- 團隊用 Kanban 加上 PDCA 筆記術，讓每個人更能看到全貌及細節，站穩自己的位置，團隊更強。Photo by Pascal Swier on Unsplash
- 如果你在 Google Trends 中搜尋「 PDCA 」和「專案管理」，會發現更多人想理解 PDCA 是什麼，其實你去搜尋一下就會發現 PDCA 觀念簡單又能解決一切問題，這不是太好了嗎？
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PDCA 我懂啊！等我有時間就做！
- 我從事產品開發及專案管理多年，不管是傳統的 Waterfall 或是現在的 Agile，專案管理有一大本知識（PMBOK，A Guide to the Project Management Body of Knowledge）要學，很難讓團隊每個成員都掌握觀念，同步「進度」，更別說 PDCA 管理「品質」這麼高的要求了。
- 我還嘗試讓孩子用來做學習專案，不過真的太難了。
- 日本 PDCA 顧問岡村拓朗發現，大家都「知道 」 PDCA 好，卻很少人「做到 」用 PDCA 改善問題，所以他寫了《讓自己快速進化的PDCA筆記術：每天五分鐘，利用筆記╳四條線，讓你杜絕瞎忙、縮短工時、解決難題、持續成長》，強調「每日 5 分鐘寫 PDCA 筆記」的簡單方法，讓你能「做到 」用 PDCA 讓自己或團隊成功。
- 有了這麽簡單的概念，你不用等到有時間，現在就可以開始了。
- 但且慢，岡村先生的著作有些地方補強一下更好：
- 他推廣「 PDCA 筆記術」，專案只帶過：現代的工作很少跟專案無關的，但他有關專案管理的部份只有幾頁。
- 他不推薦用電腦，而是用 A4 筆記本：紙張是藝術載體，卻不是好工具，它難以檢索、保存、備份、分享，提高效能。
- 還好 Notion 很容易可將敏捷專案管理的「看板」（Kanban）和 PDCA 筆記結合，岡村先生說他用 Evernote 所以放棄了，那就由我來解決吧！（選擇工具很重要）
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PDCA 筆記術 轉動個人行事曆 轉不動專案
- 岡村先生的 PDCA 筆記法相當簡單，建議你去買一本他的著作，很薄的一本小書，加上日本人特有的簡化寫作方式，很易讀。
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岡村每日 PDCA 筆記，取代行事曆的好方法
- 但如果你還沒時間讀，我簡單整理。
- 岡村先生用 A4 筆記本，每日寫上今日主題，對自己的期望，然後分四欄，分別是 PDCA ：
- Plan 寫下你今天打算做些什麼事，不是很完整的計畫書，而是簡單的像 Todo 那樣的一句話；
- Do 是執行後獲得的事實，這裡不加任何情緒、評斷、形容詞，就只是寫下事實；
- Check 是對於執行的結果，覺得好、不好、太好… 這裡寫下對你行為所得事實的思考；
- Act 是如果並不滿意，打算如何改善？而這改善或許是明天的 P。
- 如何寫每日 PDCA 筆記？（Source：Uncle6）
- 因為要寫下從早到晚每個小時的計畫、行動，而且每件事要寫上回顧，真要 A4 才夠大。
- 跟一般 PDCA 的書籍不同的是岡村先生的迭代頻率，他不是用週、月、季，而是以每日做為迭代的基本單位。理由很棒，完全無法抗拒：
- 每次 PDCA 迭代（循環一次）都會進步一點點；
- 如果每週迭代一次，一年進步 52 次；
- 但每日迭代一次，一年進步 365 次。
- 雖然 PDCA 是別人的發明，他卻抓住人類心理竅門，因而能持續，終於成功而能寫出這本書。他沒告訴我們 PDCA 怎麼做，而是像《原子習慣》般用各種角度告訴我們把迭代形成「習慣」的方法；而另一方面，「每日」的頻率讓我們很容易持續下去，所以能幫助「實行」。
- 想想看，如果是每週一次，我們不小心就忘記了「既然上次都忘了，這次也跳過吧！」結果是無法實行。
- 他的書並不是教我們如何做專案或讓事業更向上，只是很簡單地把 Google Calendar（或其他品牌行事曆） 改成用「 PDCA Calendar」，例如：原本要跟供應商開會
- P 排定了「10:30 與供應商開會」 （如果只用行事曆，就只到這裡了）
- D 可以記錄是否準時？誰出席了？做成什麼結論？這些會議的事實
- C 你對會議結果滿意嗎？我要求的降價在這次會議中沒達成，我覺得可以藉由擴大採購量要求降價；
- A 明天修改採購量再與對方接洽。
- 如果你用 Google Calendar 我們一日排進去的都是「P」。那 D、C、A 呢？當然也有，可能把 D 寫在「會議記錄」中，C 寫在「筆記本」中……
- 一件事紀錄分散各處，就忘記追蹤，更沒有 A 的改進了，難怪公司/個人的成長緩慢呢。
- 有時候讓員工去開個會，回來時問他「會議如何了？」
- 「會議開完了」、「茶點很不錯」、「對方窗口長得很正」、「辦公室很豪華」，然後追問他細節，他才「回憶」會議中發生的事情，身為管理者是不是很無奈？
