學習法工具(四)| 使用《計畫》掌握學習進度

福爾摩斯學習法分作《計畫》、《成果》、《日誌》3 部分,這一篇說明《計畫》。

Estée Janssens on Unsplash
福爾摩斯學習法分作《計畫》、《成果》、《日誌》3 部分,這一篇說明《計畫》。
《計畫》使用「看板」方法(Kanban 這個詞是日本來的,因為整個敏捷思維都跟日本脫不了關係)的模板。「看板」就是在辦公室放塊隔幾格的白板,每張便利貼是一個任務,隨進度推進把便利貼往右邊移動。(圖片來源:Wikimedia Commons)

假如國中 3 年有 8 科,每科有 3 年級,每個年級有 2 冊,每冊有 10 課,則你有:

8 x 3 x 2 x 10 = 480 個任務

這可是一個不小的專案啊!而且每課不是讀完即可,如不能確實掌握,面對大考整合性的題目是束手無策的。假設每課要經過聽課、筆記、整理、複習 4 個步驟才能夠基本掌握,那就是:

480 x 4 = 1920 個步驟

假如可以讀完六冊國文再讀六冊歷史,就是簡單的線性過程。但認知科學證實,國文、歷史、地理各讀一課,這樣跳著讀較容易產生融合,科目間互相索引記憶更鞏固,更容易在需要時取出所學的知識。

近 2000 個進度各異,要是沒有工具,很容易亂了!這也就是為什麼要有《計畫》工具,它幫助學習者管理大量的學習素材。

簡單的看板使用流程

《計畫》工具中把看板分作 7 個「列表」,跟 PDCA 迭代互相對照,讓學習在一再循環改進下變得熟練

▮ 計畫開始

  1. 所有任務塞進任務池:計畫開始時,把全部任務一股腦塞進「任務池」中,你會覺得任務實在太多了,要從何開始啊! 在 Notion 表中狀態為 No Status 的就是任務池。
  2. 所有任務排「權重」:「艾森豪矩陣」用「輕重」當縱軸、「緩急」當橫軸,分成四個象限,所有任務分別放進 A, B, C, D,你就知道誰先誰後。 點開任務卡片可選擇權重。 在 No Status 任務池中打開每張任務卡片來排權重

▮ 每週

  1. 總結上週:一週一次,花一點時間看上周何處需要改進,在下週改進 閱讀《日誌》可知上週的狀態,後面專文講日誌
  2. 本週計畫:依照輕重緩急挑選出本週計畫 將任務拖到「P計畫」。

▮ 每日

  1. 總結昨日:每天早上開工前,問自己昨天做了什麼?今天要做什麼?遇到什麼問題? 閱讀《日誌》即可知道昨天狀態。
  2. 本日計畫:依照檢討結果從周計畫中挑選今天的工作。 勾選任務的「今日」勾選框
  3. 開始學習。

很簡單吧?就是把大批任務拆成小一點的數量,越來越小,直到能夠在一日完成的「顆粒度」,漸漸地就把所有工作完成了。

何不用簡單的任務清單(Check list)?像買菜列清單,買到了打勾不就好了? 
「任務清單」只有「未完成/完成」2 個狀態,雖一目了然,卻沒紀錄該任務到哪個「步驟」,只能強記進度。 學習計劃的「任務」(如:學習一課歷史)通常需要好幾個程序完成,2 個狀態不夠說明;而隨時要查看任務執行狀態,所以完成後消失反而麻煩。 這種複雜的步驟,「看板」比「任務清單」合適。

不同學習進度的卡片移動

在 Notion 中,任務卡片從左往右,用滑鼠按住(手機上用手指)拖動,到要去到的欄位把卡片放下來即可,任務卡片的拖動有幾種不同的狀態:

任務順利完成時的卡片移動

順利完成:這是任務處理的正常程序,「計畫」中的任務拖進「執行」時就是開始學習(學習細節待專文講述「成果」時細說),而「檢核」就是試著用自己的話把所學的說出來或寫出來,如果都能夠掌握,就可移到「完成」,一個學習任務達成了!

學習不順,可能在執行時或檢核時發現問題,未完成,上例中,「補充任務」就是用來解決此問題。

出問題了:如果學習遇到困難,通常是提到部分觀念的科別無法掌握,把任務移到「問題」,這就像你推出的軟體造成閃退,客人客訴產生一個需要追蹤的「問題」(issue management)。

補充任務是該問題的解決方案,包含「原任務」和「需補充的知識」,完成補充任務這問題就解決了。

任務取消了,跳過執行、檢核,放入完成,但不勾選完成。

任務取消:因為學習計畫是隨時變動的,某任務雖然排定,也可能不用執行了,拖到「完成」,加註不需執行的原因,以免有一天自己想到卻忘了怎麼回事。

上面這些流程,一方面指示狀況,一方面保存執行過程,你就很容易知道自己完成了多少,還有多少需要努力。

看板方便變動也可以保存專案過程

學習計畫就是個專案,用專案管理工具來看很合宜。

看板方法有移動方便的好處

從前專案管理愛用「瀑布式」(Waterfall),代表性的「甘特圖」很厲害,一張圖彷彿管理所有任務、執行者、時間、費用,讓老闆有全面掌握計畫的錯覺,但規範得很死,很難大幅修改,結果是沒辦法管住老是變動的人類執行者,所以不太實際。

看板方法則相反,它從左到右是在流程間移動,從上到下是在順序間移動,完全無順序,隨時可變化,非常靈活。

我們在個人化學習攻略時,可以靈活變動很重要,因為 Notion 的每個任務卡片都能夠打開成為一篇文章,你可能就想,那我把所有的筆記都寫在卡片裡好了?

千萬不要!因為靈活變動的看板表示它是沒順序的,你不希望下次拿出筆記複習時發現所有筆記都沒順序吧?

讓《計畫》只負責計畫部分即可,如果點開頁面也不是寫筆記,頂多紀錄這個任務執行上的問題。

接下來我會專文寫《成果》,這才是寫筆記的地方。

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