如何分辨 筆記軟體 門派

只要用來記錄圖文的軟體都叫 筆記 ?從筆記本到 筆記軟體 ,短短幾年其實分了很多門派,先搞清楚自己的目的,再去找到合適的筆記軟體,門派很重要啊!

如何分辨 筆記軟體 門派

談「卡片筆記法」時,它其實是一種知識庫建立的方法,但總有朋友把它跟各種筆記軟體混在一起:

  • 有朋友說「我都用蘋果備忘錄能同步即可」,這是誤會了「筆記」和「知識庫」的差異。
  • 也有朋友問我 Notion 和知識庫不同在哪裡?這是誤會了「資料庫」和「知識庫」的差異。

難道知識庫不能用 Notion 或蘋果備忘錄達成嗎?其實可以的,但你如果有經驗要栓緊一顆螺絲卻沒有起子時,你可以用錢幣、刀片、湯匙… 各種方法來達成,但工具用錯就很吃力啊!

下面我們來分辨它們的差異。

這裡有個把所有筆記軟體放在一起比較的網站,想深入探討可以看看

我這麼分類 筆記軟體

這不是什麼科學分類,是一位筆記控從 30 年經驗裡推敲出來的,有這麼幾個大分類。

  • 文字編輯器
  • 有目錄的文字編輯器
  • 文字編輯器加資料庫
  • 卡片筆記法(Zettelkasten)

文字編輯器

如:Word、Google Doc,心智圖軟體(如 Xmind)。工程師,會用寫程式的 Notepad++、Sublime、Atom。

它們的筆記只能存成單獨檔案,因為系統常不懂中文、某些符號是系統保留字、需要在看到檔名時猜到內文的內容…等原因,只能發揮密碼學知識取檔名,例如「20221128_Note_NoteToolsComperison_blog.doc」,這個檔名要把整篇內容抓重點壓縮在一行字裡,你如果做得好,真是摘要大師。

它的問題是無法搜尋內容,結果常找不到某段筆記寫在何處,而且數量多起來時,那麼多檔案,要找到東西可能要讀一個圖書館系學位才能搞定。

有目錄的文字編輯器

如:Evernote、GoogleKeep、SimpleNote(由 WordPress 開發)、蘋果備忘錄。

它們不用檔名,可用自然語句取標題、可搜尋內文、可用標籤分類、可以「本」為單位整理筆記,這些都解決了筆記多起來找不到的問題。

如果你的目的是:紀錄並在需要時找出來,例如會議時寫紀錄及會議後想起決議了什麼,它們已經足夠了。

文字編輯器加資料庫

如:Notion、Airtable 等。

它們在筆記功能上跟眾多筆記軟體雷同,但它們因可插入資料庫、資料庫裡能寫公式,所以它可以處理簡單的數據,它們的成就就是讓一般人可以像用 Excel 一樣用資料庫,而不用學工程師才懂的 SQL。而因為大部分軟體都是介面和資料庫組成的,所以你可用它們組成很多小軟體,省下買/下載某些輕量使用 App 的功夫。

它的功能複雜且強大,如果個人或小團隊使用,而且很清楚要做什麼,就非常合適。

  1. Notion 可以為一個專案開獨立的 Work Space,分享給團隊編輯,就像共享公布欄;
  2. 代替簡單的 Office 工作,因為它的文件頁面單純易讀,不能改字型不會浪費時間在美化格式;
  3. 收集同質性資料,例如電話簿,每筆都有姓名、電話、地址等相同欄位的資料;
  4. 網頁文章全文摘錄,因為 Notion Clipper 可把整篇文章摘下,要保存整篇文章時好用;
  5. 小數據分析,把不多的數據拉進來,用它好用的篩選、排序很容易分析決策,不過數據量太多它就不擅長了;
  6. 網路硬碟,如果分享 Google Drive 會搞不清楚檔名是什麼,但在 Notion 可以幫你的檔案加上大量的說明,是個很棒的網路硬碟。

Notion 功能很多,常會有「能取代一切」的錯覺,它的弱點應是多功能、免學習:

  • 小專案用 Notion 管很好,如果專案複雜,團隊人多,因為它的複雜,常常團隊問你的問題不是專案內容,而是如何使用 Notion。這時,專用軟體功能少,反而會專注在解決問題。
  • Notion 隨手就可以拉資料庫,後續會麻煩。比如圖書清單,輸入 100 本後發現紙本書號 ISBN 外還有個電子書號 eISBN!現在修改 100 本都要改。軟體開發時對該領域很懂,才能做好規劃,就是你預先已經懂了。

記得當年 Evernote 出現在市場時的景象嗎?人人都累積了幾千篇筆記,以自己有很多筆記為榮,不過這些筆記有多少成為你的養分?我的是多數埋進「筆記墳場」了;未來我們在 Notion 裡可能有幾千個再也不看也不記得內容的「資料庫墳場」。

卡片 筆記 法(Zettelkasten)

如:Obsidian、Roam、RemNote、Logseq 等,是不是有點陌生?

