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用 PDCA 筆記術轉動多個 Notion 專案

Notion 可用 Kanban 同時顯示多個專案,又能在數據庫裡寫公式,但你是否覺得專案卡卡?嗯!它太複雜,且看板難以追蹤細節!我用「 PDCA 筆記術」結合「Kanban」,讓時間、品質更好追蹤,多個專案也能轉動起來!

團隊用 Kanban 加上 PDCA 筆記術,讓每個人更能看到全貌及細節,站穩自己的位置,團隊更強。
團隊用 Kanban 加上 PDCA 筆記術,讓每個人更能看到全貌及細節,站穩自己的位置,團隊更強。Photo by Pascal Swier on Unsplash

如果你在 Google Trends 中搜尋「 PDCA 」和「專案管理」,會發現更多人想理解 PDCA 是什麼,其實你去搜尋一下就會發現 PDCA 觀念簡單又能解決一切問題,這不是太好了嗎?

PDCA 我懂啊!等我有時間就做!

我從事產品開發及專案管理多年,不管是傳統的 Waterfall 或是現在的 Agile,專案管理有一大本知識(PMBOK,A Guide to the Project Management Body of Knowledge)要學,很難讓團隊每個成員都掌握觀念,同步「進度」,更別說 PDCA 管理「品質」這麼高的要求了。

我還嘗試讓孩子用來做學習專案,不過真的太難了。

日本 PDCA 顧問岡村拓朗發現,大家都「知道」 PDCA 好,卻很少人「做到」用 PDCA 改善問題,所以他寫了《讓自己快速進化的PDCA筆記術:每天五分鐘,利用筆記╳四條線,讓你杜絕瞎忙、縮短工時、解決難題、持續成長》,強調「每日 5 分鐘寫 PDCA 筆記」的簡單方法,讓你能「做到」用 PDCA 讓自己或團隊成功。

有了這麽簡單的概念,你不用等到有時間,現在就可以開始了。

但且慢,岡村先生的著作有些地方補強一下更好:

  • 他推廣「 PDCA 筆記術」,專案只帶過:現代的工作很少跟專案無關的,但他有關專案管理的部份只有幾頁。
  • 他不推薦用電腦,而是用 A4 筆記本:紙張是藝術載體,卻不是好工具,它難以檢索、保存、備份、分享,提高效能。

還好 Notion 很容易可將敏捷專案管理的「看板」(Kanban)和 PDCA 筆記結合,岡村先生說他用 Evernote 所以放棄了,那就由我來解決吧!(選擇工具很重要)

PDCA 筆記術 轉動個人行事曆 轉不動專案

岡村先生的 PDCA 筆記法相當簡單,建議你去買一本他的著作,很薄的一本小書,加上日本人特有的簡化寫作方式,很易讀。

岡村每日 PDCA 筆記,取代行事曆的好方法

但如果你還沒時間讀,我簡單整理。

岡村先生用 A4 筆記本,每日寫上今日主題,對自己的期望,然後分四欄,分別是 PDCA :

  • Plan 寫下你今天打算做些什麼事,不是很完整的計畫書,而是簡單的像 Todo 那樣的一句話;
  • Do 是執行後獲得的事實,這裡不加任何情緒、評斷、形容詞,就只是寫下事實;
  • Check 是對於執行的結果,覺得好、不好、太好… 這裡寫下對你行為所得事實的思考;
  • Act 是如果並不滿意,打算如何改善?而這改善或許是明天的 P。
如何寫每日 PDCA 筆記?
如何寫每日 PDCA 筆記?(Source:Uncle6

因為要寫下從早到晚每個小時的計畫、行動,而且每件事要寫上回顧,真要 A4 才夠大。

跟一般 PDCA 的書籍不同的是岡村先生的迭代頻率,他不是用週、月、季,而是以每日做為迭代的基本單位。理由很棒,完全無法抗拒:

  • 每次 PDCA 迭代(循環一次)都會進步一點點;
  • 如果每週迭代一次,一年進步 52 次;
  • 但每日迭代一次,一年進步 365 次。

雖然 PDCA 是別人的發明,他卻抓住人類心理竅門,因而能持續,終於成功而能寫出這本書。他沒告訴我們 PDCA 怎麼做,而是像《原子習慣》般用各種角度告訴我們把迭代形成「習慣」的方法;而另一方面,「每日」的頻率讓我們很容易持續下去,所以能幫助「實行」。

想想看,如果是每週一次,我們不小心就忘記了「既然上次都忘了,這次也跳過吧!」結果是無法實行。

他的書並不是教我們如何做專案或讓事業更向上,只是很簡單地把 Google Calendar(或其他品牌行事曆) 改成用「 PDCA Calendar」,例如:原本要跟供應商開會

  • P 排定了「10:30 與供應商開會」(如果只用行事曆,就只到這裡了)
  • D 可以記錄是否準時?誰出席了?做成什麼結論?這些會議的事實
  • C 你對會議結果滿意嗎?我要求的降價在這次會議中沒達成,我覺得可以藉由擴大採購量要求降價;
  • A 明天修改採購量再與對方接洽。

如果你用 Google Calendar 我們一日排進去的都是「P」。那 D、C、A 呢?當然也有,可能把 D 寫在「會議記錄」中,C 寫在「筆記本」中……

一件事紀錄分散各處,就忘記追蹤,更沒有 A 的改進了,難怪公司/個人的成長緩慢呢。

有時候讓員工去開個會,回來時問他「會議如何了?」

「會議開完了」、「茶點很不錯」、「對方窗口長得很正」、「辦公室很豪華」,然後追問他細節,他才「回憶」會議中發生的事情,身為管理者是不是很無奈?

用行事曆和用 PDCA 筆記代替行事曆的差異
用行事曆和用 PDCA 筆記代替行事曆的差異(Source:Uncle6

其實他只要把 Google Calendar 換成 PDCA 筆記本,一件事情的處理狀況一目了然,而且為了填滿每一格,就想辦法一步步逼近目標,訓練他成為有效率、有品質的員工。

對我們自己也很有用。

岡村拓朗的專案 PDCA 筆記,就沒有個人的那麼合用

雖然在個人行事曆規劃上是個很棒的工具,但是他提到專案應用時就覺得不足了。

如何寫專案 PDCA 筆記?
這是按照岡村書上的圖重繪,如何寫專案 PDCA 筆記?(Source:Uncle6

如果你做過專案,就會發現這圖有點問題,專案有很多分項,如果每天要把今天專案要執行的所有任務寫上去會很麻煩。

除非:

  1. 身為專案經理只需寫個整體總結,專案管理有另一個文件:筆記和管理分開兩個文件,也太繁瑣了。而且身為專案經理,我不知道細節,等老闆質詢就慘了。
  2. 身為專案組成員,只管好自己部份即可。

現在去公司上班很少只參與(管理)一個專案,通常會忙翻,如果有朝一日要去找專案的紀錄,像這種含糊的筆記也找不到什麼。

其實,如果有好多個專案組成員,每個人的 PDCA 筆記匯集成,不就是專案的 PDCA 筆記嗎!

岡村書中沒提到「協作」,可能跟成書年代有關,從前在 Chrome 問世前,協作功能非常貴,只能各管各的。

用 Notion 加 PDCA 筆記術讓專案也轉動起來

Notion 可以用 Board View 來建立好多個專案看板,每個專案裡可以設定很多「任務」,藉由「分組」(Group),可以在同一個看板上分組檢視多個專案下的任務,不易搞混。每個任務也能展開成一頁筆記,方便紀錄執行事項,對專案紀錄非常好。

但好工具錯用更麻煩:

  • 每個人的筆記千奇百怪,有時候展開筆記不知道他在寫什麼。
  • Notion 的專案是表格,筆記在下一層,如果任務很多時,常常會找不到紀錄寫在哪裡。

我把 Kanban 加入岡村的 PDCA 筆記,做成 Notion 模板。

怎麼使用呢?

