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Tagspaces + Google Drive 讓硬碟有效率 知識庫更有力!

卡片盒知識庫(Zettelkasten)讓你從筆記升級成高效個人知識庫,但塞不進卡片盒知識庫的文件,怎麼整理才能有效率的找到呢?是時候從檔案夾進步到標籤的時候了!

半封城期間,我照網上食譜做的梅乾菜扣肉

德國社會學家盧曼發展出的卡片盒知識庫(Zettelkasten)讓我們可以用簡單的筆記工具組織一個「外接大腦」(如果你還不太清楚卡片盒知識庫是什麼,請先參考拙文,但用 RemNote 就不用自己製作啦!)。

https://medium.com/simpro/zettelkatson-by-notion-part1-b2ba0cee20e2

卡片盒知識庫強調記錄「我的」學習、思考、實踐「心得」,而不是「別人的」參考素材。

例如:我找到阿基師的「梅乾菜扣肉」食譜,閱讀後有感受,接下來我成功烹調,感到滿意。

因為這是「我的」知識庫:

  • 「要」記錄下閱讀、烹飪時「我的」感受與發現;
  • 「不要」抄寫「阿基師的」食譜原文。

多數公共發行資料都有人編目了

假設你用 1000 張卡片編出一個有組織的個人知識庫時,你可能閱讀了 100 本書、文章、新聞 … 等(不可能都塞進筆記吧,那等於自建圖書館啊)以及閱讀時的思考,當你的外接大腦有組織時,所讀的原文也要有組織,不然下次可能就找不到了。

還好,絕大多數的參考文件都是已經組織好了:

  • 書籍有 ISBN,在圖書館網站、書店網站都有
  • 雜誌也都有編目,如雜誌名稱/卷數/集數
  • 網文直接貼網址即可

只要是公共出版的文件,日後找到都不難。

可惜你大多數文件不是公共發行的

說的就是你的硬碟!如果你不去組織,它就是一個雜亂的儲物間,例如:

  • 我收到的情書(或是寫的情書)
  • 屬下寫的報告
  • 客戶提案(改版數十次,同樣名稱每個都號稱最後一版)
  • 沒有公共出版的書籍(長輩自己出的自傳等…)
  • 限時下載下次就關閉的檔案(連回去也找不到了)

對於上班多年的人來說,你的硬碟放著千變萬化的資料,每年倍數增大,是不是越來越難找到?

隨著數位科技發達,更多人透過 Email、Google Drive、Dropbox、Line、Slack 或 Telegram 發檔案給你,檔案名稱千奇百怪,甚至從檔名無法猜出裡面寫了什麼,從前只要整理你的電腦硬碟,現在要管無數個硬碟!

我常覺得「我需要個人版 Google」!

為什麼要這麼整潔?因為,當你要在知識庫引用某份資料時,總要有一條位址讓你點擊就打開原件吧!所以還是得要整理一下啊!

檔案夾 VS 標籤

Tagspaces 這個工具,它是開源的免費軟體,當然也有付費版

電腦硬碟、雲端硬碟都使用「檔案夾」的概念,比如你把「梅干扣肉」食譜放在「蔬菜料理」檔案夾中,這個檔案就不能放進「豬肉料理」、「配飯食譜」、「客家料理」檔案夾中。多年後想到這道食譜時,你用客家菜、配飯菜、豬肉這些線索都找不到它,因為當初塞檔案夾時腦中想到的是「它跟紅燒肉不同的就是有梅乾菜啊!」。

這就是為什麼檔案歸檔時明明很清楚,以後卻很難找到的原因,因為現在的我們與當時歸檔時觀念已經改變了。

但是如果用「標籤」(Tags)就沒這個問題,「梅干扣肉」這道菜可打上 #蔬菜料理#豬肉料理#配飯食譜#客家料理的標籤,未來就算觀念大大不同,但想起任何一個線索都能搜到它。

Tagspaces 顧名思義就是用大量標籤(Tags)整理你的空間(Spaces)的工具,有了標籤,就可以多維度搜尋,跟我用來整理知識庫的 RemNote 軟體相同,搜尋很快,釋放你的大腦做更重要的事。

https://medium.com/simpro/zettelkatson-by-notion-part1-b2ba0cee20e2

我覺得大腦用來記憶太浪費了,它明明是超強的 CPU 可以產生智慧,但拿來記憶,就是把它當硬碟用,只是個倉庫啊!

