我的 Notion Only 個人敏捷專案管理法實驗

2000 年左右，我是億元龐大電信建置案的產品經理，很年輕，爲了不要跟專案經理雞同鴨講，去上了 PMP 課程，就是現在常講的「瀑布式」（Waterfall）專案管理，老師是在 NASA 執行過太空計劃的講師，最後要用微軟 Project 軟體建立計劃的「甘特圖」。

我學過瀑布式專案管理

瀑布式專案管理規劃非常愉快，好像 1 天就看到 3 年後專案完成的美景，它管到每件事、人、時、預算…，鉅細靡遺，精確到小時，非常棒！

可惜人非常不擅長預估，所以這份規劃一定錯。

而且人會懶、會生病、會倦勤、會吵架、會離職、會作出品質不良的作品…所以，有關人的事情都是「唯一不變的就是變」，每天都要改。

但精密像瑞士表的瀑布式專案管理，環環相扣容不下大變化，常常團隊要改，專案經理勸別改，甚至改就要罰錢，造成專案執行非常不愉快。

毫無疑問每個專案都充滿「未知」，但瀑布式卻以「全知」的態度來面對，它用管理工廠機器運作的方法管理人。

年輕時聽過詹宏志先生的一席演講，他說（大意如此，原話不記得）：「如果 20 歲的我定了一個計劃，而 30 歲的我按照那計劃達成了，就像一個比較世故、比較有經驗的人聽一個剛剛大學畢業的人的話。」那時剛學 PMP 課程的我，這段話好像給了我一棒，很不重聽，但又很有道理。

專案管理是這樣，你去進行一件從來沒人做過的事情，例如福爾摩斯受蘇格蘭場的委託去調查懸案，說了他的猜想「很明顯是 A 殺了 B」，但隨着線索逐漸出現，他越來越能掌握案情，發現 C 的嫌疑更大。

如果你是福爾摩斯，你會按照一開始的猜想繼續把 A 逮捕到案，還是轉向去調查 C 呢？

瀑布式專案管理會這麼說：「阿福，你還是調查 A 吧！已經跟上級報告過了，預算通過了，檢察官已經摩拳擦掌，監獄都已經準備好了，現在首相正在討論要不要重新使用死刑！你現在這樣一改，會計部、人事部同仁都要加班改計劃，而且局長怪罪下來我們擔不起啊！」

很荒謬？我理解人不會像想像那麼完美，那就別做計劃了吧？

可是詹先生說：「但是我們還是要做計劃。」那要怎麼做呢？

做中學的敏捷式專案管理

創業時讀了《精實創業》一書，覺得它宣揚的「敏捷思維」（Agile）的「試錯法」跟人類學習行爲相近，解決了瀑布式的僵固。

它的前提是：

• 專案充滿未知
• 人類不擅長預估

試錯法就像學騎腳踏車，要摔幾次才能學會，每一次摔跤都在修正，終究能學會的，所以「反思」在敏捷思維很重要，有了反思才能修正。

這就對了，就像詹先生說的，我們要做個計劃，但敏捷式的計劃做了以後可以改，所以越往前走越精確。

去年，獨自在北京閒來無事，想熟悉練習敏捷開發，用 Scrum 框架，但我不是開發者，所以我定了對文科生超挑戰的目標：

用一個月時間，不上課不買書：

1. 學一無所知的 Python 程式語言

2. 用 Python 學一無所知的大數據

兩個事物均一無所知，既然開發創新產品是未知，學新知識也是未知，那擅長處理未知的 Scrum 應該能搞定學習，達到練習的目的。

我計劃從網海中蒐集攻略（而且在懂它之前根本看不懂攻略說什麼）、教材，拼湊出自己的攻略、撞牆、反思、改進。

結果是效果絕佳，達到《如何閱讀一本書》的那種帶着問題的主動學習，Scrum 學習真好。

用什麼工具達到敏捷專案管理呢？

做中學要有容錯空間，甘特圖這種跟瑞士表一樣精密的工具是沒有容錯空間的，所以敏捷思維中不用了，那要用什麼管理呢？

• Trello：團隊用這個協作開發，我用來管理自己的進度及調整課表。
• Git：既然常變，就要做好版本管理，我用來管理練習寫程式內容。
• Github：同步公司和家中 2 台電腦，一台 Chromebook 一台 Windows，玩法差異很大，我想的是，一個開發團隊好幾人也會有這種異質系統同步的需求。
• GitBook：開發團隊用這個寫產品使用手冊，我用來寫筆記和記錄變化。
• Notion：開發團隊每天例會同步，我每天寫日誌自行反省。

