不知錢跑去哪？每月 10 分鐘，流水帳自動轉 PDCA 財務分析｜免費下載： 個人記帳Excel 和 Google 試算表

對我來說，記帳是最難維持的美德，用 個人記帳 Excel ，記帳簡單又不失完整。

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大學時聽說要記帳才能有錢（是誰說的你出來我保證不打你臉），從那時起就開始記帳了。

我記性差，方法歷經了紙本、要自己輸入的 App、記在電子筆記本上… ，但總中途而廢，一方面常發懶不想記，累積幾筆忘了，後面就對不上了。

另一方面現在支付方式太多，記帳變得很複雜，每次領個錢還要在 App 裡轉來轉去，都讓我有在兼職會計的錯覺，光記現金就常對不上，這麼多帳戶轉來轉去更誤差，三番兩次紀錄跟實際對不上，就挫折到放棄了！

那你為什麼記帳中途而廢呢？

還好我發現了「麻布記帳」，台灣團隊的自動記帳軟體，設定一次帳戶，銀行、信用卡、電子發票、股票帳戶、悠遊卡、海外投資、加密貨幣投資…… 都可以自動同步！我只需管好唯一無法自動同步的— 現金，從此帳戶同步輕輕鬆鬆。

但每月太細緻的紀錄，讓我失去全局觀。

就像總經理掌握各部門狀況，不是用資訊決定，而是從資訊得到模型，用模型帶領公司，把幾百人的公司當一台車來開。在建立模型之前，數據是彼此分開的，想掌握自己的「財務汽車」，但連四輪一起往前都難！

所以記錄數據沒用，而是要整理、思考數據才有用。

個人記帳 Excel 太簡陋，Notion 太複雜？

後來下載了一個善心人士做的 Excel 的記帳模板，非常簡單：

• 橫軸是一月到十二月；
• 縱軸是每月要支出的品項；
• 縱橫交叉處是每個月 / 每個品項的支出紀錄。

雖然要手動記錄，但只要記每個月固定支出，一個月一次不容易忘記，這張分月、分品項支出總表，讓我能一目了然財務狀況。例如：我知道下個月需要多少錢，如果賺的錢不夠就有個「財務破口」（聽起來專業吧！）。

這「Excel 模板」跟「麻布記帳」搭配起來，我的記帳人生幾乎滿足了，因為：

• 如果分成「自動」（銀行自動扣款）和「手動」（自己去便利商店繳錢）兩種付款，前者麻布記帳解決了。
• 「手動」部分，分成「電子支付」（信用卡、悠遊卡、XX Pay…）和「現金」兩種方式，前者麻布記帳解決了。
• 每月檢查一下 App，把固定支付跟 Excel 模板同步一次，就完成了。
• 所以，我只剩下在無法用電子支付手動付帳的地方（例如麵攤）需要記帳，這筆錢實在不多，不紀錄編一個額度就行了。

但還有剩一點點點點點點的不足，就是，每品項每月，只有一小格可以寫金額，很多資訊沒記下來，例如：用哪個帳號轉帳？幾月幾號轉帳？為什麼去年 3 月車貸比 2 月多 3000 元？這一小格寫不下，雖然可以寫在註釋，總不能每筆都註釋吧！

嘗試過 Notion 因為每格可以展開一頁，這次紀錄沒問題，但它很不擅長顯示「12 月 x 多品項」這種鳥瞰大表，也很難客製，就又回到 Excel。

對了，還有另外一個小問題：Excel 上很難 PDCA。

PDCA（計畫 Plan ➡️ 執行 Do ➡️ 反思 Check ➡️ 調整過的行動 Act）是一種慢慢調整自己、修正錯誤的方式，假如我計畫一個月存 20000 元，上個月沒成功，反省以後找到原因並改變作法，下個月可能就成功了。

馬雲說很多人「晚上想想千條路，早上醒來走原路」，就是每個人都知道怎麼做更好，卻不肯改變。你不願大改變，至少能有點小改變吧？PDCA 就是用微調來改變的觀念，先計畫（Plan），做了（Do）以後看看跟計畫的差異，就能反省，微調到下次計畫和實際更接近。

那原來的 Excel 模板只能紀錄 Do 可不行！當然我可以把 PDCA 全放在一起，那 1 個月 4 欄，12 個月 48 欄！這麼大張表怎麼「鳥瞰」？沒有鳥瞰就沒有全局觀，就很難反省，而不反省就要一直當財務弱者！我一定要想個解決辦法。

PDCA 個人記帳 Excel / Google Sheets

於是我把那份記帳 Excel 模板修改成 PDCA 版，用公式把部分 Notion 優點搬來，現在這記帳本，可以：

• 一眼鳥瞰全年 Plan、Do；
• 每筆帳務都有細節欄位，立刻看到 Plan 和 Do 的差距，立刻反省；
• 一次看到相同品項在不同月份 PDCA 的執行狀況。

我用了一年改進，經歷 8 個版本後，現在好用了，介紹給你。

試算表有 5 頁，實際上你要寫的只有【 Plan 】和【 Do 記帳 】2 頁，其他用來查看不用寫，我身為懶人，只會介紹你懶方法。

請按此處打開，複製一份在你自己的 Google Drive 中。如果你用 Excel，請把 Google Sheets 下載到桌面。

1. 制定預算 ⇒ 【Plan】試算表

凡事都可以用 PDCA 的方式迭代修正，在財務的觀念中就是「預算」（budget），跟我們拿到薪水把這個月要付的房租、車貸… 用幾個信封袋裝好避免意外花掉是一樣的。

