Trello 是很知名的 “看板” 軟體,對於團隊溝通很有幫助。我的團隊,疫情期間大家在家工作,不能隨口溝通導致進度失控,我們採用 Trello 填補了這個缺口。
“看板” 可以說是 “待辦事項清單” 的加強版。一般待辦事項軟體前面都有個方塊(Check-box),空白的方塊是 “未完成”,勾選的方塊是 “完成”,有 2 種狀態。
可是這 1 條文字、2 種狀態實在不夠,需要進一步分解:
- 直向分解:很多任務接下來後要拆成更細,例如 “準備晚餐” 這個任務可以拆成 “買食材”、“準備食材”,和 “烹飪”,它需要可以拆成更小的子任務;
- 橫向分解:如果任務總是走相同流程經過多個狀態,例如:文章印成書有 5 個流程,分別是:“催稿”、“校對”、“批示”、“排版”、“印刷”,待辦事項寫成 5 個任務,而且不知道是同一篇稿子,如果用文章當任務名,改變 5 個狀態,就整合多了。
對於遠距工作團隊來說,就算我看不到同事,因為看到他正在進行上一步,下一步就是我,就比較容易做好準備,它就像團隊共事的儀表板。
本文目錄
但你要去用啊!
汽車的儀表板會自動告訴你時速、還有多少油,但 “看板” 這個儀表板卻不是自動的,你要自己去把任務從第一個狀態拖到第二個狀態。
就算每個人都嚴守隨時更新狀態,但因為 Trello 的 “通知” 功能做不好,除非你三不五時去看看有什麼新狀態,會不知道隊友做到什麼進度了。
隊友的狀態改變如何通知呢?你可以安裝 Trello 手機 App,但其實我安裝以後使用得不多,因為還是電腦上好用,但一陣子不用就被登出,就收不到通知了。
我把腦筋動到 Line 上,沒人會沒事登出 Line 吧!不過因為 Line 是封閉系統,無法透過軟體發通知。那麼 Telegram 呢?自從慈濟從 Line 轉到 Telegram 上以後,台灣突然很多人用 Telegram。
結果立刻就搜尋到一個 Telegram Chatbot(機器人),只要加這個機器人為朋友,就可以收到 Trello 的通知,你還可以設定在某個狀態通知,某個狀態不通知。
只要團隊成員都安裝 Telegram,問題就解決了。
很多人也愛用 Slack 來整合 Trello,它很強,但使用到一個地步就要支付 USD$6.7/月/人 的費用,而且要另外裝一個 App;Telegram 免費,上傳的檔案都不會刪除,而且大部分人已經安裝了。
Telegram 新世界
老實說 Telegram 我沒好好玩過,因為很少人透過 Telegram 說話,少用就不會花時間瞭解,我甚至搞不清楚如何加入 Chatbot。
我研究了一下,發現 App 不但可透過 Telegram Chatbot 來收通知,還可以雙向操作 App!那麼:
- 只要某個 App 提供夠多接口,你甚至可以用 Telegram Chatbot 另外建一個用文字操作而跟它功能相同的 App。例如:假如 Trello 提供全部操作的 App,你只要加入一個 Trello Chatbot 就可以做出另一個完整的 Trello 了!
- 如果你寫了一個軟體,可以不找設計師畫介面,用 Chatbot 就可以操作你的軟體了,可以在確定好用以後再去設計介面。
https://core.telegram.org/bots
這樣想的人不少,你可以上網搜尋你要操作的軟體名稱後面加個 “telegram chatbot”,就有一大堆。
例如:
- 把 Notion 跟 Telegram Chatbot 整合的計劃https://pipedream.com/apps/notion/integrations/telegram-bot-api
- 把 Trello 跟 Telegram Chatbot 整合的計劃 https://www.integromat.com/en/integrations/telegram/trello
自己寫程式的門檻降低很多
學過寫程式的人很多,但能把這門技藝熟練到可以去當專職程式設計師的人真的不多。
那學程式設計能做什麼?
- 訓練邏輯腦:程式訓練對邏輯頭腦的訓練效果真的很好,邏輯清楚後就算不寫程式也可以幫助你做任何工作。
- 有助工作小程式:就算不是寫個 App 去賣,生活中常常用到程式,比如你有一堆行銷數據要分析,你可以用 Excel 或 Google Sheets,這些數據常常要寫一些公式,那就是程式。當然 Notion 也要寫、甚至能幫 MS Office 寫一些 VB Script 也能加快工作效率。
- 跟工程師溝通:現在沒什麼工作不用跟工程師溝通了,如果你沒受過任何程式訓練,工程師會覺得跟你溝通快瘋掉,懂一點能讓彼此活更久。
你的程式總要在一個環境裡運作,就像 Excel 公式要在 Excel 裡運作,但是有時候語言本身不難,學會環境很難,例如寫 Android App,你要瞭解 Android 超大的環境可能要全職幾個月。對業餘寫程式 DIY Makers 來說,你可沒有這麼多時間!
有了 Chatbot,你的程式在不用介面設計師幫忙之下,就可以簡單地在 Telegram “上架”,不只自己用,還可以給別人用,然後也不用 K 太多文件,可以說是 DIY 良伴!
對一個略懂程式的人(這種人很多哦)來說,Chatbot 可以讓你實踐你的 DIY 夢想,就把它當作在車庫裡敲敲打打,來練練寫程式吧!
https://core.telegram.org/bots
從官方文件看來,Telegram Chatbot 支援快 20 種語言,如果你曾經略懂的語言也在其中,你立刻就可以開始玩了!
讓我們保持聯繫
推送 Push:有個資疑慮的您,按下網址列左方「鎖頭」開啟「通知」會收到通知
電子報 Subscribe:在上方框或側邊欄框中訂閱電子報,我會看到信箱,但不會發垃圾郵件。
合作 Cooperation:行銷、課程合作 請到 About 中填寫表單,留言、臉書專頁聯繫也可以
臉書專頁:疑問或聊天,請留言,或到臉書專頁「Simpro 學習控」關注及留言