Notion101 ｜提綱挈領 3 招最基礎必學從此 Notion 變簡單！

Notion 很繁雜，但如果你學過一點程式，會覺得很容易，所以網上似乎沒什麼基礎使用，都在教祕技，但我發現對第一次接觸的人來說，這套複雜的軟體讓人很混亂，所以這次 Notion101 不寫祕技，專注在最簡單的必學，如果你想用 Notion 但下載了以後很混亂，那這篇很適合你。 - * 排序（sort）
Notion101 ｜說在前面
- 上班族、學生多半用過 Excel，它可以用公式做快速計算、篩選、排序，但它只是一篇文章（簡報）中的一個「表」，但寫文章、簡報要用 Word、PowerPoint，至於表格，就截圖貼上。但這有些問題：
  - 流程問題：在一個軟體做表，在另一個軟體寫文，只能截圖，不合理。
  - 截圖不會計算，所以只有一個結果，不能隨著輸入數據不同改變。
- Notion 如何改善？它可以說是 Word + Excel，讓我們可把文、圖、表……各式內容全塞進同一個畫面編輯。
  - Notion 提供了比 Excel 試算表更複雜的「資料庫」，這是 Notion 令人覺得複雜的原因，資料庫觀念跟基本程式碼差不多。不過別擔心，最基本使用跟 Excel 差不多！
- Notion101 ｜在哪裡用？
  - 如果你第一次接觸是有人用手機秀給你看，你會以為只能在手機上用。實際上不同版本的 Notion 數據共通，在電腦、手機和 Web 都能用。
    - Web 版只要輸入 https://www.notion.so/ 註冊登入即可。
    - 有 Windows, Mac 版本，按此下載，沒有 Linux 版。
    - 有 iOS 和 Android 版，按此下載。
  - 使用多年，我的配置是：
    - 多數在電腦上用，因 Notion 通常是複雜大表格，小螢幕上不好用。
    - 手機版是臨時沒電腦時查詢，另外就是手機版能隨時提醒，例如提醒你設定的時間，或同事在你分享的資料庫裡的修改。
    - 雖然它有 Mac/ PC 桌面版本，但主要用 Web 版，因為常常需要開新視窗，Web 比單一視窗的軟體方便。
- Notion101 ｜有沒有中文版？
  - 沒有。雖然 Notion 是華人在美國創業開發的，不過它有韓文版，卻沒有中文版，也無法中文化。
  - 不過，它的英文也沒幾個，查查字典即可。
- Notion101 | 哪 3 件必學？
  - 筆記篇 | 身為筆記軟體，要知道筆記怎麼寫，它的強項是筆記中可嵌入幾乎所有你想得到的東西，你可拿它做成小首頁、團隊首頁。
  - 資料庫篇 | 它的資料庫突破以往筆記軟體只能寫文字的能力，資料庫很有用但因為複雜，從前只有專業人士會用，Notion 把用資料庫的門檻降低了。
  - 視圖篇 | 資料庫裡面存的都是純文字，你可以用不同視圖把資料庫包裝成你自己的小 App（不是可以拿去 App Store 上架那種）解決自己的問題。
  - 以上 3 件事掌握了，Notion 其實很單純。
Notion101 ｜筆記篇
- 寫一篇新筆記（Page）
  - 新增筆記（Page）
    - 你的 Notion 剛安裝時會給你一堆做好的範本，讓你有點混亂到底要用什麼，那些通常是讓你看看 Notion 可以做到什麼厲害的東西，如果要寫新筆記，在 Sidebar 點擊「New Page」或「+ Add a page」就可以開啟一篇筆記，Notion 叫它「Page」。
    - 在 Notion 左方的 Sidebar，點擊「New page」，或「+ Add a page」就開啟一篇新筆記
  - 撰寫文章
    - 新 Page 的標題欄顯示「Untitled」，因為你還沒為它取名，去輸入題目，接下來按下「Empty page」你就會得到一頁空白筆記紙，就可以開始寫作了。
    - 下方還有很多選項，如 Table/ Board/ Timeline/ Calendar，這些都是增加資料庫的功能，未免你搞混，先別按。
