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自律 準工作 | 拖延藝術家如何做最少完成最多?

如果你從來不拖延,恭喜你好棒,你是個非常 自律 的人,那可以不用往下看了喔!好啦,來理解一下拖延藝術家也沒什麼壞處。​​

在沉悶的房裡待了整天啥都沒做嗎?焦慮侵襲你快煩死了嗎?(Photo by Mark Cruz on Unsplash
​​你今天狀況很好,早上起來精神飽足,決定今天一定要把產品簡報做出來,到了辦公室打開電腦,回了一些郵件、催了幾個合作夥伴,然後就中午了,吃完飯,所有的血液都流到肚子裡負責消化排骨飯,於是你坐在辦公室打開電腦東摸西摸等待有精神的感覺來到,不知不覺已經下午四點了,陽光開始斜了。

​​“ 糟糕,一天又浪費了! ” 這讓你感到沮喪,剩下的不到兩小時該怎麼辦呢?當急迫感來到,突然能做事了,但光是找圖片、找底圖什麼的都花掉好多時間,看著同事紛紛離開,越來越緊張。

​​終於完成了,時間是晚上 9:00,“如果不拖延,一個下午就可以完成了啊!” 黑夜中,你踏著無力腳步回家,晚上已經浪費一半,只能又晚睡做晚上原本要做的事,第二天,又掛著黑眼圈上班。​​

​​如果你是個拖延藝術家,這可能是你常見的場景,對於事情無法準時完成,你比任何人都緊張,時間到了還交不了件,你比誰都沮喪。

​​​​當然你可以用一些手段讓專注能力增強,比如昨晚睡飽一點、中午吃少一點、儀式、蕃茄時間法,甚至求助於醫師提供你聰明藥丸…​​

​​但在這些方式都做完後,你的專注時常可能還是比 “正常人” 短一點。

​​怎麼辦呢?

​​你知道人人肌肉不同嗎?每個人的腦子應該更不同!

圖左是肌肉發達的短跑者,圖右是身形削瘦的長跑者, 自律者 是用到最好的肌肉
圖左是肌肉發達的短跑者,圖右是身形削瘦的長跑者, 自律者 是用到最好的肌肉

​​長跑健將都是消瘦骨感身形,短跑健將多半肌肉發達,這兩種人天生肌肉結構就不相同,如果田徑隊選了長跑選手的體質來跑百米,估計不論如何勤練,也很難入列奧運,反之亦然。

​​身體上有這種天生差異,心靈上有沒有?

  • ​​如果你能一週五日、每日八小時以穩定的速度持續前進,你具有長跑者的心靈;
  • ​​你老拖延,在最後一小時急迫感到頭時才能完成工作,那你是短跑者的心靈。​​

​​所以,拖延藝術家們別自卑,讓我們換個策略,別人有長但平凡的一天工作,我們沒辦法,但我們能讓剩下幾小時璀璨發光?

​​但,為什麼專注力短的人要自卑?為何我們要把自己扭成另一個人?

​​為什麼專注是美德?

​​奧運短跑冠軍曾經說: “我一直覺得自卑,雖然我衝刺很快,但每次要跑馬拉松,我跑到一半就沒力氣了” 他的醫師也曾告訴他爸媽:“你兒子缺乏長跑的能力,患了 ‘長時間運動缺乏症候群’ ,我們建議把他那些大肌肉切除,再吃幾顆藥,他就能跑長跑了!”

《設計對白》

​​​​“萬般皆下品,唯有長跑高”?沒這種事,長跑很厲害,短跑也很厲害,沒有誰比誰更尊貴。

​​​​但為何在學校和職場中,能夠八小時安安靜靜做功課和做事的人總被稱為乖巧,而專注力短的人被冠上 “拖延” 惡名?

​​​​我想是這樣,工業革命之前,農民、手工藝人是沒有時間觀念的(日出即起,日落而息),當工廠成為經濟主流,大機器可不能開關自如(到現在核電廠還是不能任意開關的),因此 “守時” 就很重要,它的目的是要讓所有人的作息能配合機器作息。

​​​​當然機器最好能夠盡可能不停工作,要操作機器,你也要有機器般的專注力。(矛盾的是,機器取代獸力就是因為它不像牛馬需要睡眠,人怎麼打不過機器?)

