|

我的 Notion Only 個人敏捷專案管理法實驗

用矽谷流行的 Notion 軟體做好個人化專案、學習的管理,不用裝好幾個軟體。Step by Step 告訴你做法,當然不想做可以直接下載我做好的免費模板使用即可!

2000 年左右,我是億元龐大電信建置案的產品經理,很年輕,爲了不要跟專案經理雞同鴨講,去上了 PMP 課程,就是現在常講的「瀑布式」(Waterfall)專案管理,老師是在 NASA 執行過太空計劃的講師,最後要用微軟 Project 軟體建立計劃的「甘特圖」。

我學過瀑布式專案管理

瀑布式專案管理規劃非常愉快,好像 1 天就看到 3 年後專案完成的美景,它管到每件事、人、時、預算…,鉅細靡遺,精確到小時,非常棒!

可惜人非常不擅長預估,所以這份規劃一定錯。

而且人會懶、會生病、會倦勤、會吵架、會離職、會作出品質不良的作品…所以,有關人的事情都是「唯一不變的就是變」,每天都要改。

但精密像瑞士表的瀑布式專案管理,環環相扣容不下大變化,常常團隊要改,專案經理勸別改,甚至改就要罰錢,造成專案執行非常不愉快

毫無疑問每個專案都充滿「未知」,但瀑布式卻以「全知」的態度來面對,它用管理工廠機器運作的方法管理人。

年輕時聽過詹宏志先生的一席演講,他說(大意如此,原話不記得):「如果 20 歲的我定了一個計劃,而 30 歲的我按照那計劃達成了,就像一個比較世故、比較有經驗的人聽一個剛剛大學畢業的人的話。」那時剛學 PMP 課程的我,這段話好像給了我一棒,很不重聽,但又很有道理。

專案管理是這樣,你去進行一件從來沒人做過的事情,例如福爾摩斯受蘇格蘭場的委託去調查懸案,說了他的猜想「很明顯是 A 殺了 B」,但隨着線索逐漸出現,他越來越能掌握案情,發現 C 的嫌疑更大。

如果你是福爾摩斯,你會按照一開始的猜想繼續把 A 逮捕到案,還是轉向去調查 C 呢?

瀑布式專案管理會這麼說:「阿福,你還是調查 A 吧!已經跟上級報告過了,預算通過了,檢察官已經摩拳擦掌,監獄都已經準備好了,現在首相正在討論要不要重新使用死刑!你現在這樣一改,會計部、人事部同仁都要加班改計劃,而且局長怪罪下來我們擔不起啊!」

很荒謬?我理解人不會像想像那麼完美,那就別做計劃了吧?

可是詹先生說:「但是我們還是要做計劃。」那要怎麼做呢?

做中學的敏捷式專案管理

創業時讀了《精實創業》一書,覺得它宣揚的「敏捷思維」(Agile)的「試錯法」跟人類學習行爲相近,解決了瀑布式的僵固。

它的前提是:

  • 專案充滿未知
  • 人類不擅長預估

試錯法就像學騎腳踏車,要摔幾次才能學會,每一次摔跤都在修正,終究能學會的,所以「反思」在敏捷思維很重要,有了反思才能修正。

這就對了,就像詹先生說的,我們要做個計劃,但敏捷式的計劃做了以後可以改,所以越往前走越精確。

去年,獨自在北京閒來無事,想熟悉練習敏捷開發,用 Scrum 框架,但我不是開發者,所以我定了對文科生超挑戰的目標:

用一個月時間,不上課不買書:

1. 學一無所知的 Python 程式語言

2. 用 Python 學一無所知的大數據

兩個事物均一無所知,既然開發創新產品是未知,學新知識也是未知,那擅長處理未知的 Scrum 應該能搞定學習,達到練習的目的。

我計劃從網海中蒐集攻略(而且在懂它之前根本看不懂攻略說什麼)、教材,拼湊出自己的攻略、撞牆、反思、改進。

結果是效果絕佳,達到《如何閱讀一本書》的那種帶着問題的主動學習,Scrum 學習真好。

用什麼工具達到敏捷專案管理呢?

做中學要有容錯空間,甘特圖這種跟瑞士表一樣精密的工具是沒有容錯空間的,所以敏捷思維中不用了,那要用什麼管理呢?