    - - 點上方「Untitled」輸入這篇筆記的標題，點擊「Empty page」開空白筆記開始撰寫，點擊下方的 Table/ Board/ Timeline/ Calendar 會變成資料庫，這以後再說吧！
  - 編輯內文
    - 如果只是寫文章，寫完一行，按下 Enter 就會開啟新的一行，但如果你想插入圖片呢？
    - Notion 不像 MS-Office 那種老式介面設計很多大顆按鈕選單（太佔螢幕畫面），它把功能選單隱藏在每一行最前方的「六個點按鈕」裡（看起來很像麻將的「六餅」🀞，我就這麼叫它，不然它沒有名字），好處是寫到哪裡都能選。
      - Office 在最上方顯示選單，這種滑鼠時代介面喜歡「按 A 編輯 B」，而觸控時代比較喜歡「指哪打哪」，選單永遠在手指旁邊，更直覺。
    - - 按「+」在下一行插入一個新元素；按「🀞 六餅」可改變這一行的性質；「按住」 🀞 六餅不放，可把這行文字拖來拖去。按下六餅前的「+」會跳出下一行可以增加什麼元素，這些不需解釋了，玩玩看就知道了。在「這是筆記第一行」前按住六餅跳出所有選單，跟「+」選單不同的是，這是改變這一行的性質，所以有刪除、複製、轉換為… 的選項，打開 Turn into 裡面的選單跟「+」選單差不多。
- 做個小首頁- 筆記的管理
  - 按下六餅或「+」會看到很多選項，筆記可以插入文字、圖片、標題、表格…都是正常的，但是它居然可以插入「Page」？
  - 沒錯，Notion 的一篇筆記裡可以嵌入另一篇筆記，而且這篇 Page 與原先的 Page 完全不相關，這有沒有引發你的一些創意？
    - 你想寫本「Notion 使用大全」，有 10 章，新增書名 Page，每章新增一篇章節名 Page，你有一個「新書計畫首頁」了，就算第一章寫了 1 萬字，但寫第二章時還是有張乾淨白紙。如果用 Word，那前面 1 萬字很干擾（寫論文？）。
    - 新增一篇「數學科總筆記」，把所有數學課筆記全插入這篇總筆記裡。
    - 把跟「新產品計畫案」所有內容插入一個 Page，再分享給團隊成員，就有個團隊共用的「專案首頁」了。
  - - 因為可以上傳圖片和檔案，你甚至可以把它當作「團隊雲端硬碟」用，這比要他去 Google Drive 從一堆檔名裡找出一個檔案容易多了。把檔案丟到 Google Drive 後很難找到，因為檔名能描述的有限，但 Notion 可以用一段文字，甚至一篇文章來描述，有了這些描述就很容易找到檔案。
- 筆記搬家
  - 你可以在筆記裡嵌入另一篇筆記，當然也可以把現有的筆記整合在一篇裡，可以在側邊欄用滑鼠拖動，或 Mouse over 後浮現出 3 個點選單按下選擇 Move to。
  - - 在側邊欄（Sidebar）把筆記 A 拖到筆記 B 裡，A 就變成 B 裡的一篇。按下 Move to 選擇要把筆記嵌入哪一篇筆記中，但這方法在筆記多的時候還滿困難的。
  - 可以把很多筆記搬進一篇筆記中，當然也可以把筆記中內嵌的筆記拉出來，就打開筆記，把內嵌筆記用滑鼠拖出來到要放的地方。
- 組織你的筆記
  - 在 Notion 101 特別要提醒這件事，因為 Notion 的設計比較「堆棧」，你很快會在裡面存進一大堆東西，就像有些人不會整理，把所有檔案放在 Windows 桌面一樣，亂到不行，而且很沒效率。
  - 如果你現在有一顆雜亂無章的硬碟，在 Notion 裡通常也會差不多喔！所以在使用 Notion 的第一天起，請先分門別類設置很多小首頁，把筆記歸檔到裡面，不然很快就發現已經有 1000 篇筆記了，這時你會覺得「算了算了，就這樣吧！」就讓它亂下去了。
  - 請注意，在 Notion 中，你把筆記嵌入另一篇筆記，它們並沒有產生父子關聯，請不要在筆記 1 裡嵌入筆記 1.1，再在筆記 1.1 裡嵌入筆記 1.1.1…… 這樣俄羅斯娃娃一樣的層層嵌套，最後你會找不到筆記！
    - 如果你想有組織的筆記，便於學習和思考，建議用 卡片盒筆記法軟體如 RemNote，把 Notion 當 Word 用就好，我不用 Word 做筆記，但如果老闆要我做個報告就會用 Word，因為它印出來好看。

