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如何在 Notion 自製下拉不同視圖分類文章?

我喜歡的筆記軟體 Notion.so 在中文環境使用者不多,它的強項(也是難懂的地方)是加入資料庫觀念,感覺有點難,如果不是技術底,View 的用法會讓你筆記更有效率。

在圖書館一邊讀書一邊在另一個本子做筆記是很浪漫的時光,但是,如果以後你還要用到這些筆記,紙本筆記真是惡夢,還是用電腦吧!(Photo by Matt Botsford on Unsplash

如果你是筆記控,但不知為何用 Notion 或完全不知這是什麼,請先看下面這篇簡介,它是我的心頭好。

https://medium.com/richblack-an-observer/notion-so-unboxing-4215e89d1fe5

身為筆記控,當然想要把一切四散各地的筆記收集起來,特別是讀書眉批:

  • 讀實體書:用筆寫在空白處的眉批,其實寫完就找不到了;
  • 讀電子書:內建筆記,但每家筆記功能不同,最麻煩的是有些無法輸出文字檔,無法彙整在一起,每本書用不同讀書軟體,筆記就留在那個軟體了;
  • 讀網站:很多 Tutorial 都直接做網路版,看起來也是書的形式,分章節,但是因為是網站,只能讀,無法眉批;
  • 讀 PDF:雖然有些 PDF 軟體可以加標註、Highlight,但其實不太直覺,有時候軟體做得差,反應還很慢。

如果你讀完書眉批就不見了,事後統整總結就更別說了。特別是硬書,如果就一個字一個字讀完總擔心沒吃透,只記得片段。

硬書提供很多不同的好概念,你可能未來會常常引用,但沒有好的筆記,你會找不到當初讓你點頭如搗蒜的那段話跑到哪裡去,或者想不起當初為何點頭如搗蒜。

如果只是單篇網路文章,Notion.so 的 Chrome Web Clipper 插件可以把它直接抓下來變成一篇筆記,你要怎麼劃線眉批都可以了。
Reading List 模板,用來紀錄讀書心得很方便。

使用 Reading List 模板

當你要寫筆記,按下左下角的「New Page」時,Notion 會問你要不要使用 Template(模板),這些模板是原廠設計的,內含各種密技,當你玩到疑惑「它怎麼能做到這樣的?」就是你要學到新技巧的時候了。

當我發現 Notion 裡面有 Reading List 模板時,覺得真的是解決了我一個大問題啊!

打開模板裡有一個 Gallery View(藝廊視圖),就是把每個子頁面的大圖顯示出來,可以是封面,點開是獨立網頁,每個頁面都為一本書設立了很多欄位,在你累積了很多閱讀時方便以讀完沒、作者、出版日、出版社、評分、類別來搜尋,喚起記憶。

新增一篇文章上方有好多設定,左邊是欄位,右邊是值,這個值可以是單選、多選、日期、文字… 可以自己設定

但這模板裡最讓我感到有趣的是「Type」這個參數。

  • 當你打開一篇文章時:在這個參數下拉,會出現文章、電視、電影、Podcast、學術期刊、論文資料等 6 個選項;
  • 當你回到上一層列表頁按下 View (視圖)的 Articles 時:同樣的 6 個選項會出現在不同的 View,意思是,當我只要看 Academic Journal 時,會只出現有這個標籤的文章,其他隱藏。
(左)文章總覽視圖中,有 6 個不同視圖;(右)打開其中一篇文章,Type 欄位中有 6 個 Tag 標籤,跟視圖相對應,原來在這裡設定!

怎麼會不同步呢?

(左)就增加一個標籤嘛!應該就會自動出現相關視圖咯!(右)沒有呢!還是只有 6 個

因為最近要跟工程師討論人工智能、數據分析,為了跟工程師溝通,我想要增加一點這領域的技術知識(無技術知識的 PM 應該是工程師主要惡夢來源吧),所以花了幾天在網上學 Python(我覺得 PM 學到「知道它是什麼」可溝通即可),覺得很有心得,想要做筆記,但是這列表中沒有「Website」的選項啊!

簡單,加一個就好了!現在有 7 個選項了!

因為實在找不到要在哪裡設定,我猜想增加標籤以後就會自動在上一層列表中出現吧?

打開視圖列表一看,還是只有 6 個,我新的 Website 沒有出現啊!沒關係,底下有個 Add a View,我想是要新增一個時就會跳出 Website 讓我選了吧?