Tagspaces 當然不止加標籤這一個功能,它也是:

- 檔案管理器:新增、搬移、刪除、更名檔案/檔案夾等功能;
- 檔案瀏覽器:常見的檔案格式不需打開就可以預覽、修改;
- 文件編輯器:可新增、編輯 MarkDown 文件,用純文字可達到類似 Word 的編排;
- 簡單圖片瀏覽器:對於圖片可以做簡單的處理。

我覺得可以用它取代電腦的「檔案總管」。

標籤能永久有效嗎?

很多軟體可以在檔案上加上自己的標註(或說明、色彩…),但只在那套軟體中,離開就不見了。

我能理解這公司希望我忠誠,所以讓別家都找不到標籤,但如果這家軟體公司「有個三長兩短」,我的標籤不就不見了嗎?

整理知識庫是一生的工程,別賭某公司永遠存在,我們應該會活得比所有現在如日中天的企業更久,這個系統要一生都能用。

Tagspaces 想到了,它的做法非常簡單,永遠不會丟,它直接把標籤加註在檔案名稱上!也就是說,當你從 Tagspaces 裡面幫一個檔案拖放 2 個標籤時,它其實在背後幫你把檔案名稱改名 2 次。

比如檔案名稱是 梅干扣肉.doc

  • 很簡單的在左方標籤組中選擇「蔬菜」、「豬肉」、「客家」、「配飯」後,拖放到 梅干扣肉.doc 上,完成打標籤
  • 在 Tagspaces 裡面看,它還是 梅干扣肉.doc
  • 但打開電腦檔案夾,它變成 梅干扣肉[蔬菜 豬肉 客家 配飯].doc

方括號裡就是你的標籤,就算有一天 Tagspaces 有個「三長兩短」,也很容易一眼看出有哪些標籤,你的努力不會白費!

規劃你自己的一套「標籤空間」

Tagspaces 只提供「桌面版」,有 Windows, Mac, Linux, Android 和 iOS 版本,就是沒有「雲端版」。

好處是,你不必擔心 Web 版提供者偷看你的檔案。

壞處是,如果你的電腦不支援就無法使用了。

我想原因也不是為了個人隱私…這類考量,其實是,雲端版需要提供雲端空間的,那麼這家公司就得租用 Server 讓你使用,這樣它就不能是免費的,所以很多 Open Source 的軟體都沒有雲端版,Tagspaces 的企業版也提供雲端服務,使用者付費嘛!

  • Windows 和 Mac 完全支援:用 Google 免費下載的「備份與同步」軟體,把雲端檔案同步下來貼標籤,再同步回去即可;
  • Linux (Ubuntu) 完全支援:沒有 Linux 版本的「備份與同步」軟體,但 Linux 內建的虛擬硬碟就能下載貼標籤;
  • 32 bit Windows 不支援:我有一台 Acer One 10 小型筆記本電腦,因 Tagspaces 沒有 32 bit 版本,所以殘念;
  • Android 部分支援:如果只是把 Android 下載檔案的名字修改是沒問題的,但 Android 檔案夾的那些檔案無法跟 Android 版的 Google Drive 同步,就是是個孤島;
  • Chromebook 部分支援:Chromebook 可裝 Android 版,問題跟 Android 一樣。

當然使用 Chromebook 和 32 bit 電腦的人是少數,我想大多數人使用 Tagspaces 是沒有問題的。

讓 Chromebook 和 Android 也能同步

雖然台灣用 Chromebook 的人不多,但是用 Android 的人則~~非常多!而我在家多用 Chromebook(還有一台在美國來台空運路上),私心覺得它們不支援 Tagspaces 對我來說太麻煩了,所以找了解法。

它的問題是:

  • Chromebook 可裝 Chrome、Android,和 Linux App,而且 3 個系統的 App 可在同個桌面上用!厲害吧!但表面如此,其實它把硬碟切成 3 塊,檔案系統彼此分開,因此,Chromebook 自帶了 Google Drive,但它不能同步 Android 和 Linux 的檔案,因為中間隔著城牆。
  • Google Drive 的 Android 版 App 可說是個專用雲端瀏覽器,跟 Android 檔案夾不相連。檔案在 Google Drive ⇔ Android 之間移動,要「下載」和「上傳」,沒有「同步」這回事。也是因為這樣,這些 Google Drive 檔案才沒塞爆你的手機。
  • Tagspaces 的 Android 版 App 只能看到 Android 的檔案系統,看不到 Chromebook、Android 或 Linux 的 Google Drive。
  • 因為這些重重關卡,只有 Android 版的 Tagspaces 沒辦法同步。

那我們就來解決 Android 同步的問題吧!

