如何分辨 筆記軟體 門派

談「卡片筆記法」時，它其實是一種知識庫建立的方法，但總有朋友把它跟各種 筆記軟體 混在一起：

• 有朋友說「我都用蘋果備忘錄能同步即可」，這是誤會了「筆記」和「知識庫」的差異。
• 也有朋友問我 Notion 和知識庫不同在哪裡？這是誤會了「資料庫」和「知識庫」的差異。

難道知識庫不能用 Notion 或蘋果備忘錄達成嗎？其實可以的，但你如果有經驗要栓緊一顆螺絲卻沒有起子時，你可以用錢幣、刀片、湯匙… 各種方法來達成，但工具用錯就很吃力啊！

下面我們來分辨它們的差異。

這裡有個把所有筆記軟體放在一起比較的網站，想深入探討可以看看

我這麼分類 筆記軟體

這不是什麼科學分類，是一位筆記控從 30 年經驗裡推敲出來的，有這麼幾個大分類。

• 文字編輯器
• 有目錄的文字編輯器
• 文字編輯器加資料庫
• 卡片筆記法（Zettelkasten）

把文字編輯器當作 筆記軟體

如：Word、Google Doc，心智圖軟體（如 Xmind）。工程師，會用寫程式的 Notepad++、Sublime、Atom。

這種筆記只能存成單獨檔案，因為系統常不懂中文、符號，但又要在看檔名時猜到內文說什麼…等原因，你只能發揮密碼學知識取檔名，例如：

「20221128_Note_NoteToolsComperison_blog.doc」，

這個檔名要把整篇內容抓重點壓縮在一行字裡，你真是摘要大師。

它的問題是無法搜尋內容，結果常找不到某段筆記寫在何處，而且數量多起來時，那麼多檔案，要找到東西可能要讀一個圖書館系學位才能搞定。

有目錄的文字編輯器

如：Evernote、GoogleKeep、SimpleNote（由 WordPress 開發）、蘋果備忘錄。

筆記是一天到晚在書寫的，總不能老是在取檔名啊！它們解決了這個問題 — 不用檔名，寫個標題即可、也可搜尋內文、可用標籤分類、可以「筆記本」為單位整理筆記，這些都解決了筆記多起來找不到的問題。

如果你的目的是：偶爾紀錄單獨的筆記，在需要時找出來，例如會議時寫紀錄及會議後想起決議了什麼，它們已經足夠了。

文字編輯器加資料庫

如：Notion、Airtable 等。

分作兩個部分，在筆記功能上跟眾多筆記軟體雷同。

但資料庫部分就很強大了，你可以在資料庫裡寫公式，可以處理簡單數據，讓我們像用 Excel 一樣用資料庫，而不用 SQL 語言。你可以用它們開發簡單的小 App，省下買/下載某些輕量使用 App 的錢（及個資外洩問題）。

功能複雜且強大，如果個人或小團隊使用，非常合適。

1. Notion 可以為一個專案開獨立的 Work Space，分享給團隊編輯，就像共享公布欄；
2. 代替簡單的 Office 工作，因為它的文件頁面單純易讀，不能改字型不會浪費時間在美化格式；
3. 收集同質性資料，例如電話簿，每筆都有姓名、電話、地址等相同欄位的資料；
4. 網頁文章全文摘錄，因為 Notion Clipper 可把整篇文章摘下，要保存整篇文章時好用；
5. 小數據分析，把不多的數據拉進來，用它好用的篩選、排序很容易分析決策，不過數據量太多它就不擅長了；
6. 網路硬碟，如果分享 Google Drive 會搞不清楚檔名是什麼，但在 Notion 可以幫你的檔案加上大量的說明，是個很棒的網路硬碟。

Notion 功能很多，常會有「能取代一切」的錯覺，它的弱點應是多功能、免學習：

• 小專案用 Notion 管很好，如果專案複雜，團隊人多，因為它的複雜，常常團隊問你的問題不是專案內容，而是如何使用 Notion。這時，專用軟體功能少，反而會專注在解決問題。
• Notion 隨手就可以拉資料庫，後續會麻煩。比如圖書清單，輸入 100 本後發現紙本書號 ISBN 外還有個電子書號 eISBN！現在修改 100 本都要改。如果你還不是很懂這個領域，邊做邊改非常麻煩。

當年 Evernote 出現在市場時，人人都累積了幾千篇筆記，以自己有很多筆記為榮，不過這些筆記有多少成為你的養分？我的是多數埋進「筆記墳場」了；未來我們在 Notion 裡可能有幾千個再也不看也不記得內容的「資料庫墳場」。