▮第一步:下載模板到你自己的 Notion▮

模板在此請用:按下這個連結打開模板,在你自己的 Notion 複製一份

▮第二步:檢視專案列表▮

Kanban 的專案列表
Kanban 的專案列表(Source:Uncle6

先看專案列表,這裡有 2 個已經設定好的專案,分別是 Project 1 / 2。

岡村用很簡單的幾件事來定義一個專案:

  • 名稱:就是專案名稱。
  • 終點:一個專案總有結束的時候,這個條件是什麼?每增加一個任務都要回來看是否朝向這個終點邁進。
  • 重點1、2、3:我很喜歡這個表示法,當我們有很多專案時,會忘了每個專案做什麼,或者記不起重點,如果只准寫 3 個重點,會逼著我們提綱挈領,就更容易掌握。

▮第三步:用 PDCA 筆記來撰寫執行日誌▮

如果我們已經是其中某一個專案的專案組成員。

看板頁簽中每一塊都是一個任務,打開就可以用 PDCA 筆記撰寫日誌
看板頁簽中每一塊都是一個任務,打開就可以用 PDCA 筆記撰寫日誌(Source:Uncle6

我會到專案看板下的「看板」頁籤來看每個任務執行的「進度」,哪些在進行?哪些遇到困難?就算只是一個成員,也可以知道別人的狀況。

看板頁簽中每一塊都是一個任務,打開就可以用 PDCA 筆記撰寫日誌
看板頁簽中每一塊都是一個任務,打開就可以用 PDCA 筆記撰寫日誌(Source:Uncle6

我也可以用「甘特圖」頁籤來看每個任務的執行計畫時間,我點開「project 1 Task 4」這個任務時,會看到:

PDCA Daily Journal 模板

點它打開就會產生寫 PDCA 筆記的欄位。

點擊可以打開一個 PDCA 日誌的模板
點擊可以打開一個 PDCA 日誌的模板(Source:Uncle6
這個 PDCA Daily Journal 設定成自動跟這個任務產生關聯
這個 PDCA Daily Journal 設定成自動跟這個任務產生關聯(Source:Uncle6

就可以在這個欄位裡寫下專案執行細節了。

在 PDCA Daily Journal 裡寫下任務執行日誌
在 PDCA Daily Journal 裡寫下任務執行日誌(Source:Uncle6

在欄位下方新增一條紀錄,選擇日期,這個紀錄會自動與這一個任務相關。

例如我對前面的例子:P)前一天與供應商會議,D)卻沒達到壓低價格的目的,所以C)認為提高訂單數量可以談價錢;A)需要安排。所以安排 P)第二天提高訂單數量來壓價格。這裡是個跨 2 日的 PDCA 迭代,你可以看到:

  • 紀錄會自動放在「Project 1 Task 4」下,也就是在專案中一個任務,但執行者可能要經過很多努力及迭代才能成功,你可以看到一次次的迭代過程;
  • 因為不是紙本而是用 Notion,有什麼 Act 想法,可先在明天的 Do 把這個新計畫寫好,再複製連結到今天的 Act,往後可以追蹤知道整件事執行過程。

▮第四步:第二天早上開始做計畫前▮

PDCA Daily Journal 可以把你埋在任務裡的日誌拉出來,不用鑽進去尋找
PDCA Daily Journal 可以把你埋在任務裡的日誌拉出來,不用鑽進去尋找(Source:Uncle6

每個任務的日誌紀錄在任務筆記裡,那會很瑣碎呢,會不會我要找到一個紀錄要到處翻閱甚至要用搜尋的?