Notion101 ｜資料庫篇

Notion 的特色就是資料庫，就讓我們先當作「表格」來理解，就像 Excel（或 Google 試算表）。
我知道很多人連試算表也不清楚用法，那你很難理解 Word/ PowerPoint 表格跟 Excel 表格有什麼差異，讓我們看一個例子：
- 在 Word/ PowerPoint 裡，表格就像我們在白紙上用尺畫了表格，格子裡忠實呈現你打進去的文字。同樣的表格在 Google 試算表，只要輸入單價數量，可看到在框起來那格（D2）中不是 75，而是「B2 乘以 C2」的公式，電腦就會自動幫你算出 75 這個答案。
你看出來了？文字編輯器只能呈現你打入的資料，顯然 Word 裡的小計是自己按計算機算出來的。
而試算表可對表格中輸入的「資料」加以處理，每一條橫條都是「一筆」資料，橫向同一筆資料中可以做些處理，直向的不同筆資料間也可以做些處理。
資料庫是什麼？
- Google 試算表的每一筆都是「資料」，把很多「資料」堆在一起不就是「資料庫」嗎？老實說，如果你的資料數量不多時，Google 試算表確實可以拿來當資料庫用！
  - Google 提供了接口，例如你開發了一個 App，來註冊會員的資料可以用它存在 Google 試算表的雲端空間。
- 那資料庫和試算表有什麼不同？
  - 可讓「表」之間產生關聯 ：例如電商網站有「會員資料表」和「銷售清單表」，當彼此關聯時，可以看到某商品是賣給哪個會員，反過來可看到某個會員買過多少商品。
  - 可高速處理大量資料 ：如果你有100萬個會員名單，你想用 Google 試算表把名字中間的字變成「」例如把「王小明」變成「王明」，你會發現按下去後很久才做完，但如果在資料庫系統，幾乎是瞬間就完成了。
- 上述不懂沒關係，總之你知道 Word、Excel、Notion 都有「表格」，但功能是 Notion > Excel > Word。
- 但並不是什麼都用最強的工具最好喔！就像你有汽車和摩托車，如果去附近超市買啤酒，騎小摩托車比較好，當然如果你堅持，愛用牛刀來殺雞也是你的自由。
  - 如果你住在內華達沙漠，去超市通常是開飛機去😄。

讓我們做一個資料庫

讓我們先新增 Page（忘了請 按這裡 複習），然後把這個 Page 的 Title 名為「購物清單」，按下 Empty page 後隨便打一行字，我打了「這是我的購物清單」（稍後我們再說為什麼要打這一行字）。
1、新增資料庫
- 按「這是我的購物清單」前方的「+」新增資料庫，在跳出選單中下拉到 Database 那一段選擇「Table view」。
- - 下拉到 Databace 選擇 Table view，這就是最基礎的「表格」。
2、新增資料來源
- Notion 會詢問你要不要從現有的資料庫中把資料抓過來？選擇 New database，你會擁有一個空白的資料庫。
- 如果你剛開始使用，這些資料庫清單應該是空白的。
- - 得到一個 New View，選擇 New database
3、修改名稱，每個要有不重複的名字
- 現在我有個空白資料庫了，我要做一些修改並增加幾個欄位。
- - 按字可修改文字，按紅框的「+」可增加新欄位
- Notion 的空資料庫還是有幾個示範欄位，做一些修改：
  - 標題 Untitled 改成「購物」 ：實務上給每個資料庫取一個獨有名字
  - Name 改成「品名」 ：也是為了自己辨識容易
  - Tags 改成「標籤」 ：這個真的不改也可以，不過我喜歡都是中文
- 在一般程式中這個名字還滿要求的，不過 Notion 做了很多防呆，你不改名也不會出問題，但如果你有 100 個資料庫，20 個欄位時，看起來一樣的名稱會讓你自己頭昏腦脹。
- 而我們終究習慣中文，我還滿喜歡把欄位名稱改為中文，因為中文閱讀更快，佔的位置比較小，英文就很長。