  • Trello:團隊用這個協作開發,我用來管理自己的進度及調整課表。
  • Git:既然常變,就要做好版本管理,我用來管理練習寫程式內容。
  • Github:同步公司和家中 2 台電腦,一台 Chromebook 一台 Windows,玩法差異很大,我想的是,一個開發團隊好幾人也會有這種異質系統同步的需求。
  • GitBook:開發團隊用這個寫產品使用手冊,我用來寫筆記和記錄變化。
  • Notion:開發團隊每天例會同步,我每天寫日誌自行反省。

感想是:

  1. Scrum 對管理未知真有幫助,但不管開發、學習,這些工具都還不像 Microsoft Project 那樣一站購足地完整管理,而且彼此之間的串接還不夠好。(如果是我太淺,請指正我!)
  2. 用一大套 Scrum 的思維及儀式來管理個人學習(或是專案團隊裏的個人),殺雞用牛刀了,要在那麼多工具裏來來去去的,門檻很高。
  3. 這些工具的同步、流程等蠻複雜,如果執行 5 小時,可能要花半小時在這些工具身上!這對執行效率太不利了。

雖不盡完美,但就已經讓我比從前進步了!

爲了《108課綱》專案學習開發專案管理工具

回台灣,女兒在學校遇到「108課綱式」專案式作業,原來現在的孩子已經要面對專案管理了!但是他們可沒有大人用的管理工具啊!

我把用 Scrum 專案學習的經驗拿來開發了《福爾摩斯學習法》(有興趣敬請移步),可以讓專案化學習簡單一些,但是沒工具怎麼辦?大人做專案有這麼多工具,孩子卻沒有!那,我來開發工具好了!

本想開發 app,後來決定先用 Notion 開發模板,因爲它已經可以在電腦、平板、手機上使用,足夠靈活可以修改客製化、它管理和書寫內容都合適,而且只需要註冊一個帳號,該有的工具都有了。

唯一的問題是你無法一打開 app 就進入管理界面,相較是比較小的問題了。

流程從團隊簡化到個人

Scrum 是有一個固定流程的,符合豐田生產方法的 PDCA 迭代(Plan 計劃, Do 執行, Check 反思, Act 修正)從團隊的角度看到的是:

  • P:在任務池列出所有任務,但沒有順序
  • P:定出一個 Sprint 的計劃,例如一週,從任務池中挑選任務
  • D:開始分工給大家執行→[銜接個人的 P]
  • C:每個 Sprint 結束後進行檢討會議
  • A:依照 Sprint 檢討會議結果修正做法
  • P:再規劃下一個 Sprint,這樣不停迭代。

團隊中的個人 PDCA:

  • P:依照分工,作自己的本日計劃
  • D:執行
  • C:每天早上開立會,用 15 分鐘時間彼此更新,發現問題
  • A:根據立會所得結果調整
  • P:修改個人的本日計劃,這樣不停迭代。

因爲是團隊執行,所以有團隊及個人等級的 PDCA,比較亂,但放在騎腳踏車專案時就很簡單清晰:

  • P:騎一趟吧!
  • D:摔跤
  • C:反思爲何摔跤
  • A:想出(自以爲)可以不摔跤的方法
  • P:依照經驗修改策略後再試一次
  • ………不停迭代

個人學習專案或是個人管理跟別人同步較少,簡化成個人等級,可省下很多複雜,工具就簡單多了。

個人測試結果,停用其他時間管理工具,原本使用 Todoist 來管理待辦事項、Google Calendar 來管理一天的行程,現在,我全部使用自己開發的 Notion 模板來管理,結果是,我覺得不用再付錢給 Todoist 了,Google Calendar 的開啓次數也少了,我可以追蹤所有工作、記錄下一切,而且很久以後都能找到。

在後文有說明製作過程,有興趣可以拉到最下面看!

【操作手冊】

這個 notion 工具的下載連結

下面是 notion 專案管理工具(按此處複製模板),我希望得到你從這裏或FB社團的回饋,好用、疑問或是建議都誠心歡迎。

使用 notion.so 筆記軟體,(按此處下載app)超過試用額度要付費小錢,但完成活動可免費 5 個月,你買了我得 1 月免費,在此先謝。

▸ 盒子裡面有些什麼?