​​​​為了配合機器,公立學校出現了,它規定每個人要準時到校、要從早到晚讀書,學習工廠需要的一切。在學校和工廠,有耐力長時間工作的就是榜樣,而有些傢伙又不準時又要休息,那,你回去種田!

從此,專注力與成就掛勾,不能孜孜矻矻工作的人被瞧不起。

《“創造新美德” 的案例很多》
電話剛發明時很貴,安裝的有錢人家覺得憑什麼外人打個電話我就要中斷事情去接?

AT&T 的接線生致電不接浪費不少資源,於是 AT&T 就打廣告宣傳 “快速接電話不讓對方等是紳士/淑女的行為” ,這些貴族們就改了習慣。

直到現在好像國際禮儀還有 “電話要在七聲內接起來” 這種規定,不論在吃飯、洗澡、聊天,只要電話來我們就第一優先接起來,為什麼呢?憑什麼它可以打斷我和家人的談話?跟老闆的會議?

新時代,不在乎你是否長久 自律 ,只在乎你是否發光

新時代的老闆們逐漸發現智慧員工的產能跟工時並不成正比(如果你的老闆還是覺得九點整打卡很重要,這種人很多,沒辦法,他們還是工業時代老闆),怎麼擠出創意很傷腦筋。

我曾去過一家業界創意領先的公司,進去第一天拿到一份員工手冊說明所有的假的形式,但所有的假一律不扣錢,你可以隨時發一封郵件給全公司告訴大家 “我心情不好去公園走走,2點半回來” ,然後就自己出門去,沒有人會限制你這種 “心情假” 一年可以有 10 次。

作為回報,這家公司在那產業比其他競爭者整個強了一級,距離懸殊。

新時代的老闆知道腦子跟手不同,你可以計算一個小時水泥工可以砌 2 米的牆,但無法計算一小時能產出幾個創意。與其逼他坐在那裡,更好的方法是你愛去哪裡就去哪裡,該交出結果時交出來就是了。

這其實很像接案,只是公司提供給你一個工作空間,以及固定薪資。

準工作,短跑選手偽裝( 自律 )長跑選手之道

可惜,大多數公司還不是這樣的,那麼,短跑選手如何在工業典範的公司裡偽裝成 “優秀的” 長跑選手,並且做出好成績呢?

《友情提示》
狼可以暫時偽裝成羊,你終究不會成為傑出的羊,偽裝是治標,還是要想想治本之法;
如果那地方真的屬於你,你會吃肉吃得很高興,不用假裝愛吃草。

我的做法叫 “準工作”,那是什麼呢?

能長期做的工作,通常強度不大,就像長篇小說不會字字珠璣,然而極短篇一個字都不能浪費,動腦筋想出好詞句是不簡單的。

準工作就是,當你在完成那發光發亮的工作之前,讓你自己處在慵懶的 “網咖狀態” 下(我們最擅長了),做這工作的準備動作,直到感覺來的那一刻,用全力衝刺這工作(我們也很擅長,但不能太久)。

1 定義工作的發光點

就像煙火的發光點是發射的那一刻,在那之前都是準備,在那之後都是收尾,發射雖然很短,卻要讓人發出 “WOW” 的驚呼。

當你接到一份工作,要先定義它的發光點,在專案管理裡叫做 “Deliverable” ,就是在任務完成後你所交出的那個事/物,這份東西移交給下一個人時看到你的工作品質。

當你找到發光點時,其他就是不發光的部分,這些黯淡無光的就是你的 “準工作”。

2 要如何發光?

你對你的工作有什麼期望?有人的工作期望是 “交出來” ,這不會有一聲 “WOW” 的。

  • 當別人做這件事時,他都怎麼做?當你來做的時候,就是 “不要” 跟他一樣。
  • 下一手接到你的成果時,他有什麼感想?他就是你的客戶。

能把工作做得黯淡無光的人,通常不會想要怎麼做得傑出,而當你思考這件事,你已經跨出發亮的第一步,你會想像發光的樣子。

3 準工作的工具

既然叫做準工作,一定強度不大,收集資料、聯絡上下游等沒什麼傑出與否的工作,你要用什麼工具來做到呢?這工具一定不能是困難的,否則你會花更多力氣在工具上。比如說:

  • 剪裁圖片:【不用】功能強大的 Illustrator,【要用】網上免費取得的 Vectr。
    → 網上工具功能簡單,不用花時間在陰影、模糊、變形這些特效。
  • 寫下想法:【不用】打開龐大的 Word,【要用】簡單筆記本 App。
    → Word光是開啟速度、搜尋檔案等麻煩就夠受了,你要的是紀錄下那些 “字” 而不是字級、特效。
  • 處理影片【不用】Premiere 或 Final Cut Pro,【要用】手機上的 iMovie。
    → 為了打開那軟體要找桌子、打開電腦、還要有插座…,太花時間了,快才是王道。

所謂 “準工作”,就是在不全力衝刺狀態下仍在工作,盡量用白癡化工具,否則光想到複雜拖延症就犯了!