4、增加幾個欄位，以及什麼是 Type

我們要做個購物清單，再新增幾個欄位，按下新欄位的「+」跳出這個畫面

選擇新增欄位，要先決定是哪種欄位的「Type」，第一個欄位選擇 Number，別擔心以後還可以修改選擇 Number 後輸入欄位名稱類型 Type	欄位名稱
Number	單價
Number	數量
Formula	小計

會建立 3 個欄位，類型和名稱如表，現在還不要去設定，只要新增、改名即可
- 資料類型（Data Types）告訴電腦「這欄裡裝什麼」，同樣資料設成不同類型電腦會用不同方法對待它，例如：
- - 手機號「0987654321」設成「Text」，會一五一十顯示；
- - 設成「Number」變成「987654321」，因為沒有數字以 0 開頭；
- - 如果設成千分位格式，會變成「987,654,321」；
- - 如果設成貨幣，就變成「NTD$987,654,321」。
- 數字、日期可以運算，但文字不行，如果告訴「123」 + 「456」都是文字，相加結果是把兩串文字接起來變成「123456」。
- 而如果設為電話，在手機上點下去就可以撥號。
- 欄位都搞定了，讓我們輸入 5 筆資料，小計稍後說明。
特別說說標籤，這是 Notion 的好東西，當你第一次輸入「必要」，要新增這個標籤，再次遇到時選擇即可，但輸入「非必要」時，因為還不存在，所以要再新增一次。
標籤的用途是：如果手工輸入，有人輸入「必要/非必要」，而另一個人可能輸入「需要/非需要」，結果當你列出所有「必要」時卻有幾個不見了，因為錯了一個字電腦就認為它完全不同了。
下拉選單就比較沒這個問題，對資料歸檔很有幫助！因為資料多的時候，歸檔對你太重要了！