假如你去買了一盒玩具、拼圖、模型、手機,都有一張小紙條告訴你盒子裏有些什麼,這裡也把這個工具的有什麼列出來。

首先要安裝 Notion.so 這個 app,或用電腦連到 Notion.so 的網址(按此處下載app),這是矽谷當紅的筆記軟體。

複製模板以後(按此處複製模板),這個工具就變成你的筆記本中的一篇“文章”。

裡面含有什麼?按下表格左上方的下拉選單,可以且換成不同的視圖

“這是文章?”當你看到這個類似 Trello 看板的畫面,應該很懷疑。

在 Notion 中,“表格”不像別的軟體中只是在紙上畫了線且在裡面放了文字,它是一個資料庫,你可以說這表格有點像 Excel,這表格內可以運算、每一欄塞進不同資料格式、寫程式、以不同的外型出現。

所以“資料庫”可以擁有好幾個不同的“視圖”(Views),這些視圖是以不同的條件選擇某些內容呈現、某些不呈現,但在同一個資料庫中,不論換成哪種視圖,裡面的“資料”是一樣的,假如你在 A 視圖中刪除了“讀第一課”的這項任務,則打開 B 視圖,這個任務也不見了。

如上圖,我設置了下列幾個視圖(V5):

  • 計畫看板:以看板形式呈現,每個任務都是一張“卡片”,依照進度由左拖到右邊。這個視圖的目的是檢查執行進度
  • 日期安排:以月曆形式呈現,“卡片”拖到哪一天,則卡片的“執行日期”會改成那一天。這個視圖的目的是為了分配任務時間
  • 日誌:以表格形式呈現,每個有被賦予時間的卡片,會秀在日誌裏成為一橫列內容。這個視圖的目的是為了看每日有什麼工作
  • 日誌 Today:同上,這個視圖的目的是為了看今天有什麼工作,方便工作時一目了然。
  • 日誌 Yesterday:同上,這個視圖的目的是為了在要規劃今天任務時先看昨天的工作狀況,完成了什麼、沒完成什麼。
在 V4,我在“計畫首頁”放了兩個窗口,上面是《計畫看板》視圖,下面是《日誌》視圖,但現在把所有視圖都搬到一起,原因是:
1、在手機上展開一個任務後,回上層無法回到“計畫首頁”,而是回到資料庫,有些麻煩。
2、Notion 中,雖然上下兩個窗口背後是同一個資料庫,但無法將不同窗口之間的視圖互相複製,未來如果你增加多個你方便的視圖,要搬遷時會變成惡夢。
《計畫看板》所有任務丟在這裡,按下 + New 會新增任務,可從左邊往右邊拖動,Status 會跟著改變。

▸ 計畫開始時,在《計畫看板》

  • 任務列表丟進任務池:把所有的任務都列出來,放在任務池(No Status)中,這裏就是把所有任務先堆在這裏的地方。
  • 分專案:如果有很多不同專案或不同學習科目,在「科目」把它們加上 Tags,會自動顯示不同顏色。
  • 分權重:依照「重要← →不重要」、「緊急← →不緊急」,把所有任務設定爲 ABCD 四個等級。
  • 分角色:你可以以“角色”過濾任務,例如“去KTV狂歡”這個任務是“學生”這個角色不適合的。每個人有哪些角色是固定的,當你去做不屬於你的角色的工作,可能會浪費時間。

▸ 每週開始時 1,在《計畫看板》開始訂立周計畫

  • 設定週計劃:假如一天可以做 3個任務,那就在週一早上,從 No Status 拖 15 個任務到「週計劃」欄。
  • 把日期設為今天:你可以把每週一設為“計畫日”,把剛剛那 15 個被放進“周計畫”的任務先的“執行日期”改成今天,因為下一步我們要安排周計畫,但只有有安排日期的任務會出現在《日期安排》視圖

▸ 每週開始時 2,在《日期安排》分配哪天做些什麼

  • 排定執行日期:把前面的 15 個任務拖到本週不同的日期,就安排好這週的工作了。
比起一個一個改日期,在日期視圖用拖的就能快速改日期,也能看得出來每天有多少任務。

▸ 每日開始時,在《日誌 Yesterday》評估昨日工作狀況

  • 昨日已完成:你可以看到昨天哪些任務完成了,為這些任務填寫 Check,就是對執行它的反思,Act 即有什麼後續任務要進行?
  • 昨日未完成:昨日本來訂定要完成卻未完成的任務,在 Do 裏可以紀錄未完成的原因,然後看要把任務移到哪一天繼續昨,修改任務執行日期,或者如果沒必要了,可以刪除它。
任務在計畫看板是可以任意拖動的,但在日誌裡是固定的,你可以在很久以後看到那天做了什麼事。

▸ 每日開始時,在《計畫看板》或《日誌 Today》

  • 設定本日計劃:從週計劃中找到標示日期為今天的任務拖動到「本日計劃」欄。或者…
  • 在日誌設定本日計畫:因爲今天的任務已經在設定週計劃時設好了,《日誌 Today》中只會顯示標示為今天的任務,在任務「Status」欄改成「本日計劃」也可以。