年計畫表，一年之初的現在，剛好開始填，其實每個月都可以開始。

• A欄往下加每月發生各種「收入」和「支出」品項。
• 在品項和月份交叉格輸入該月份計畫的收入（正數）或支出（負數，會變成加括號的財務格式）。
• 黑帶最上方 1 列是每個月各品項的加總，該月錢不夠會變紅色（如 P8），財務缺口需要小心。
• T 欄 Sum 是該品項每年共用多少。
• A 欄最上方加號按下可展開看品項細節，如下圖：

按下 A 欄上面的加號，展開品項隱藏資訊，因為全顯示太亂了，所以折疊起來，這些只是記事。

• 對象：誰付給你錢？你要付給誰錢？
• 計畫查帳帳號：如果有一天要找某筆帳的細節，你會去調哪一本存摺？（假設錢都在「中信」，但某筆款要用「將來銀行」轉帳，所以你從「中信」轉到「將來」，再從「將來」轉給對象，這裡要紀的是「將來」）
• 帳號：方便匯款時查詢。
• 頻率/ 日期：週期多長？每月、每單月、每雙月、每季、每半年、每年、每2年…？支付期限是幾號？
• 參考金額：通常這筆是多少錢？例如水電費每個月不一樣。

有些欄位的內容會被其他表用到，避免要修改找不到去哪裡改：

• A 欄品項被【Do 記帳】和【Do 查看】用到；
• C 欄帳號如果要修改，在【下拉選單】裡設定。

不知道要填什麼嗎？那表示你對自己財務狀況還不了解，那就只能假設一些會用到的財務支出先填吧！跟擁有過去一年紀錄不同的是，假設的預算比較不準確，但未來，等費用一筆筆寄來，每次補上，明年你就有清晰的全年預算了！

2. 紀錄收支 ⇒【Do 記帳】試算表

當你收到或是支付了一筆錢，在這一頁記錄下來，這一頁就像文具店買的流水帳帳本，不用想很多紀錄就是了。

• 收支品項/ 月份/ Plan：用下拉選單選擇哪個「品項」和「月份」，就會查詢你在【Plan】裡輸入該月份的計畫金額。
• Do：輸入你實際收到 / 支付的金額。
• 差異金額：這裡會顯示【Plan】和【Do】之間的差異。
• Check：如果有差異，寫在這裡，如果有錯誤，寫下下次應該如何調整才不會遇到這個錯誤。
• 實際支付日期：在【Plan】中有計畫的「日期」，可能早付或是晚付，晚付會造成信用受損，也要在 check 中想出解決辦法。
• 執行查帳帳號：原本要用 A 帳號支付，但臨時改用 B 帳號，在此紀錄，以免以後查不到。

灰色底的欄表示那一欄是由公式自動產生的，如果你改到可能會造成錯誤，這些欄位我加上保護，如果你不小心改到它會跳出警告訊息，如果你仍然要改還是可以改的，如果你沒有耐心改回來，記得用 Undo 恢復！

這一頁讓你可以方便記帳，當場看到你的計畫和實際到差異，但你很難在這一頁產生全局觀。

3. 執行狀況 ⇒【Do 查看】試算表

【Do 記帳】是流水帳，但你從這頁可以查看全年狀況，就有全局觀了。這樣的表達就是當年我在網上看到的那份表，只紀錄了 Do，不過很受用，忘了是誰貼的，謝謝你！

本全部自動產生，在頁籤【Do 查看】旁邊有個「鎖頭」符號，要修改內容別在這裡，請去【Do 記帳】改。

最上方的 Sum 也設條件式，如果那個月會窮到負債，就會變紅色（見 D2）這就是財務破口啊！

4. 檢討反思 ⇒【PDCA】試算表

在【Do 記帳】中可以隨時紀錄沒有先後順序，例如你可以把10月的電費寫在 1 月前面，想要把多個月的電費一起比較就困難了。

這裡用 Google Sheet 的 Query 把相同品項的內容全抓出來排列在一起，就很容易比較了。

你也可以用排序，我用了 Query 因為它是個類似 SQL 資料庫的運作方式，未來有很多可能性！

例如：我增加了幾筆不同月份的「正職收入」，它會把相同品項排在一起，你可以看到有時候超過 Plan，有時候低於 Plan，如果當時有把 Check 的理由寫清楚，你可以一眼看到有什麼需要改進的咯！

試算表 5：【下拉選單】

這是前面查帳帳號下拉選單的內容，如果你想要改良，當你用到下拉選單可以放在這裡。

不過如果你用的是 Google Sheets 而不是 Excel，這一頁可能用不到，因為現在要增加下拉選單你不用再給它一頁，Google 自己會處理好。

歡迎取用【 個人記帳 Excel 】並祝恭喜發財！

因為是年初，我剛剛把表調整好，突然想到或許你也用得到，就分享出來，歡迎取用。

請按此處打開，複製一份在你自己的 Google Drive 中。 如果你用 Excel，請把 Google Sheets 下載到桌面。

如果你很厲害做了改良，歡迎告訴我，大家互相幫忙！這才是「恭喜發財」的真義啊！