- 用行事曆和用 PDCA 筆記代替行事曆的差異（Source：Uncle6）
- 其實他只要把 Google Calendar 換成 PDCA 筆記本，一件事情的處理狀況一目了然，而且為了填滿每一格，就想辦法一步步逼近目標，訓練他成為有效率、有品質的員工。
- 對我們自己也很有用。
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岡村拓朗的專案 PDCA 筆記，就沒有個人的那麼合用
- 雖然在個人行事曆規劃上是個很棒的工具，但是他提到專案應用時就覺得不足了。
- 這是按照岡村書上的圖重繪，如何寫專案 PDCA 筆記？（Source：Uncle6）
- 如果你做過專案，就會發現這圖有點問題，專案有很多分項，如果每天要把今天專案要執行的所有任務寫上去會很麻煩。
- 除非：
- 身為專案經理只需寫個整體總結，專案管理有另一個文件：筆記和管理分開兩個文件，也太繁瑣了。而且身為專案經理，我不知道細節，等老闆質詢就慘了。
- 身為專案組成員，只管好自己部份即可。
- 現在去公司上班很少只參與（管理）一個專案，通常會忙翻，如果有朝一日要去找專案的紀錄，像這種含糊的筆記也找不到什麼。
- 其實，如果有好多個專案組成員，每個人的 PDCA 筆記匯集成，不就是專案的 PDCA 筆記嗎！
- 岡村書中沒提到「協作」，可能跟成書年代有關，從前在 Chrome 問世前，協作功能非常貴，只能各管各的。
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用 Notion 加 PDCA 筆記術讓專案也轉動起來
- Notion 可以用 Board View 來建立好多個專案看板，每個專案裡可以設定很多「任務」，藉由「分組」（Group），可以在同一個看板上分組檢視多個專案下的任務，不易搞混。每個任務也能展開成一頁筆記，方便紀錄執行事項，對專案紀錄非常好。
- 但好工具錯用更麻煩：
- 每個人的筆記千奇百怪，有時候展開筆記不知道他在寫什麼。
- Notion 的專案是表格，筆記在下一層，如果任務很多時，常常會找不到紀錄寫在哪裡。
- 我把 Kanban 加入岡村的 PDCA 筆記，做成 Notion 模板。
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怎麼使用呢？
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▮第一步：下載模板到你自己的 Notion▮
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▮第二步：檢視專案列表▮
- Kanban 的專案列表（Source：Uncle6）
- 先看專案列表，這裡有 2 個已經設定好的專案，分別是 Project 1 / 2。
- 岡村用很簡單的幾件事來定義一個專案：
- 名稱 ：就是專案名稱。
- 終點 ：一個專案總有結束的時候，這個條件是什麼？每增加一個任務都要回來看是否朝向這個終點邁進。
- 重點1、2、3 ：我很喜歡這個表示法，當我們有很多專案時，會忘了每個專案做什麼，或者記不起重點，如果只准寫 3 個重點，會逼著我們提綱挈領，就更容易掌握。
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▮第三步：用 PDCA 筆記來撰寫執行日誌▮
- 如果我們已經是其中某一個專案的專案組成員。
- 看板頁簽中每一塊都是一個任務，打開就可以用 PDCA 筆記撰寫日誌（Source：Uncle6）
- 我會到專案看板下的「看板」頁籤來看每個任務執行的「進度」，哪些在進行？哪些遇到困難？就算只是一個成員，也可以知道別人的狀況。
- 看板頁簽中每一塊都是一個任務，打開就可以用 PDCA 筆記撰寫日誌（Source：Uncle6）
- 我也可以用「甘特圖」頁籤來看每個任務的執行計畫時間，我點開「project 1 Task 4」這個任務時，會看到：
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PDCA Daily Journal 模板
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- 點它打開就會產生寫 PDCA 筆記的欄位。
- 就可以在這個欄位裡寫下專案執行細節了。
- 在 PDCA Daily Journal 裡寫下任務執行日誌（Source：Uncle6）
- 在欄位下方新增一條紀錄，選擇日期，這個紀錄會自動與這一個任務相關。
- 例如我對前面的例子：P）前一天與供應商會議，D）卻沒達到壓低價格的目的，所以C）認為提高訂單數量可以談價錢；A）需要安排。所以安排 P）第二天提高訂單數量來壓價格。這裡是個跨 2 日的 PDCA 迭代，你可以看到：
- 紀錄會自動放在「Project 1 Task 4」下，也就是在專案中一個任務，但執行者可能要經過很多努力及迭代才能成功，你可以看到一次次的迭代過程；