感想是：

1. Scrum 對管理未知真有幫助，但不管開發、學習，這些工具都還不像 Microsoft Project 那樣一站購足地完整管理，而且彼此之間的串接還不夠好。（如果是我太淺，請指正我！）
2. 用一大套 Scrum 的思維及儀式來管理個人學習（或是專案團隊裏的個人），殺雞用牛刀了，要在那麼多工具裏來來去去的，門檻很高。
3. 這些工具的同步、流程等蠻複雜，如果執行 5 小時，可能要花半小時在這些工具身上！這對執行效率太不利了。

雖不盡完美，但就已經讓我比從前進步了！

爲了《108課綱》專案學習開發專案管理工具

回台灣，女兒在學校遇到「108課綱式」專案式作業，原來現在的孩子已經要面對專案管理了！但是他們可沒有大人用的管理工具啊！

我把用 Scrum 專案學習的經驗拿來開發了《福爾摩斯學習法》（有興趣敬請移步），可以讓專案化學習簡單一些，但是沒工具怎麼辦？大人做專案有這麼多工具，孩子卻沒有！那，我來開發工具好了！

本想開發 app，後來決定先用 Notion 開發模板，因爲它已經可以在電腦、平板、手機上使用，足夠靈活可以修改客製化、它管理和書寫內容都合適，而且只需要註冊一個帳號，該有的工具都有了。

唯一的問題是你無法一打開 app 就進入管理界面，相較是比較小的問題了。

流程從團隊簡化到個人

Scrum 是有一個固定流程的，符合豐田生產方法的 PDCA 迭代（Plan 計劃, Do 執行, Check 反思, Act 修正）從團隊的角度看到的是：

• P：在任務池列出所有任務，但沒有順序
• P：定出一個 Sprint 的計劃，例如一週，從任務池中挑選任務
• D：開始分工給大家執行→［銜接個人的 P］
• C：每個 Sprint 結束後進行檢討會議
• A：依照 Sprint 檢討會議結果修正做法
• P：再規劃下一個 Sprint，這樣不停迭代。

團隊中的個人 PDCA：

• P：依照分工，作自己的本日計劃
• D：執行
• C：每天早上開立會，用 15 分鐘時間彼此更新，發現問題
• A：根據立會所得結果調整
• P：修改個人的本日計劃，這樣不停迭代。

因爲是團隊執行，所以有團隊及個人等級的 PDCA，比較亂，但放在騎腳踏車專案時就很簡單清晰：

• P：騎一趟吧！
• D：摔跤
• C：反思爲何摔跤
• A：想出（自以爲）可以不摔跤的方法
• P：依照經驗修改策略後再試一次
• ………不停迭代

個人學習專案或是個人管理跟別人同步較少，簡化成個人等級，可省下很多複雜，工具就簡單多了。

個人測試結果，停用其他時間管理工具，原本使用 Todoist 來管理待辦事項、Google Calendar 來管理一天的行程，現在，我全部使用自己開發的 Notion 模板來管理，結果是，我覺得不用再付錢給 Todoist 了，Google Calendar 的開啓次數也少了，我可以追蹤所有工作、記錄下一切，而且很久以後都能找到。

