區自己整理一下？千萬別這麼做！為什麼不要手動拖動呢？

放在「筆記區」中的是你 Todo 的「真身」，而放在「連結區」的是你的 Todo 的「分身」，假如在「文件A」中把 Todo1，Todo2 拖到筆記區時，真身就會被搬到「文件A」，而在「文件B」中這些 Todo 像從來沒存在過一樣。

因為 RemNote Todo 的特色是可以隨時從 Todo 中參照原筆記，以免想不起來原來是為什麼產生的、可在執行時隨時回去筆記看看當初的討論細節，所以，我們只要在 Todo Power-up 中編輯分身，不要拖動真身！

放心，分身也能整理！

問題是每次要到 Todo Power-up 的連結區找一大坨亂七八糟的 Todo 也很傷眼！

RemNote 也知道這點，所以它的 Todo Power-up 頁面筆記區已幫你設好兩種狀態（⬆️ Status），包括：

• ⬆️ Unfinished：還沒完成打勾的 todo 放在這裡；
• ⬆️ Finished：已經完成打勾的放在這裡。

只要再加工一下，這兩種狀態就變成兩個 Search Portal 了，用 Search Portal，你可以把分身篩選排列好，沒關係，這裡你不用懂它是什麼，只需要使用。

假設我要把所有未完成的 Todo 列出：

• 點擊「⬆️ Unfinished」後方顯示數字的小框框，這個小框框表示有幾個 Todo 符合；
• 跳出這些 Todos 的預覽，會很長，別管它，點擊右上角數字小框框；
• RemNote 會產出一個 Search Portal，把所有標示為「#Unfinished」的 Todo 收集在下面；
• 很長嗎？滑鼠移到「⬆️ Unfinished」這一行前方，按下浮出的小三角形，就會把 Search Portal 折疊起來，需要看再展開即可。

RemNote Search Portal 很像 Notion 資料庫篩選。Portal 就是「門」，可在 B 筆記開個門看到 A 筆記的內容，不用挪動或複製。而 Search 幫 Portal 加上篩選，設定條件後即可「顯示 A 筆記中符合 XX 條件的內容」（例如，只顯示標示為 todo 的條目），而不用顯示全文！

剛剛在「連結區」中的 Todos 都列在這裡了，我在這裡建了《第一篇筆記》和 Daily Doc 裡的《20230324》2 篇筆記，RemNote 從 2 篇筆記不同層級把 Todo 都收集在一起。

排版上，只有 todo 是清晰的，相關脈絡（上下文）會壓縮、灰化，試圖不干擾你閱讀，如果看這些還想不起來，可以點擊它展開。

把 Todo 加上日期及各種延伸玩法

我們現在只有 2 篇筆記裡面有 4 個 Todos，如果用了一陣子，你會有很多很多的筆記和很多很多 Todos，頭昏！

秉持眼不見為淨的原則，選幾個今天要做放在今天，其他的先別看它吧！

【在 Todo Power-up 頁面】

日期也是一個 Power-up 也就是在文件上用某一日的日期作為標籤，「!!」兩個驚嘆號是叫出它的密語（也可以按下「/」或「//」叫出選單，Insert > Today）

【在今日的 Daily Doc 頁面】

還可以想出一些延伸用法

• 週計畫：既然可以放今天，當然可以放在任何一天！在週一就做好一週計畫是個好習慣，那就把所有的 todo 分配到一週吧！
• 跨日任務：一件事不見得可以一天完成，如果打算花好幾天完成，就多按幾次「!!」，在 Todo 後頭可以設好幾個日期。
• 拖延記錄器：你也可以用來記錄拖延，例如打算 3/22 完成的工作，卻拖了 23，24，25 才完成，可以從加了多少個日期檢視自己的拖延狀況，找到改進方法。
• 任選顯示方式：你可以根據需求增加 Search Portal。例如：把所有想讀卻還沒讀的書加上一個「待閱讀」標籤，在 Todo 中增加一個新 Search Portal，將所有同時有「Todo」和「待閱讀」標籤的 Todo 收集起來。

從執行者轉為思考者

發明萬用手冊的人把功能分作：Todo 待辦事項、Calendar 日程、Note 筆記、Contact 通訊錄，號稱「四大天王」，軟體也直接抄襲它，卻忽略了軟體比紙張靈活的強項。

RemNote 思考方式不同，所有功能互相相嵌，就像大腦思考的方式，打破了四大天王，就只有一套，這麼做居然資源節省很多，回想一下非常耗資源的微軟 Outlook，為什麼做這麼簡單的工作要讓電腦這麼吃力呢？

AI 可以幫我們做太多事了，人類要做的就是把「要 AI 做什麼」想清楚，當我們從「執行 Todo」轉為「想出 Todo」給 AI 做時，「想」是人類最重要的功能，而 RemNote 個人知識庫，就是幫助思考的工具。

如果你發現什麼創新用法，請分享給我！