▸ 每日開始時,在《日誌》

  • 設定優先順序:依照今天的行程,想想哪個先做,哪個後,在「日誌順序」輸入從 0 開始的數字,0 就是第一個做的任務,數字越大越後做。
按下 New 旁下拉箭頭即可新增每日隨手筆記本
  • 每日隨手筆記本:我每天設一個名爲今天日期的任務,例如 :20200329。因爲每天都有突然想到,還不知道屬於哪個任務的點子、記事、感想、會議記錄…,就把它暫時寫在這裏吧!我設好了一個模板,在《日誌 Today》表頭右上方的“New”按鈕旁的向下箭頭按下,就會出現“每日隨手筆記本”,你只需要在“執行日期”那裡選好今日日期,就會在今天所有任務的最上面一列加上它。

▸ 任務開始執行時,在《計畫看板》

  • 把任務卡片拖進「執行」:依照在日誌設置的優先順序,把卡片拖進「執行」,就算你暫時離開一下,回來也知道執行到哪個階段。

▸ 完成一個任務時,在《計畫看板》

  • 任務檢核:如果是小朋友做作業,就是給父母檢查聯絡簿並且簽名。如果你是自學者、專案執行者,把任務卡片拖進「C檢核」後,不會有家長幫你檢查,你可以自己 Check,例如:用自己的話把所學的寫下來,看看是否記得;專案任務,則可以在這裏寫執行過程想到的事、感想及重點。檢核,就是讓你「反思」所做的是否還有改進空間。
  • 計畫調整:如果就想一下,不會有任何進步,當你 Check 到什麼不足時,在 Act 就會產生「如何改變」的「行動」(Act),例如第二課看不懂是因爲第一課不熟,那就在 Act 寫下「增:複習第一課」的任務,然後在“後續任務”欄,新增一張「複習第一課」任務卡片。
Tip Act 的用語:你可以「增」加一筆新任務、「刪」除一個現有任務,或修「改」一個現有任務,這是資料庫管理的術語,叫 CRUD(Create 增、Read 查、Update 改、Delete 刪),這裏沒有「查」,但記錄「增、刪、改」清楚又簡單。
按下“後續任務”,會跳出全部任務列表,如果你已經在外面增加了,就找到它連上即可
如果還沒增加,可以輸入你要新增的任務名稱,它會在左上方 Search for a page, or create a new one… 裡面出現
如果輸入的後續任務名稱(這裡是Test)不在所有任務中,就按下+ Create new page… 在任務池中新增一個 New page。為何叫 page 呢?因為 Notion 是個筆記軟體,每一筆紀錄對它就是“一頁筆記”。
  • 任務完成:當你把任務拖到“完成”時,這個任務還會顯示一天,隔天任務就會從任務看板消失。
* 放心,你的資料還在,但不顯示,已完成的任務不會常常要看,不顯示避免佔空間,工作時別看那麼多亂七八糟比較不傷眼。
* 當任務有“執行日期”同時被拖到“完成”時,它才會消失,這樣就算在《任務看板》消失了,你還是可以早《日誌》裡查看。

▸ 任務完成時/每日結束時,在《日誌》

  • 把未完成的放到別天:也許你設置了 5 個任務,完成了 3 個,那沒完成的那兩個修改「執行日期」放到別天去。
這個 notion 工具的下載連結

下面是 notion 專案管理工具(按此處複製模板),我希望得到你從這裏或FB社團的回饋,好用、疑問或是建議都誠心歡迎。

使用 notion.so 筆記軟體,(按此處下載app)超過試用額度要付費小錢,但完成活動可免費 5 個月,你買了我得 1 月免費,在此先謝。

***** 分隔線 *****
如果你是使用者不是開發者,可跳過下面這段,可以到最底下加入社團、按讚、分享哦!

【製作篇】

如果你對這個模板怎麼做的很清楚,你就可以修改它變成最合適你的模板,這裡,我把一些方法寫下來。

祕密武器 — — 用 Notion 表格作出《看板》

Kanban 看板是敏捷管理常常用到的工具,像 Trello 一樣,按住一張任務卡片可以拖動到其他進度下。

爲何用 Notion 而不用其他的筆記呢?

