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我學習時間管理的歷程

學校不教我們時間管理,只是把一天拆成八堂課,晚上還有補習班,於是當我們面臨沒有上下課鐘聲,只有打卡鐘的時候,突然我們就不知所措了,然後,隨著 Digital nomad 流行,連打卡鐘也沒有了。

工業革命創造的學校教育教我們聽打鐘時間作息,卻沒教我們萬一沒有打卡鐘時該怎麼辦 (照片來源:by Cliff Johnson on Unsplash)

《把時間留給最重要的事》

當我不知所措時,就跑到誠品去找書,經過一番挑選,我找到一本《把時間留給最重要的事》(這裡是簡體版,台灣絕版了,圖書館可能可以找到),德國人 Seiwert 寫的,薄薄一本書,全部都是表格,按照指示,花了兩個禮拜才看完。

後來我才知道這叫做“第四代時間管理”,他提出幾個想法:

  • 時間是無法管理的,能管理的是工作。
  • 時間有限,只該做“應做”的工作。
  • 何為“應做”的工作,要從你一生的目標來評斷。
  • 人生大多會發生的事情是可以預測的,要把跟你相關的人全都規劃進來。

關鍵字是“目標”,或說“人生的使命”。

看完,我不能再同意了,於是我出發找管理工具,Seiwert說的就是本萬用手冊,但是台灣買不到,經過一番搜尋,我找到Franklin Quest(現在被《成功的七種方法》作者Steven Covey併購,改名叫Franklin Covey)這家公司出的萬用手冊,很昂貴,大概有5年的時間,我每年從美國郵購。這個手冊裡給了一些想法:

  • 如Seiwert說的,人生要訂下一個“使命”才不會走偏,但Franklin提出這使命從“價值觀”來,所以,國父的使命是“建立共和”,他應該有個價值觀叫“人生而平等”。
  • 每個人都有不同的“角色”,如我,有兒子、丈夫、爸爸、員工、學習者…,什麼是“應做”的,就看你要用你的哪一種角色來做,如果找不出合適的角色,這工作就該被拋棄。
  • 然後,用“輕重緩急”來分類 (A-重要又緊急、B-重要不緊急、C-緊急不重要、D-不重要不緊急) 然後排進每天的日程中。
  • 盡量讓所有事情都是B級,才有可能管理。

Getting Things Done

前一陣子換了一台Android手機,Franklin Planner有Android版,但台灣無法付費,於是我開始了管理工具的搜索,此時我又發現了一個新的管理方法,叫GTD (Getting Things Done),這是英國版的時間管理,David Allen寫的書,雖然他在書中把別人的管理方法抨擊了一頓,但GTD可以說是第四代時間管理的延續,他不同的部分是提出了幾個概念:

  • 正常工作:依照“環境、時間、精力,和重要性”來排定今天什麼時間做什麼事。
  • 簡單工作:不是每件事情都需要被排進行事暦的,如“打電話給小明”,2分鐘就搞定。他的解決方法是把這件事放在“Next step”中,有2分鐘就做掉一件。
  • 受環境限制工作:不是每件事情都能排進你的行事暦的,比如“買醬油”,你不會特別在5:15出門專門為了買醬油,但是這事情會被你忽略。解決辦法是Context,比如設定“家裡、辦公室、外出、電腦旁…”到了不同的地方,翻開這頁就想起現在可以做什麼事。
  • 複雜工作:不是每件事情都是Task,有些是一連串的工作,比如說“寫一本書”就包含了很多內容,但如果你只在Outlook寫一條“搬家”,會搞不清楚做什麼事,但全部列出來會跟其他工作混在一起。解決辦法是Project。
  • 不確定工作:比如“買遊艇”、“登聖母峰”,這種事情不是一下能辦到,解決方法是Someday。

每件事情都有很多的特性,上述這些Attribute很多是重疊的,如果用紙張來管理會很麻煩,但是在電腦裡只要加上幾個Tag就能解決了,於是很多軟體應運而生,最有名的大概就是Remember the milk,但他要收年費,一年20美元,幾近於搶劫,但別的不是程式有Bug,就是寫的人自己就沒想清楚,我現在用的是一個叫做Doit.im的軟體,它是免費的,有網站版、Android版、和iPhone版,竟然是一家杭州的公司開發的,界面很漂亮,雖然還有些小瑕疵,但還是令人驚艷。

我用Doit.im的軟體,再以“角色”作為Tag,等於把“第四代時間管理”和“GTD”整合在一起用,現在能夠高枕無憂了。

不知台灣是不是不太重視時間管理,還是台灣人腦筋太好不需要,怎麼這些工具在台灣都賣不好呢?

(原載於「科技思作」2011/08/25)


20170817補充: 幾年來,杭州的 Doit.im 收了,我流浪在各種軟體間,包括

  • Astrid,幾乎全功能,但表現太好被雅虎收購以後服務消失了。
  • Any.do: 界面非常簡潔,操作方便,但過於簡單,很難管理專案,而現代人很少有工作只有簡單Task的(那就用「家庭聯絡簿」即可)。
  • Trello: 在使用過於簡單的Any.do期間,我用號稱是專案管理用的 Trello 來做複雜的事,比起MS Project,它是簡單多了,每個任務是一張卡片,在不同 Status 之間拖動,但它缺乏「輕重、緩急」觀念,如果手上有數個專案,早上打開 Trello,會被迎面襲來的「Task 暴風」吹翻,資訊太多時等於沒資訊了。
  • Todoist: 最近用到最好用的工具,有輕重緩急、可用建立「子任務」的方式讓許多任務結合成一個專案、只要把 Task 加上時間就自動與Google Calendar同步,免費版就很好用了,快樂使用中。
跨平臺使用的Todoist,幾乎什麼都能滿足了。
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