在後文有說明製作過程，有興趣可以拉到最下面看！

【操作手冊】

這個 notion 工具的下載連結

下面是 notion 專案管理工具（按此處複製模板），我希望得到你從這裏或FB社團的回饋，好用、疑問或是建議都誠心歡迎。

使用 notion.so 筆記軟體，（按此處下載app）超過試用額度要付費小錢，但完成活動可免費 5 個月，你買了我得 1 月免費，在此先謝。

▸ 盒子裡面有些什麼？

假如你去買了一盒玩具、拼圖、模型、手機，都有一張小紙條告訴你盒子裏有些什麼，這裡也把這個工具的有什麼列出來。

首先要安裝 Notion.so 這個 app，或用電腦連到 Notion.so 的網址（按此處下載app），這是矽谷當紅的筆記軟體。

複製模板以後（按此處複製模板），這個工具就變成你的筆記本中的一篇“文章”。

“這是文章？”當你看到這個類似 Trello 看板的畫面，應該很懷疑。

在 Notion 中，“表格”不像別的軟體中只是在紙上畫了線且在裡面放了文字，它是一個資料庫，你可以說這表格有點像 Excel，這表格內可以運算、每一欄塞進不同資料格式、寫程式、以不同的外型出現。

所以“資料庫”可以擁有好幾個不同的“視圖”（Views），這些視圖是以不同的條件選擇某些內容呈現、某些不呈現，但在同一個資料庫中，不論換成哪種視圖，裡面的“資料”是一樣的，假如你在 A 視圖中刪除了“讀第一課”的這項任務，則打開 B 視圖，這個任務也不見了。

如上圖，我設置了下列幾個視圖（V5）：

• 計畫看板：以看板形式呈現，每個任務都是一張“卡片”，依照進度由左拖到右邊。這個視圖的目的是檢查執行進度。
• 日期安排：以月曆形式呈現，“卡片”拖到哪一天，則卡片的“執行日期”會改成那一天。這個視圖的目的是為了分配任務時間。
• 日誌：以表格形式呈現，每個有被賦予時間的卡片，會秀在日誌裏成為一橫列內容。這個視圖的目的是為了看每日有什麼工作。
• 日誌 Today：同上，這個視圖的目的是為了看今天有什麼工作，方便工作時一目了然。
• 日誌 Yesterday：同上，這個視圖的目的是為了在要規劃今天任務時先看昨天的工作狀況，完成了什麼、沒完成什麼。

在 V4，我在“計畫首頁”放了兩個窗口，上面是《計畫看板》視圖，下面是《日誌》視圖，但現在把所有視圖都搬到一起，原因是：
1、在手機上展開一個任務後，回上層無法回到“計畫首頁”，而是回到資料庫，有些麻煩。
2、Notion 中，雖然上下兩個窗口背後是同一個資料庫，但無法將不同窗口之間的視圖互相複製，未來如果你增加多個你方便的視圖，要搬遷時會變成惡夢。

▸ 計畫開始時，在《計畫看板》

• 任務列表丟進任務池：把所有的任務都列出來，放在任務池（No Status）中，這裏就是把所有任務先堆在這裏的地方。
• 分專案：如果有很多不同專案或不同學習科目，在「科目」把它們加上 Tags，會自動顯示不同顏色。
• 分權重：依照「重要← →不重要」、「緊急← →不緊急」，把所有任務設定爲 ABCD 四個等級。
• 分角色：你可以以“角色”過濾任務，例如“去KTV狂歡”這個任務是“學生”這個角色不適合的。每個人有哪些角色是固定的，當你去做不屬於你的角色的工作，可能會浪費時間。

▸ 每週開始時 1，在《計畫看板》開始訂立周計畫

• 設定週計劃：假如一天可以做 3個任務，那就在週一早上，從 No Status 拖 15 個任務到「週計劃」欄。
• 把日期設為今天：你可以把每週一設為“計畫日”，把剛剛那 15 個被放進“周計畫”的任務先的“執行日期”改成今天，因為下一步我們要安排周計畫，但只有有安排日期的任務會出現在《日期安排》視圖

▸ 每週開始時 2，在《日期安排》分配哪天做些什麼

• 排定執行日期：把前面的 15 個任務拖到本週不同的日期，就安排好這週的工作了。

▸ 每日開始時，在《日誌 Yesterday》評估昨日工作狀況

• 昨日已完成：你可以看到昨天哪些任務完成了，為這些任務填寫 Check，就是對執行它的反思，Act 即有什麼後續任務要進行？
• 昨日未完成：昨日本來訂定要完成卻未完成的任務，在 Do 裏可以紀錄未完成的原因，然後看要把任務移到哪一天繼續昨，修改任務執行日期，或者如果沒必要了，可以刪除它。