因爲大部分筆記軟體或是 Word,它的表格只是表格 ← 這話很怪?就像你用筆在紙上畫了表格,格子裏面填寫的東西是死的。

而 notion 表格不只是表格,它是簡單資料庫,畫好表格以後還可以變化成其他種類的表格,未來還可以輸出做資料分析。

自製一個封存的 tag ,就產生封存功能了

Notion 內建了一個「Board View」就是你可以把表格變成 Trello 那樣的「看板」,是敏捷開發常用管理工具。

剛開始知道有這個類似 Trello 的看板時,我覺得還是 Trello 好用,比如 Trello 可以把已完成任務「Archive」(封存),因爲專案進行一陣子,完成的任務卡片多到把看板變很長,不讓它消失不容易讀。

可是 Notion 的看板只是表格的一種呈現方式,不像 Trello 這麼專業,所以無此功能。

是嗎?我寫信問 notion,客服很客氣地告訴我他們確實沒有此功能。

不過隨後我發現解決辦法,這客服該打屁股。

按下表格右上方三個點就可以設置自己的篩選器,達到封存效果

Notion 很容易客製化,你可以自己在裏面增加「tags」,所以我增加了一個「封存」的 Checkbox,然後在看板的 Board View 右上角選擇 Filter (篩選器),增加「假如封存未勾選就顯示」的篩選器,任務完成後勾選就 Archive 了。

因為 Notion 可以在表格裏寫程式,而只要結果是“布林”,就會顯示成一個 Checkbox,所以我把“封存”的 tag 變成一個程式:

and(dateAdd(prop("執行日期"), 1, "days") < now(), prop("Status") == "完成")

上面這段程式說:

  1. 如果任務已“完成”
  2. 任務“執行日期加 1 天”比“現在”早(即早於今天)
  3. 就會打勾(隱藏)

建立《日誌》

日誌就是跟某任務相關的記事,要記錄在哪裏呢?

如果你用過 MS Project,會着迷於它的「不動」,你可以把任務點開,所有相關事情都記錄在裏面,它不會消失、不會離開,隨時可以查閱。

瀑布式專案管理常用的甘特圖是有順序、系統層級、前後結構的(圖片:維基百科)

這是因爲 MS Project 不太會移動,看,當 A 完成時 B 要開始、ABCD 都是 1 的下級…,這些任務以瑞士表機械的等級互相連在一起,真的很難移動啊!

這種「一切都是確定的」對專案來說只是錯覺,以爲一切都不會改變。看板式管理認清了沒有不改變的事,就把順序、系統層級、前後結構…等全都拆掉,好處就是你可以依照需求先完成 G 任務再回來做 A 任務,非常自由。

不過《日誌》一定是按照時間序排列的,如果你想要查詢 20 天之前的某件工作,你不會想要從順序凌亂的一大堆任務卡片中慢慢搜尋,這時,方便的 Trello 就顯得很弱了。

Notion 的 tags 就是表格直欄第一橫列的「欄位名稱」,用這個特性加上剛剛用過的 Filter 作出日誌,按下紅框處即可增加一個新的 View

對 Trello 來說是難題,但對 Notion 卻很容易,只要在看板上按下左上方的下拉選單,就可以增加一個「Table View」,剛剛的標籤會變成表格直欄第一橫列的「欄位名稱」,此時增加一個 filter,設爲「假如執行日期不是空白的就顯示」,再設一個 sort(排序)爲「依照日誌順序 Ascending 排序」,我們就有一個「日誌」了。

用一個 filter 加一個 sort,就完成日誌

如果你要檢視所有任務執行狀況,你需要這個 View 它是「有設執行日期的任務就顯示,其他隱藏」,如果一天做了 5 個任務,10 天後這個日誌會有 50 條,實在太多了啊!

所以,我設了「日誌 Today」,你會希望每天只看到今天的任務即可。

跟「日誌」視圖唯一不同的是把執行日期 Is Not Empty 改成 Is Today。

我也設定了「日誌 Yesterday」,因爲每天早上開始工作時,我會檢視昨天任務執行狀況決定今天的任務,這相當於自己跟自己的「立會」,每天問自己「我昨天做了什麼,我遇到什麼困難,我打算今天做什麼」。

接下來,就把昨天的任務都「封存」,我的看板就乾乾淨淨了。

在 Trello 裏,似乎無法做這樣一份依照時間序排列的日誌,也許可以跟外部工具同步,不過兩家不同公司產品的同步應該不會這麼 100% 愉快。

Notion 資料庫、看板、日誌、日程

假如你還疑惑,這工具做的很簡單:

  1. 在 Notion 設了一個任務資料庫
  2. 幫任務資料庫建立《計劃看板》《日期安排》和《日誌》3 個 View,這 3 個 View 擁有一樣的內容,但呈現方法不同。
分享給朋友

Similar Posts

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。