新增視圖也沒跳出選項,Website 字樣是我自己打的,這到底要在哪裡設定呢?

呃,並沒有,它沒有讓我從新增的標籤中選擇,當我打 Website 在空白處時也沒有叫我做任何事,而新產生的 Website View 實際上會顯示所有的文章。

想要設定只顯示 Website 的文章,實際上 Website, Academic Journal, TV Series, Film 都出現在這個視圖中,失敗!

設定 Filter 以條件顯示

回到表單最上面,有個 Filter(過濾器),按一下 Add a Filter,跳出這個選項,填入你想在這個 View 顯示些什麼。

最左邊選擇 Type,因為 Type 是「單選」,所以設成只顯示「Type is(是) Website」的文章,以後進到這個 View 就會只顯示 Website 了。

成功了!原來欄位裡的選項可以無限增加,視圖也能無限增加,如果要讓視圖與欄位同步,你要把欄位設為視圖的過濾器!

多樣化的 Filter 過濾器設定

這 Filter 的設定方式就是:

  • 左邊- 某個欄位
  • 中間- 符合某個狀態時
  • 右邊- 它的值(內容)

Type 是單選,所以左邊某個欄位一定等於右邊某一個值,就用 Is 即可。

當然你也可以設定「除了 Website 以外的都顯示」,那就是「Type Is Not Website」,所以它每個都有肯定和否定兩個選項。

如果過濾的欄位是多選的,比如哈利波特含有不同性質「小說/電影/奇幻/青少年/暢銷書/英國」,可以設成 Contain (包含) 其中一個。

每個都玩玩看吧!

這個 Reading List 模板中有個「Summary 總結」的欄位,如果有的文章你已經總結了,有的太忙了還沒有(總結要在腦筋特別清晰時進行),現在你剛剛好有時間,那就可以設定一個新的視圖叫「來不及總結」,然後設定「Summary(總結) Is(是) Empty(空的)」,因為 Summary 這個欄位是文字輸入欄位,如果沒輸入,它就是空的。

設定「來不及總結」的條件

設定「已讀完」及「還沒寫總結」多重條件視圖

有時候,一個條件不足以完成,如果你已經有 100 篇心得,有一些讀完,一些沒讀完,讀完的有些總結了,有些沒總結。

哪有這種人?

很多啊!好多人開始讀了一本書讀了幾頁就遇到困難,此時就跳去讀另一本書,就拿追劇來說,你難道不會同時追好幾部劇嗎?(我會)難道學生時沒有讀書讀一半忍不住拿起小說來看嗎?(金庸和紅樓夢就是這樣讀完的)

當這種情形嚴重時,你要找出所有需要寫總結的心得就累了,如果你選了沒寫 Summary 的,卻發現好多都還沒讀完啊!

過濾器可以設定多重條件,而每個條件之間的關係可以是 And(兩個條件都需滿足)或 Or(兩個條件擇一滿足)。當然可以設定不只兩個條件啦!

前述的條件是可以一直加的,你可以設定

「條件 1 」「以及/或者」「條件 2」。

比如我可以設定一個新視圖叫「真的讀完但拖延沒寫總結」,然後設定成文章顯示的條件是

  • 「Status(狀態) Is(是) Finished(已讀完)」
  • And (並且)
  • 「Summary(總結) Is Empty(沒內容)」

這個視圖就能呈現所有拖延症的結果,慢慢完成吧!

如果你的拖延症真的太嚴重,你也可以把新視圖叫「要不拖延沒讀完,要不拖延沒寫總結」,然後設定為:

  • 「Status(狀態) Is(是) Finished(已讀完)」
  • Or (或者)
  • 「Summary(總結) Is Empty(沒內容)」

這樣,只要兩者其一沒有完成,都會顯示。

後記

這就是簡單的資料庫操作,如果你常用 Excel 也不陌生,但 Notion 讓這些操作可以用在筆記中,你以後就很容易在上千篇筆記中搜尋寫過的東西了,在 Evernote 裡只用搜尋實在不夠啊!

如果你也感興趣,按下這個連結註冊使用 (https://www.notion.so/?r=8101d68888014d77b47eeb378cc57ce0),你如果註冊成功,我明年能省點錢(因為今年已經繳錢了),你註冊以後也可以照辦,找進一個朋友就享一個月免費,算是很大方的。

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