▸ 每日開始時，在《計畫看板》或《日誌 Today》

• 設定本日計劃：從週計劃中找到標示日期為今天的任務拖動到「本日計劃」欄。或者…
• 在日誌設定本日計畫：因爲今天的任務已經在設定週計劃時設好了，《日誌 Today》中只會顯示標示為今天的任務，在任務「Status」欄改成「本日計劃」也可以。

▸ 每日開始時，在《日誌》

• 設定優先順序：依照今天的行程，想想哪個先做，哪個後，在「日誌順序」輸入從 0 開始的數字，0 就是第一個做的任務，數字越大越後做。

• 每日隨手筆記本：我每天設一個名爲今天日期的任務，例如 ：20200329。因爲每天都有突然想到，還不知道屬於哪個任務的點子、記事、感想、會議記錄…，就把它暫時寫在這裏吧！我設好了一個模板，在《日誌 Today》表頭右上方的“New”按鈕旁的向下箭頭按下，就會出現“每日隨手筆記本”，你只需要在“執行日期”那裡選好今日日期，就會在今天所有任務的最上面一列加上它。

▸ 任務開始執行時，在《計畫看板》

• 把任務卡片拖進「執行」：依照在日誌設置的優先順序，把卡片拖進「執行」，就算你暫時離開一下，回來也知道執行到哪個階段。

▸ 完成一個任務時，在《計畫看板》

• 任務檢核：如果是小朋友做作業，就是給父母檢查聯絡簿並且簽名。如果你是自學者、專案執行者，把任務卡片拖進「C檢核」後，不會有家長幫你檢查，你可以自己 Check，例如：用自己的話把所學的寫下來，看看是否記得；專案任務，則可以在這裏寫執行過程想到的事、感想及重點。檢核，就是讓你「反思」所做的是否還有改進空間。
• 計畫調整：如果就想一下，不會有任何進步，當你 Check 到什麼不足時，在 Act 就會產生「如何改變」的「行動」（Act），例如第二課看不懂是因爲第一課不熟，那就在 Act 寫下「增：複習第一課」的任務，然後在“後續任務”欄，新增一張「複習第一課」任務卡片。

Tip Act 的用語：你可以「增」加一筆新任務、「刪」除一個現有任務，或修「改」一個現有任務，這是資料庫管理的術語，叫 CRUD（Create 增、Read 查、Update 改、Delete 刪），這裏沒有「查」，但記錄「增、刪、改」清楚又簡單。

• 任務完成：當你把任務拖到“完成”時，這個任務還會顯示一天，隔天任務就會從任務看板消失。

* 放心，你的資料還在，但不顯示，已完成的任務不會常常要看，不顯示避免佔空間，工作時別看那麼多亂七八糟比較不傷眼。
* 當任務有“執行日期”同時被拖到“完成”時，它才會消失，這樣就算在《任務看板》消失了，你還是可以早《日誌》裡查看。

▸ 任務完成時/每日結束時，在《日誌》

• 把未完成的放到別天：也許你設置了 5 個任務，完成了 3 個，那沒完成的那兩個修改「執行日期」放到別天去。

這個 notion 工具的下載連結

下面是 notion 專案管理工具（按此處複製模板），我希望得到你從這裏或FB社團的回饋，好用、疑問或是建議都誠心歡迎。

使用 notion.so 筆記軟體，（按此處下載app）超過試用額度要付費小錢，但完成活動可免費 5 個月，你買了我得 1 月免費，在此先謝。

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【製作篇】

如果你對這個模板怎麼做的很清楚，你就可以修改它變成最合適你的模板，這裡，我把一些方法寫下來。

祕密武器 — — 用 Notion 表格作出《看板》

爲何用 Notion 而不用其他的筆記呢？

因爲大部分筆記軟體或是 Word，它的表格只是表格 ← 這話很怪？就像你用筆在紙上畫了表格，格子裏面填寫的東西是死的。

而 notion 表格不只是表格，它是簡單資料庫，畫好表格以後還可以變化成其他種類的表格，未來還可以輸出做資料分析。

Notion 內建了一個「Board View」就是你可以把表格變成 Trello 那樣的「看板」，是敏捷開發常用管理工具。

剛開始知道有這個類似 Trello 的看板時，我覺得還是 Trello 好用，比如 Trello 可以把已完成任務「Archive」（封存），因爲專案進行一陣子，完成的任務卡片多到把看板變很長，不讓它消失不容易讀。