資料可以做什麼處理
- - 我們剛才已經新增一個資料庫，並且新增 5 筆資料如上。紅框標示幾種處理的開關。
- 在 Notion 中大致可以做這些「處理」。
  - 排序（sort）
    - 依照 A – Z 或 Z – A 排列、依數字大小排列，排序不會讓資料隱藏一部分
    - - 如果資料庫還沒有任何的排序，按 Sort 增加第一個排序按照單價由低排到高，如果把 Ascending 改成 Descending 則反過來由高排到低
    - 當你增加了第一個 Sort 之後，就可以在現有的排序條件裡按下「Add sort」增加新的排序條件。
  - 篩選（filter）
    - 只顯示想看的，當你有 1000 筆資料時，篩選就很有用了，不然要怎麼找呢？
    - - 按下 Filter 新增一個篩選，選擇「必要」。上方的「contains」可以讓你調整篩選。完成，標示「非必要」全消失了，只剩下「必要」。可以有不只一個篩選，比如我只列出單價低於 100 元的選項，200 元的「白米」就消失了。
      - 【調整篩選】選擇包含（contains）「必要」標籤，則「不必要」會消失；選「不包含」（Does not contains）「必要」標籤，則只剩下「不必要」。如果有些資料還沒指定標籤，可選擇空白（Is empty）秀出，反之可以選擇（Is not empty）秀出所有已經有設定標籤的資料。
      - 不同 Type 有不同篩選調整方式，數字可用大於、小於、等於符號篩選。
  - 公式（formula）
    - 公式就是對同一筆資料的不同欄位之間進行運算，Notion 只運算同一筆資料（橫列）間，如果你要把別的資料拉進來運算，就要想辦法把它們拉進這一筆裡面。
    - 如果你想知道如何把不同列資料一起運算，參考下面這篇。
      - Notion 教學｜如何計算資料庫不同列的數字？
    - 讓我們對「小計」這一欄寫個簡單的公式，首先要點擊輸入文字的地方。
    - - 按下輸入文字的表格空白，進入編輯公式畫面「單價 x 數量 = 小計」就是：1）點一下左方 Propeties 的「單價」，「prop(“單價”)」跳到公式欄；2）輸入「*」；3）點一下「數量」；4）按下「Done」設定公式後，不管幾筆資料會全算好。
    - 試算表中，第一筆資料計算不影響第二筆，如果有 100 筆資料，你要自己去填滿這 100 筆的小計都填滿公式才會運算，不過 Notion 設定後每筆都套用一樣的公式。
    - 比試算表方便嗎？如果你想只要做一張表格，第一筆和其他筆套用不同公式時，它就辦不到，要大張旗鼓另外拉一張表格，所以功能強不一定好用，依照情況選工具最好了。
    - 那麼 Notion 到底有多少公式呢？有上百種，而且一直增加中，你可以參考這裡看官網說明。
    - 沒人能告訴你「所有的」公式怎麼寫，跟寫程式一樣，它有千奇百怪變化，還好通常你碰到的問題別人也碰過，網上都有解，也可以問 ChatGPT。這些解答通常不用寫，複製答案即可，但你總要用同一個方法打開編輯器，也要把別人的欄位換成你自己的。
    - 所以只談編輯公式的基本操作。
  - 關聯（relation）
    - 在試算表裡你可以做多張表單，彼此關聯，但無法建立雙向關係。
    - 什麼是雙向關係？讓我用 Google 試算表的購物清單來解釋，我們加入「誰要買」的欄位，就知道每個商品是誰提出需求的，而且可以是個下拉選單，跟 Notion 操作起來沒差別。
    - - 「清單」中加入「誰要買」的「下拉選單」，選項來自「人」表單，爸爸、媽媽、小孩各買了一個商品。但是在「人」這張表單中，卻看不到他們買的東西。
    - 我希望在「人」的表單中看到每個人各買了些什麼東西，不過並沒有顯示，試算表只會把「人」當作一個輸入選項。
    - 讓我們換到 Notion 試試。
    - - 第一步、在原先的資料庫下面再新增一個「Who」就是「人」的資料庫第二步、在「購物」資料庫，增加一個關聯「Relation」第三步、Notion 詢問要跟哪個資料庫關聯？選擇剛剛新建的 Who 資料庫第四步、選擇在「Who」資料庫也秀出，按下「Add relation」第五步、可以看到在「購物」資料庫增加了「Who」欄位，而在「Who」資料庫增加了「購物」欄位，兩者產生了雙向連結第六步、在「購物」資料庫的「Who」欄位按下空白處，從下拉選單選擇是誰要買的，因為可以是多選關係，可以選好幾人，例如魷魚絲和啤酒可能是爸爸、媽媽要一起享樂的第七步、幫每個商品都選好需求者後，可以看到在 Who 資料庫幫你統計了每個人買了哪些商品
    - 這就是資料庫的強項，在不同表單之間可以產生連結，這樣能保證每個表單內的資料單純容易維護，例如電商網站的「商品資料庫」和「會員資料庫」是分開的，任何賣家都可以在商品資料庫中增加商品，但被保密的會員資料庫卻可以不被看見，避免個資外洩。
    - Notion 的資料庫沒有這麼強的功能，不過拿來做統計倒是很方便，可以切換不同角度。

