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數位顧問 5 個舊系統維護的 DO & DON’T!

“顧問” ,不就拿錢回答問題?錯!顧問就是品牌建立,比上班費心,沒做好品牌就砸了,做好也沒固定月薪。那你怎麼解決棘手案子?比如,系統維護?

吃力不討好的軟體系統考古案(by Puk Patrick on Unsplash

從事一陣子顧問,發現如果你曾是創業者或高階主管,轉顧問是巨大的變化,我說的不是薪水、福利的變化,而是 “工作方式”。

獨立顧問會接到什麼案子?

顧問是幕僚等級派遣工作,一般人力派遣公司沒能力派遣 “顧問” ,麥肯錫、IBM 這種 Tier 1 的顧問公司不接小案,如果你有相關能力,就可以獨立顧問身份協助。

公司會找顧問,通常這任務有期間限定,我猜如果有人任職顧問十幾年,他通常不是真顧問(依法不能擔任 “獨董” 的門神?)。

你要在任期內幫公司解決內部沒法解決的問題,並同時建立品牌,當問題解決、或你幫企業建立起解決能力的那一刻,就是顧問功成身退的時候。

好像養小孩啊,你把他養大那天就是他要離開你的時候了!

維護案別碰!

這是我接了以後才知道的,分享給你!

工程師都不願接 “系統維護” 案。

就像你買一戶 20 年老房,如果你找室內設計師請他幫忙 “恢復 20 年前室內設計” ,應該沒人願接,更希望打掉重建,因為 “恢復” 表示要整理 20 年來亂七八糟的東西,而且都是些擦擦洗洗刷油漆零碎工作,賺不到大錢、無法發揮創意,設計師會一邊做一邊咕噥著: “當年是哪個豬頭設計成這樣啊…” 。

維護案真的別碰!

為何我接維護案?

如果房子是古蹟,則你唯一能做的是恢復,這時,你要具有考古學能力,抽絲剝繭。

這房子當初是名家經典,但多年來有人在古代灶臺上裝了瓦斯爐、在傳統浴室裝了搪瓷浴缸… 那麼,你打算怎麼修?

  • 修舊如舊:你直接把瓦斯爐和搪瓷浴缸打掉恢復原來的樣子嗎?如果原來好用,他幹嘛加這些東西呢?
  • 修舊如新:表皮恢復,內裝全新?這算是 “恢復” 嗎?跟毀了差不多。
  • 中學為體西學為用:或者讓這 “恢復” 不是 100% 的恢復,而是在古老 “精神” 又顧及現代使用需求(這是哲學等級了)。

其實別管這麼多,我們大多不是考古學專業,會接下系統維護通常最可能的原因是 “朋友委託” 。

我不是室內設計師,身為數位策略顧問,我接了一個維護案,最主要的工作是協助公司 “搞清楚公司原來為何這麼做?”。

你別胡扯,公司是他的怎麼輪到你告訴他怎麼做?

軟體創業通常是商務人和技術人的組合,技術人埋頭苦幹,商務人四處行銷,然後,噹噹!企業成功了!(這很不容易,新創事業倒閉很凶的,聽說九成)

其實還沒等到成功,技術人就走了,商務人為了繼續前進,再聘一位技術主管,又一任、又一任…每任都增加、減少、調整一些東西,以他能做到最快的方法達到老闆 “當時” 的需求,最後,再也沒人知道系統原先設計哲學。

那麼,我們把它打掉重建,這次就掌握設計哲學了嗎?

  • 新系統十年後也變成舊系統,每次都打掉重建?
  • 新系統會不會意外殺死了舊系統的成功關鍵?

你可能會說:“公司是他開的,難道他不知道自己的成功關鍵嗎?”