- 因為不是紙本而是用 Notion，有什麼 Act 想法，可先在明天的 Do 把這個新計畫寫好，再複製連結到今天的 Act，往後可以追蹤知道整件事執行過程。
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▮第四步：第二天早上開始做計畫前▮
- PDCA Daily Journal 可以把你埋在任務裡的日誌拉出來，不用鑽進去尋找（Source：Uncle6）
- 每個任務的日誌紀錄在任務筆記裡，那會很瑣碎呢，會不會我要找到一個紀錄要到處翻閱甚至要用搜尋的？
- 不會的，再往下第的「專案執行日誌」會把你在任務中寫的日誌列出來變成一張表，不用進去找。
- 前面兩筆 PDCA 筆記已出現在表前面。
- 過程：藉由今天的 Act 就是明天的 Plan，很容易追蹤過程。
- 時間：從原任務執行期間來看日誌日期，知道這個任務是否有超過原定期限。
- 行事曆：Notion 裡，日期可標註到時、分，如果我參加多個專案，打開「今日」頁籤就能看到所有專案在今天要執行的「計畫」（依據昨天的 Act），把時間安排好，我今天的行程就完成了，真的只要 5 分鐘。
- 這張表解決了 Notion 多層會把紀錄埋在裡面的問題，全部歷史紀錄、今日待辦都一目了然。
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▮第五步：那「人生理想」是什麼呢？▮
- 你會發現第1段是「人生理想」，這跟 PDCA 有什麼關係？（Source：Uncle6）
- 在公司裡，通常我們執行專案是被指派的。
- 人生不能總是完成別人的專案，我們也有要達成的事，如果這自己的目標遠大，還得靠很多專案共同努力才能完成。
- 例如：我訂下「30 歲前存夠 1000 萬」這個人生計畫。我沒有 1000 萬遺產，這筆錢只能靠各種方法完成，例如：
- 上班、接案子來開源；
- 儲蓄、投資股市、投資房地產來節流
- 用幫助公司上市快速擴增獎金……。
- 這些都是專案，多專案加在一起，1000 萬存款的目標就達成了。
- 不過通常我們沒有把人生理想實際寫下來，這裡是讓我們寫人生目標的，這是岡村的書最終章寫的，他說到為了工作他不停加班，連家庭都忽略了，所以他決定用 PDCA 筆記術來改善人生，他在這裡寫了他的人生理想：
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想要打造一個社會，透過老爸自己充滿活力的模樣，告訴孩子為實現夢想而活的重要性。
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為此，我會有效率地完成工作，重視與家人相處的時間，朝著自己的夢想邁進，並持續成長。
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在接下來的時代中，至少讓這世界上可以多一位帥氣老爸。
- 我在做每個專案時，要問「這個專案能幫助我達到人生理想嗎？」
- 我在專案下設定任務時，要問「這個任務能幫助專案達到更好的成果嗎？」
- 我在執行任務時，要問「這個計畫（P）能幫助任務更快品質更好嗎？」
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- 雖然寫在最後，但這是作者的感嘆，我們每個人一生也應該要好好思考這一題。
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尾聲： 總複習
- 很多人他工作只有「做了」、「未做」兩個狀態，其他的一問三不知，讓管理者非常頭疼，我相信你遇過這種員工。
- PDCA 原本是用來做品管的工具，它能讓產品品質越來越改善，剛好比前面那種不知道自己在幹嘛的組員一個思考框架。在這個模板裡，我們用：
- 看板追蹤狀態：待辦、執行中、暫停中、等待中、完成，就不是只有「做了」、「未做」兩個狀態；
- 甘特圖追蹤時間：在敏捷專案中常常被挑戰搞不清完成日期的問題，但除了狀態以外，我們還能用它來抓出時間預估；
- PDCA 筆記追蹤細節：不只「做」還是「沒做」，你可以看出執行這個任務的人有沒有反思，有沒有一直改進來盡量達到專案的目標；
- PDCA 筆記列表排定一日任務：其實不只一日，可以排定整週、月的行事曆，而且每個你所執行的都是前一次迭代訂下的改進方案。
- 我發現，從前受傳統 Waterfall 專案管理影響，會想鉅細靡遺地把專案拆成一層一層的任務，彷彿都搞定了很安心，其實都是假的。
- 但如果團隊都用 PDCA 筆記來日日迭代，其實不需要拆太細，每個成員都會在執行過程中自己拆，跟傳統 Project 在未執行前幻想發生的過程不同，這是真正遇到問題時的修改，當然會更有效率且實際地解決問題。
- 希望我們跟岡村一樣，藉由 PDCA 有更多時間留給人生更重要的事情，工作只是人生的一小部分啊！
這個 PDCA Daily Journal 設定成自動跟這個任務產生關聯（Source：