可是 Notion 的看板只是表格的一種呈現方式，不像 Trello 這麼專業，所以無此功能。

是嗎？我寫信問 notion，客服很客氣地告訴我他們確實沒有此功能。

不過隨後我發現解決辦法，這客服該打屁股。

Notion 很容易客製化，你可以自己在裏面增加「tags」，所以我增加了一個「封存」的 Checkbox，然後在看板的 Board View 右上角選擇 Filter （篩選器），增加「假如封存未勾選就顯示」的篩選器，任務完成後勾選就 Archive 了。

因為 Notion 可以在表格裏寫程式，而只要結果是“布林”，就會顯示成一個 Checkbox，所以我把“封存”的 tag 變成一個程式：

and(dateAdd(prop("執行日期"), 1, "days") < now(), prop("Status") == "完成")

上面這段程式說：

1. 如果任務已“完成”
2. 任務“執行日期加 1 天”比“現在”早（即早於今天）
3. 就會打勾（隱藏）

建立《日誌》

日誌就是跟某任務相關的記事，要記錄在哪裏呢？

如果你用過 MS Project，會着迷於它的「不動」，你可以把任務點開，所有相關事情都記錄在裏面，它不會消失、不會離開，隨時可以查閱。

這是因爲 MS Project 不太會移動，看，當 A 完成時 B 要開始、ABCD 都是 1 的下級…，這些任務以瑞士表機械的等級互相連在一起，真的很難移動啊！

這種「一切都是確定的」對專案來說只是錯覺，以爲一切都不會改變。看板式管理認清了沒有不改變的事，就把順序、系統層級、前後結構…等全都拆掉，好處就是你可以依照需求先完成 G 任務再回來做 A 任務，非常自由。

不過《日誌》一定是按照時間序排列的，如果你想要查詢 20 天之前的某件工作，你不會想要從順序凌亂的一大堆任務卡片中慢慢搜尋，這時，方便的 Trello 就顯得很弱了。

對 Trello 來說是難題，但對 Notion 卻很容易，只要在看板上按下左上方的下拉選單，就可以增加一個「Table View」，剛剛的標籤會變成表格直欄第一橫列的「欄位名稱」，此時增加一個 filter，設爲「假如執行日期不是空白的就顯示」，再設一個 sort（排序）爲「依照日誌順序 Ascending 排序」，我們就有一個「日誌」了。

如果你要檢視所有任務執行狀況，你需要這個 View 它是「有設執行日期的任務就顯示，其他隱藏」，如果一天做了 5 個任務，10 天後這個日誌會有 50 條，實在太多了啊！

所以，我設了「日誌 Today」，你會希望每天只看到今天的任務即可。

我也設定了「日誌 Yesterday」，因爲每天早上開始工作時，我會檢視昨天任務執行狀況決定今天的任務，這相當於自己跟自己的「立會」，每天問自己「我昨天做了什麼，我遇到什麼困難，我打算今天做什麼」。

接下來，就把昨天的任務都「封存」，我的看板就乾乾淨淨了。

在 Trello 裏，似乎無法做這樣一份依照時間序排列的日誌，也許可以跟外部工具同步，不過兩家不同公司產品的同步應該不會這麼 100% 愉快。

Notion 資料庫、看板、日誌、日程

假如你還疑惑，這工具做的很簡單：

1. 在 Notion 設了一個任務資料庫
2. 幫任務資料庫建立《計劃看板》《日期安排》和《日誌》3 個 View，這 3 個 View 擁有一樣的內容，但呈現方法不同。