它們可以很精緻地在筆記間產生雙向連結:

  • 要把 A 筆記第一句話下連到 B 筆記第二段,我不用先去 B 筆記把第二段建立「錨點」(Word 作法),而是把 A 筆記第二段增加連結,就跳出搜尋,輸入 B 第二段關鍵字就可以連結了;
  • 把 A 連到 B 時,B 同時也產生連回 A 筆記的連結,未來這兩篇筆記就彼此產生關聯了;
  • 不只連到第二段,可能連到 B 筆記第二段的第三行,第 10 個字;
  • 可以直接把 B 筆記第二段標題整段話直接引用到 A 筆記…

這種連來連去的功能是為了學習特化的,因為當我還不會時,會盲人摸象的一片片把看到的知識碎片組合起來,它的特色是「摸著石頭過河」,這種連來連去讓我可以慢慢整理知識。你可以說這是一種「消化知識的技術」,軟體只是工具,背後是有一套操作法的,剛開始我沒搞懂這段,所以越用越迷糊。

盧曼的 Zettelkasten 或許不容易從維基百科學會,看這篇 《愛寫筆記卻建了上千篇“筆記墳場”嗎?學會 卡片盒筆記法 讓筆記有效》

以前知識庫是學術界的工具,教授們的大腦就是生產工具,他們是「知識工作者」,需要好的知識處理工具。

21 世紀的現在,新趨勢來得很快,新到來不及出書,如果你會盲人摸象的處理知識,你就站在浪頭前端;如果不會,等你搞清楚發生什麼事,已經船過水無痕了。結果我們每個人都成了「知識工作者」,原本很冷門的知識庫突然受歡迎了。

Notion 和知識庫要選哪個?

朋友說,有個介紹 Roam 的影片看起來跟 Notion 差不多啊?它們是不是定位相同?這題也常在 Google 搜尋看到,很多人搜「Notion 和 RemNote 選哪個?」。

搜尋這個答案的人應是想:我要哪個「筆記軟體」。都是筆記,不同用途就用不同軟體,沒有誰比較好啊!就像你不會因為菜刀比牛排刀利,所以問「菜刀和牛排刀選哪個?」吧!

Notion 剛開始應該是要接收從 Evernote 逃出來的用戶,給他資料庫功能。

但現在他們把各種想得到的功能全塞進去了,如果不嫌麻煩,手機裡大多數 App 都可以刪除,它就是可以組成任何東西的樂高。

知識庫雖然也有些方便功能,比如把文字變成 Todo List、Calendar,可簡單管理生活,但它是陽春版以雙向連結為目的,它們應該沒想跟 Notion 拼。

這令我想起有個日本老人退休後沒事,把 Excel 每一格縮得小小的分別填色畫出驚人的作品,就算如此,我們還是不會認為 Excel 定位跟繪圖軟體重疊的。

到這裡,你就可以從你的目的搞清楚你需要的是筆記、資料庫,還是知識庫。

  • 如果你不畏懼用 Excel 公式,對於技術不害怕,Notion 對你相當有幫助。
  • 但是,如果你覺得 Excel 公式很煩,Notion 公式跟它差不多,用 Notion 你大概只用到筆記那一半,如果用免費版OK,付費對你太傷了,免費的 GoogleKeep、蘋果備忘錄就可以了;
  • 如果你很有好奇心、工作需要你提出見解、你是研究生或在嚴格的大學,你需要能幫你研究學習的知識庫。
  • 但是,如果你的工作沒需要提出見解、免新知有好朋友報明牌,已經畢業了只讀文學,知識庫對你可能太辛苦了,GoogleKeep 或 蘋果備忘錄就夠了。
如果你覺得知識庫或許適合你,這篇文章《知識庫軟體怎麼選?》告訴你如何從眾多知識庫軟體中選擇一套合適自己的

訂閱/追蹤 保持聯繫

您也是學習控?訂閱新文,只送文章,不送垃圾信

也邀請您 加入 Facebook 專頁 即時更新及討論

close

新文速遞

學習控為學習控準備的新文
直送信箱不漏接

保證沒有垃圾郵件

分享給朋友

Similar Posts

2 Comments

歡迎來聊聊!提出想法,一起成長,或是吐槽