不會的,再往下第的「專案執行日誌」會把你在任務中寫的日誌列出來變成一張表,不用進去找。

  • 前面兩筆 PDCA 筆記已出現在表前面。
  • 過程:藉由今天的 Act 就是明天的 Plan,很容易追蹤過程。
  • 時間:從原任務執行期間來看日誌日期,知道這個任務是否有超過原定期限。
  • 行事曆:Notion 裡,日期可標註到時、分,如果我參加多個專案,打開「今日」頁籤就能看到所有專案在今天要執行的「計畫」(依據昨天的 Act),把時間安排好,我今天的行程就完成了,真的只要 5 分鐘。

這張表解決了 Notion 多層會把紀錄埋在裡面的問題,全部歷史紀錄、今日待辦都一目了然。

▮第五步:那「人生理想」是什麼呢?▮

你會發現第1段是「人生理想」,這跟 PDCA 有什麼關係?(Source:Uncle6

在公司裡,通常我們執行專案是被指派的。

人生不能總是完成別人的專案,我們也有要達成的事,如果這自己的目標遠大,還得靠很多專案共同努力才能完成。

例如:我訂下「30 歲前存夠 1000 萬」這個人生計畫。我沒有 1000 萬遺產,這筆錢只能靠各種方法完成,例如:

  • 上班、接案子來開源;
  • 儲蓄、投資股市、投資房地產來節流
  • 用幫助公司上市快速擴增獎金……。

這些都是專案,多專案加在一起,1000 萬存款的目標就達成了。

不過通常我們沒有把人生理想實際寫下來,這裡是讓我們寫人生目標的,這是岡村的書最終章寫的,他說到為了工作他不停加班,連家庭都忽略了,所以他決定用 PDCA 筆記術來改善人生,他在這裡寫了他的人生理想:

想要打造一個社會,透過老爸自己充滿活力的模樣,告訴孩子為實現夢想而活的重要性。

為此,我會有效率地完成工作,重視與家人相處的時間,朝著自己的夢想邁進,並持續成長。

在接下來的時代中,至少讓這世界上可以多一位帥氣老爸。

  • 我在做每個專案時,要問「這個專案能幫助我達到人生理想嗎?」
  • 我在專案下設定任務時,要問「這個任務能幫助專案達到更好的成果嗎?」
  • 我在執行任務時,要問「這個計畫(P)能幫助任務更快品質更好嗎?」

雖然寫在最後,但這是作者的感嘆,我們每個人一生也應該要好好思考這一題。

尾聲: 總複習

很多人他工作只有「做了」、「未做」兩個狀態,其他的一問三不知,讓管理者非常頭疼,我相信你遇過這種員工。

PDCA 原本是用來做品管的工具,它能讓產品品質越來越改善,剛好比前面那種不知道自己在幹嘛的組員一個思考框架。在這個模板裡,我們用:

  • 看板追蹤狀態:待辦、執行中、暫停中、等待中、完成,就不是只有「做了」、「未做」兩個狀態;
  • 甘特圖追蹤時間:在敏捷專案中常常被挑戰搞不清完成日期的問題,但除了狀態以外,我們還能用它來抓出時間預估;
  • PDCA 筆記追蹤細節:不只「做」還是「沒做」,你可以看出執行這個任務的人有沒有反思,有沒有一直改進來盡量達到專案的目標;
  • PDCA 筆記列表排定一日任務:其實不只一日,可以排定整週、月的行事曆,而且每個你所執行的都是前一次迭代訂下的改進方案。

我發現,從前受傳統 Waterfall 專案管理影響,會想鉅細靡遺地把專案拆成一層一層的任務,彷彿都搞定了很安心,其實都是假的。

但如果團隊都用 PDCA 筆記來日日迭代,其實不需要拆太細,每個成員都會在執行過程中自己拆,跟傳統 Project 在未執行前幻想發生的過程不同,這是真正遇到問題時的修改,當然會更有效率且實際地解決問題。

希望我們跟岡村一樣,藉由 PDCA 有更多時間留給人生更重要的事情,工作只是人生的一小部分啊!

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