Notion101 ｜視圖篇
- 我們目前只說到資料庫的基本視圖—-表格（Table），就是所有資料一筆一筆的列出來，你可以說這就是資料庫的最原始外型，如果資料庫只能長這樣，實在很悶。
- - App 裡好看的介面就是視圖，雖然這些圖片文字都是存到一個資料庫中，而且這資料庫打開就是基本的表格。（Photo by abillion on Unsplash）
- 你常用的各種 App 都不會用表格呈現啊！這種漂亮的介面叫「前端」，就是給用戶使用的畫面，不同畫面就是不同的視圖，而且在大小螢幕會稍有不同，這些圖片、圖標、文字、連結… 背後都是存到資料庫中。
- 但如果你是 App 經營者，你要看「後端」，自己人看不用這麼漂亮，基本表格就可以了，但是內容上下架要快，不然就要加班了。
- 實際操作視圖
  - - 第一步、在左上角的「Table」旁邊按下「+」，就可以新增一個視圖，讓我們選擇「Timeline」，這會增加一個甘特圖，看得出時間進程第二步、當滑鼠移動到日期時，就會浮現一個長條，點擊後把每個寬度拉到一天那麼寬，依序每個都加進進度表中，表示要花好幾天來完成這個購物計畫第三步、再增加一個「Calendar」（日程表）視圖，可以看到剛剛拉了進度的事項會在應該執行的那天顯示出來第四步、回原本 Table 視圖，Notion 幫我加上「Date」欄位，不同視圖需要不同的資料，如果任務要多天完成，會自動加上開始和結束日期
  - 現在「購物」資料庫有 Table、Timeline，及 Calendar 三個視圖，用途不同。
  - 想掌握進度會看 Timeline；想知道今天有哪些工作要做會看 Calendar，而如果想快速增加、刪除多筆資料，還是 Table 視圖便捷。
- Notion 還有什麼視圖？
  - Board（看板）
    - 敏捷專案管理用，可設定任務完成流程，不同工作型態可設定不同流程，目的是觀察「有多少任務進入某狀態」以掌握進度。
    - - 每個任務可從「待辦」到「進行中」到「已完成」。
  - Timeline（甘特圖）
    - 傳統專案管理用，目的是看到多個任務之間的前後關係，如前面所說不再舉例。
  - Calendar（日程表）
    - 個人時間管理用，目的知道自己在一段時間內的任務分配，例如週一忙到爆，但週三沒事做，那麼就可以回去重新安排任務。，如前面所說不再舉例。
  - List（列表）
    - 簡化 Table，只秀標題或必要資訊，讓我專注在要辦的事情。
    - - 我人已經在超市，現在只管有哪些東西要買，誰要買、多少錢並不重要，只要顯示最重要的資訊
  - Gallery（藝廊）
    - 內容管理用，比如每個商品都加上圖片，你可看到文字圖片，如果你有個自己的文章庫，這樣顯示就很清晰。
    - - 如果要買的產品從來沒看過，就可以用 Gallery，比如採購人員負責買汽車渦輪增壓器，他可能不知道產品的樣子，就需要按圖索驥。
Notion 101 ｜總結
- Notion 是筆記 + 資料庫的組合，資料庫又可拆成「原始資料處理」和「視圖」兩部分，故本文分「筆記篇」、「資料庫篇」和「視圖篇」。
- 筆記可為不同主題設定小首頁，嵌入相關筆記和文件，分享給團隊就是專案首頁，可代替難找的雲端硬碟。
- 單一資料庫可以「排序」、「篩選」從大量資料顯示需要的部分，節省時間。
- 資料庫中可以用公式讓欄位之間互動、運算，具體寫法網上都可抄。
- 基本關聯式資料庫能力，讓不同資料庫間產生雙向連結，可設計複雜的資料庫，還有統計能力。
- 「資料庫 x 視圖」讓 Notion 可以適應許多場合，成為通用軟體。
- 本文非常基礎，在教學中發現初學者常常卡在基礎部分，因為新知識還沒法提綱挈領，所以幫忙抓重點，讀完這篇，大部分的網路教學就能看懂了。
- 如果你想讓團隊使用 Notion，因為它是通用軟體，複雜的操作導致團隊卡在操作上，他不是對內容有問題，而是不知道如何找到內容！本文讓團隊能提綱挈領，省下教學麻煩。
- Notion 很紅，有了這個基礎，網上有大量網路教學，多問 Google 進步會很快的！