愛寫筆記卻建了上千篇“筆記墳場”嗎？學會 卡片盒筆記法 讓筆記有效

卡片 筆記 法（Zettelkasten）

如：Obsidian、Roam、RemNote、Logseq 等，是不是有點陌生？

它們可以很精緻地在筆記間產生雙向連結：

• 要把 A 筆記第一句話下連到 B 筆記第二段，我不用先去 B 筆記把第二段建立「錨點」（Word 作法），而是把 A 筆記第二段增加連結，就跳出搜尋，輸入 B 第二段關鍵字就可以連結了；
• 把 A 連到 B 時，B 同時也產生連回 A 筆記的連結，未來這兩篇筆記就彼此產生關聯了；
• 不只連到第二段，可能連到 B 筆記第二段的第三行，第 10 個字；
• 可以直接把 B 筆記第二段標題整段話直接引用到 A 筆記…

這種連來連去的功能是為了學習特化的，因為當我還不會時，會盲人摸象的一片片把看到的知識碎片組合起來，它的特色是「摸著石頭過河」，這種連來連去讓我可以慢慢整理知識。你可以說這是一種「消化知識的技術」，軟體只是工具，背後是有一套操作法的，剛開始我沒搞懂這段，所以越用越迷糊。

盧曼的 Zettelkasten 或許不容易從維基百科學會，看這篇 《愛寫筆記卻建了上千篇“筆記墳場”嗎？學會 卡片盒筆記法 讓筆記有效》

以前知識庫是學術界的工具，教授們的大腦就是生產工具，他們是「知識工作者」，需要好的知識處理工具。

21 世紀的現在，新趨勢來得很快，新到來不及出書，如果你會盲人摸象的處理知識，你就站在浪頭前端；如果不會，等你搞清楚發生什麼事，已經船過水無痕了。結果我們每個人都成了「知識工作者」，原本很冷門的知識庫突然受歡迎了。

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如何篩選？

朋友說，有個介紹 Roam 的影片看起來跟 Notion 差不多啊？它們是不是定位相同？這題也常在 Google 搜尋看到，很多人搜「Notion 和 RemNote 選哪個？」。

搜尋這個答案的人應是想：我要哪個「筆記軟體」。都是筆記，不同用途就用不同軟體，沒有誰比較好啊！就像你不會因為菜刀比牛排刀利，所以問「菜刀和牛排刀選哪個？」吧！

Notion 剛開始應該是要接收從 Evernote 逃出來的用戶，給他資料庫功能。

但現在他們把各種想得到的功能全塞進去了，如果不嫌麻煩，手機裡大多數 App 都可以刪除，它就是可以組成任何東西的樂高。

知識庫雖然也有些方便功能，比如把文字變成待辦事項（Todo List）、Calendar，但都圍繞著知識處理，不是通用性軟體。

這令我想起有個日本老人退休後沒事，把 Excel 每一格縮得小小的分別填色畫出驚人的作品，就算看了這個新聞，你應該不會覺得 Excel 是繪圖軟體吧？

到這裡，你就可以從你的目的搞清楚你需要的是筆記、資料庫，還是知識庫。

軟體種類\需求	雜記	高頻使用	易檢索	數據分析	學習歸納
文字處理器	可	麻煩	難	無	無
文字處理器 + 目錄	可	方便	普通	無	不便
文字處理區 + 資料庫	可	方便	普通	強	不便
個人知識庫	可	方便	強	無	強

• 如果你需要一個萬用的空間塞進所有內容，也不畏懼用 Excel 公式，對技術不怕，Notion 是你的選擇，它的數據分析很方便；
• 如果你很有好奇心、工作需要見解及洞見、身為研究生或從事學術工作，你需要能幫你研究學習套餐，「Notion/Excel + 個人知識庫」是很好的組合；
• 如果你的工作沒需要提出見解、不愛學習、對研究沒興趣，GoogleKeep、蘋果備忘錄、SimpleNote 適合你拿來當便條紙；
• 如果你連記下事情都不用，那文字處理器就夠了；
• 如果你使用生成式 AI 如 ChatGPT，你會發現跟它對談跟上課差不多，對於知識整理、歸納、外連，個人知識庫對你非常有用（2023/05/19 補充）。

個人知識庫不會適合每個人，如果適合你，這篇文章《知識庫軟體怎麼選？》告訴你如何從眾多知識庫軟體中選擇一套合適自己的。
如果你想要使用看看 RemNote，這篇 Step By Step 用 RemNote 建立個人知識庫 對你應該有幫助！