同步方法 1:使用 AutoSync For Google Drive

https://medium.com/simpro/zettelkatson-by-notion-part1-b2ba0cee20e2

我測試了「Autosync For Google Drive」 App 後,它確實可以把選定的 Android 檔案夾與 Google Drive 直接同步。

既然 Chromebook 上附屬的 Android 可以使用,當然純 Android 手機也能使用咯!本題解決!

免費版只能同步一個檔案夾,付費版(DriveSync Ultimate)則可在多個 Android 設備上同步多個 Google Drive 帳號。

對我這個 Chromebook 愛好者來說,付 NTD$ 320 得到這麼多的方便我是願意的啊!(其實應該由 Google 或 Tagspaces 提供,但人家沒收錢怎麼好意思要求這麼多呢?)

同步方法 2:使用 Syncthing

https://medium.com/simpro/zettelkatson-by-notion-part1-b2ba0cee20e2

如果你很習慣開源軟體很 Geeky 的風格,也喜歡爬文解決問題,那麼文章貼出後朋友建議的 Syncthing 一毛都不用,而且速度快得驚人。

我上網爬文後發現,在公共雲端硬碟都因為某些原因無法繼續開下去的強國,想要同步這是最好的方法,你可以用 Syncthing 自己建立自己的 Google Drive 了!

剛開始使用起來是有點複雜,讓我們後面再來談如何使用吧!

如果有好多個 Google Drive 怎麼辦?

Google 可以同時使用好幾個帳號,從前的 Google Drive 本機同步軟體只能同步一個帳號,如果有多個就沒辦法。

Google Drive 提供兩種不同的本機同步方法

其實 Google Drive 提供兩種本機軟體,一種叫做「雲端硬碟電腦版」,只能跟一個帳號同步,概念類似 Chromebook,安裝後會出現一個虛擬硬碟「G: Google Drive」,但它其實沒有下載檔案,只是同步了這些檔案的名稱,有任何變動時就立刻去雲端同步。

另一種「備份與同步」軟體,則是真的把檔案下載一份在電腦中,這種方式,你可以同時同步好幾個帳號。

同時同步 3 個不同的 Google Drive 帳號

我有 3 個常用的 Google Drive 帳號,就同時開 3 個「備份與同步」,再對同步下來的檔案使用 Tagspaces 改名即可。

在 Windows 裡就會看到 3 個不同的 GDrive 同步檔案夾

這讓跨帳號整理變得很方便,原本把一個檔案上傳到 A 帳號後想移到 B 帳號很困難,而同時同步 A/B 兩個帳號,就只要從 A 檔案夾剪下,去 B 檔案夾貼上即可。

同步標籤組

它沒有雲端版,這也表示你在 A 電腦設立好的標籤組無法與 B 電腦同步!

而在你有了 Tagspaces 這麼方便的工具之後,可想而知會建立一大堆標籤,這些標籤用「標籤組」的形式呈現,那麼要怎麼讓每台電腦的標籤組相同呢?

在標籤庫上按下「匯出標籤庫」的按鈕,它會把整個標籤庫存成 tag-library [tagspaces yyyymmdd_hhmmss].json 的這樣一個檔案,再到另一台電腦按下「匯入標籤庫」就同步了。

沒事就要更新會不會很麻煩?

經驗是這樣的,通常在剛開始使用時會不停更新,但使用一陣子後,常用標籤就固定了,此時很久才會更新,所以這種手動同步並不會常常發生。

我的做法是在 Google Drive 裡開一個檔案夾叫 Tagspace_Sync 的檔案夾,只要在任何一台電腦有更新,就輸出並存進這個檔案夾,另一台電腦匯入即可,反正它會按照時間排,選最新的那個即可。

未來呢?

疫情期間,我花了一天同步雲端檔案到電腦、在不同帳號間搬動檔案(夾)、製作標籤組、把需要的檔案打上標籤,覺得這是很適合半封城期間做的工作,非常磨時間。

你有一套清晰的檔案系統,以後你的閱讀、學習、創作就會很有系統,有了完整的標籤,搜尋也非常快速,省下未來無數時間。

最近 Google 相簿開始限制空間,你可能會想不用 Google Drive 了,買一套 NAS 把所有檔案都搬進去吧!

對 Tagspaces 來說也不是問題,就把現在同步 Google Drive 的幾個檔案夾放進你的硬碟去就好了,所有標籤依然能夠使用。

如果你有什麼好方法,也請告訴我,知識庫整理是一生大事,學習別人的經驗很重要!

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