準工作要實際不要矯飾,很多工具開發者管不住自己,越做越大,通常行動裝置 App 比較不這麼好大喜功,隨時可以行動也勝過桌機,而且便宜多了。

一切都要快而簡單,那用筆記本抄寫就好了吧?

我是紙筆愛好者,但從整理資料的角度,與其拿筆記本繪畫抄寫,不如用平板電腦、手機快速做筆記,因為筆記雖然又直覺又快速,但:

  1. 查詢困難(忘了抄在哪);
  2. 數位化困難,如果筆記用得上,還要再拍照或重謄,還不如一開始就電子化;
  3. 很難分享,你要撕一張筆記給別人?還是拍得糊糊的花時間調整照片?
  4. 搞丟就完蛋了,我曾依賴著一本好用筆記本,所有東西都在上面,有一天搞丟了,快哭了,從此電子化。

你可以考慮用 Google Keep 來快速討論抄寫,並不是它做得很傑出,而是因為:

  1. 它跨平台好分享:iOS、Android、Web、ChromeOS 的版本都具備 → iPhone “備忘錄” 做得更好,但如果你要跟不用蘋果產品的人分享時就GG了。
  2. 它多用途:可寫、可畫、可轉成 todo list、可雲端備份、可快速分享;
  3. 它免費:太棒了吧… 沒門檻人人可分享,所有設備抓來就開始記錄;
我用 Chromebook 附贈的電磁觸控筆在 Google Keep 畫了這個,它是向量的(如果你懂)檔案不大,擁有不多功能但沒有學習曲線,第一次打開就能畫,當然如果要畫成名家效果,你也可以買專業繪圖軟體,從準工作的角度我覺得 Google Keep 已經 OK 了。

公布以後看到這篇文章,才知道拖延不只我不覺得是壞事呢!

如果你常常有用畫圖寫字記錄溝通的需求,Google Keep 已經不敷使用,可以考慮用 Autodesk SketchBook (https://sketchbook.com/)。
AutoDesk 是知名繪圖軟體大廠,知名的 AutoCAD、3D Max、Maya 這些專業軟體都是他們的,當然都很貴。
但是 Sketchbook 免費,我試了好幾個軟體,繪畫雖有長短但大同小異,但只有它能做到拍一張照片在照片上繪圖,個人覺得這種機會很多,畢竟不是藝術家畫畫,更多使用是在實景照片中加入自己的想法。

4 連結,把所有的線索整合

在衝刺前,你可能想了無數的點子、收集了一堆資料,然後你發現它實在太多了,實在讀不完啊!

我挺佩服有些人博聞強記,我做不到,與其把所有細節記下來,還不如想想怎麼把這些整合成一個概念,這麼多的東西如果放進腦中,就像學了 “吸星大法”,從無數地方吸來各種不同門派的內力,這不會讓你的功力大增,只會讓你走火入魔。

整合真不是容易的事,名偵探能把故事整合起來找出疑點,鳥偵探就做不到,簡單的方式是把所有的線索整理成有前後順序的故事,但再厲害一點,這些故事可以讓你看到共通點、相異點,接著淬煉出整體性的概念。

如果用 Mind Mapping 工具,你至少能看見每個線索之間的關係,免費的很多,我常用 Mind42.com,幾乎不用學習。

隨著練習、隨著經驗,就越來越拿手了。

5 衝刺,綜合格鬥技

把這些都準備好了,就衝吧!這就是你發光發熱的一刻,有了充分的準備,只需要短暫的時間,你就能產出讓人大叫 “WOW!” 的成果了。

其實你只有最後的時間在努力工作啊!“準工作” 其實並沒讓你偷懶到,只是讓你善用那人生中令人煩惱的大量放空。

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