很多老闆成功靠 “幸運超能力”

我遇過好幾位大老闆任用高階主管都要去宮廟求問 Seafood ,也遇過成功品牌自認是祖上積德讓他跟人家差不多產品賣到爆,甚至我當年被某企業任用後很久才被告知有通過 “八字屬木” 之必要條件…。

成功後,商業雜誌都會掰出一篇奮鬥史並點出成功關鍵,但請記住,商業雜誌本質是 “勵志小說” ,它的故事[是]因為收了廣告費及賣更多本雜誌,而[不是]透露我們如何成功之道,不信商業雜誌會不會失敗我不清楚,但盡信商業雜誌絕對是 “魯蛇關鍵” ,關於此,我覺得應該加警語:

企業有賺有賠,別人過去成功不表示未來你可複製,本書揭露故事不表示關鍵事實,細節請勿參考各媒體及該企業公開資訊。

當然也有很多很清楚自己成功關鍵的老闆啦!不可以偏概全。

電腦潔癖害我不淺

Photo by The Creative Exchange on Unsplash

那,去公司上班的工程師不是每天都在維護?他們怎麼辦?

他會告訴你: “凌亂老房子不可能全部打掃乾淨,你只要維持每天走的走道乾淨就好!”

那如果你沒打掃的部分出問題了呢? “那就出問題時再來解決吧!” (頓悟每次打開都更新的報稅軟體為何數十年如一日的爛)

朋友這個委任,最快的方法就是問清楚工程師到底有什麼,把他們的答案拼拼湊湊就成為一個文件交貨了!

但如果我這麼做,我又一次 “解決了他現在的需求” ,工程師並不清楚全局,他的答案就是他看到的一小部分,對於未來發展,還是看不見啊!

而且,身為桌面乾乾淨淨、每個檔案都系統化分類放在相應檔案夾的電腦潔癖,我真看不下去這種就像 “預售屋用幾張帆布大圖輸出遮住旁邊亂葬崗” 的工作方式。

高手說 “不用查這蓋了十年系統每個細節,只要把需求寫清楚就好” ,因為,每任主管可能都累積了些文件,但對老手來說,只要有最初的需求文件,修理或重建非常快(文人相忌?)。

於是我開始時空回溯,重建好多年前那份遺失的設計圖,歷時月餘,寫了人生第一本不能出版的書!(好啦,碩士論文也算一本,不過那本有出版)

我忽略了什麼?

  1. 定義範圍:“企劃” 就是 “未來減去現在” ,所以目標 (未來) 很重要,唯獨考古案目標很難定義,誰知道西安農民的小土丘後來挖出幾千個兵馬俑?當你越挖越來勁時,可別忘了如果沒有 “結案” 企業就不付款!就算你挖得越深越覺得範圍 (Scope) 變大,你可以改變驗收定義,但不可沒有定義。
  2. 大量溝通:遠端工作者、在家創業者,都習慣獨立工作,一張咖啡桌、一副耳機就是辦公室。寫小說、畫漫畫確實如此,它是你的創作,期限前交貨即可。但考古案不停變化,隨著挖掘一直變形,你要花更多時間溝通,email, Line, Slack, 會議記錄… 讓客戶隨時掌握動向,以免當你完成時,客戶說 “這不是我要的啊”!
  3. 最簡方式:快速變化專案,要選最簡單、最易改、最通用的工具。為了好保存我習慣用 Markdown,但它很難跟不熟語法的人共用,偏偏隨時改變的考古案可能要天天發佈修改,協作者有意見卻不會表達。後來選用 Google Doc 寫,但下次如果再要做考古時 (No!) ,我會用在快速修改和整理大量資料有絕對優勢的 Mindmap。
  4. 定時出現:你可能在咖啡廳埋頭苦幹,但老闆卻覺得你沒有進度?我知道創作者有個自己的 Calendar,但兵馬俑是死的,企業卻是活的,你在考古時企業又改變了,所以定時或不定時出現,主動報告、聽新狀況,才不會產生誤會。
  5. 別太雞婆:創業者、高階主管出身的人習慣不止想眼前,還要想佈局、策略,於是你會超出客戶需求慢工出細活,推敲再三,或許作出品牌,卻誤了時間,累了自己。當然也不是完全不要雞婆,可能雞婆的程度稍低一點,會不累一點,也快一點。

“不經一事,不長一智” ,很多企業都有這種多年的疊床架屋系統,亂到自己都不知道該怎麼辦了,這是個實際存在的需求,市場可能還不小,但你如果是個創業者,可以自己分辨顧問案與創業的差異。

分享經驗,如果你有什麼高招,歡迎跟我分享,互相學習成長!

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