我學習時間管理的歷程

《把時間留給最重要的事》

當我不知所措時，就跑到誠品去找書，經過一番挑選，我找到一本《把時間留給最重要的事》(這裡是簡體版，台灣絕版了，圖書館可能可以找到)，德國人 Seiwert 寫的，薄薄一本書，全部都是表格，按照指示，花了兩個禮拜才看完。

後來我才知道這叫做“第四代時間管理”，他提出幾個想法：

• 時間是無法管理的，能管理的是工作。
• 時間有限，只該做“應做”的工作。
• 何為“應做”的工作，要從你一生的目標來評斷。
• 人生大多會發生的事情是可以預測的，要把跟你相關的人全都規劃進來。

關鍵字是“目標”，或說“人生的使命”。

看完，我不能再同意了，於是我出發找管理工具，Seiwert說的就是本萬用手冊，但是台灣買不到，經過一番搜尋，我找到Franklin Quest(現在被《成功的七種方法》作者Steven Covey併購，改名叫Franklin Covey)這家公司出的萬用手冊，很昂貴，大概有5年的時間，我每年從美國郵購。這個手冊裡給了一些想法：

• 如Seiwert說的，人生要訂下一個“使命”才不會走偏，但Franklin提出這使命從“價值觀”來，所以，國父的使命是“建立共和”，他應該有個價值觀叫“人生而平等”。
• 每個人都有不同的“角色”，如我，有兒子、丈夫、爸爸、員工、學習者…，什麼是“應做”的，就看你要用你的哪一種角色來做，如果找不出合適的角色，這工作就該被拋棄。
• 然後，用“輕重緩急”來分類 (A-重要又緊急、B-重要不緊急、C-緊急不重要、D-不重要不緊急) 然後排進每天的日程中。
• 盡量讓所有事情都是B級，才有可能管理。

Getting Things Done

前一陣子換了一台Android手機，Franklin Planner有Android版，但台灣無法付費，於是我開始了管理工具的搜索，此時我又發現了一個新的管理方法，叫GTD (Getting Things Done)，這是英國版的時間管理，David Allen寫的書，雖然他在書中把別人的管理方法抨擊了一頓，但GTD可以說是第四代時間管理的延續，他不同的部分是提出了幾個概念：

• 正常工作：依照“環境、時間、精力，和重要性”來排定今天什麼時間做什麼事。
• 簡單工作：不是每件事情都需要被排進行事暦的，如“打電話給小明”，2分鐘就搞定。他的解決方法是把這件事放在“Next step”中，有2分鐘就做掉一件。
• 受環境限制工作：不是每件事情都能排進你的行事暦的，比如“買醬油”，你不會特別在5:15出門專門為了買醬油，但是這事情會被你忽略。解決辦法是Context，比如設定“家裡、辦公室、外出、電腦旁…”到了不同的地方，翻開這頁就想起現在可以做什麼事。
• 複雜工作：不是每件事情都是Task，有些是一連串的工作，比如說“寫一本書”就包含了很多內容，但如果你只在Outlook寫一條“搬家”，會搞不清楚做什麼事，但全部列出來會跟其他工作混在一起。解決辦法是Project。
• 不確定工作：比如“買遊艇”、“登聖母峰”，這種事情不是一下能辦到，解決方法是Someday。

每件事情都有很多的特性，上述這些Attribute很多是重疊的，如果用紙張來管理會很麻煩，但是在電腦裡只要加上幾個Tag就能解決了，於是很多軟體應運而生，最有名的大概就是Remember the milk，但他要收年費，一年20美元，幾近於搶劫，但別的不是程式有Bug，就是寫的人自己就沒想清楚，我現在用的是一個叫做Doit.im的軟體，它是免費的，有網站版、Android版、和iPhone版，竟然是一家杭州的公司開發的，界面很漂亮，雖然還有些小瑕疵，但還是令人驚艷。

我用Doit.im的軟體，再以“角色”作為Tag，等於把“第四代時間管理”和“GTD”整合在一起用，現在能夠高枕無憂了。

不知台灣是不是不太重視時間管理，還是台灣人腦筋太好不需要，怎麼這些工具在台灣都賣不好呢？

（原載於「科技思作」2011/08/25）

20170817補充: 幾年來，杭州的 Doit.im 收了，我流浪在各種軟體間，包括

• Astrid，幾乎全功能，但表現太好被雅虎收購以後服務消失了。
• Any.do: 界面非常簡潔，操作方便，但過於簡單，很難管理專案，而現代人很少有工作只有簡單Task的（那就用「家庭聯絡簿」即可）。
• Trello: 在使用過於簡單的Any.do期間，我用號稱是專案管理用的 Trello 來做複雜的事，比起MS Project，它是簡單多了，每個任務是一張卡片，在不同 Status 之間拖動，但它缺乏「輕重、緩急」觀念，如果手上有數個專案，早上打開 Trello，會被迎面襲來的「Task 暴風」吹翻，資訊太多時等於沒資訊了。
• Todoist: 最近用到最好用的工具，有輕重緩急、可用建立「子任務」的方式讓許多任務結合成一個專案、只要把 Task 加上時間就自動與Google Calendar同步，免費版就很好用了，快樂使用中。