學習法工具（五）| 使用《日誌》分析追蹤成長

你是個馬拉松高手，就是用 PDCA 迭代來訓練的成功案例。

有人請教：「請問我如何開始練馬拉松？」你記得如何卡關和解決嗎？遇到什麼人事物？換了什麼鞋讓你更快？… 通常，過程都沒留下來。

現在你想練長泳，想移植馬拉松成功經驗（自己對自己分享）還記得過程嗎？通常只剩一點點模糊印象。

如果只剩下模糊印象，會給出不精確的建議。

學習包含了「知識」及「方法」兩者的進步。碰到沒學過的新科目時，「知識」都得歸零；但「方法」卻可以進化，學習技術越來越好，也就是有經驗的學習者學習速度更快、效果更佳。

但如沒有記錄，方法就不容易移植。你也許覺得都記得啊！

質化研究方法裏，訪談受訪者不但要錄音，還要打成「逐字稿」，而打稿過程中，會發現原來這訪談跟你訪談當時的記憶差異不小！

套最新概念「大數據分析」，當你擁有客觀數據時，會發現許多本來靠直覺沒發現的事實，這些發現甚至已改變了世界的面貌。那麼，我們可不可以爲自己做一些「大數據分析」呢？或許會發現潛力、喜好？但首先要有數據，才能做分析啊！

日誌，就是你自己的大數據。

一個任務的一生

用《日誌》每天追蹤，保持頭腦清醒尋找答案，當學習技術好，吸收速度就快。

• 所有任務一股腦塞進任務池，以「輕重/緩急」分出四個象限；
• 選任務放入週計劃，再選日計劃，執行、檢核、完成；
• 任務完成的過程，用日誌記錄下來。

在《計劃》的看板中，任務用「卡片」（模擬真實世界的便利貼），方便在不同進度之間移動，這種靈活讓任務進度有前有後，零零亂亂地。

而日誌，就像每天爲《計劃》拍一張照片，就可以回顧計劃執行中的細節。

在《計劃》中，任務是卡片（便利貼），隨着任務完成的越來越多，【Done】裏面的卡片也多到塞不下去了怎麼辦？

還好，在《日誌》中，已經用文字把過程記錄下來了，所以每週計劃完成後，大可以刪除卡片（丟掉便利貼）！

而且，在很久以後，打開日誌還能看見事情的過程，隨時可以分享。

《日誌》記錄些什麼？

敏捷開發團隊，每天早上會集合開一個速度非常快的「立會」（站着、不帶紙筆，才能快速，不浪費時間），讓團隊同步，每個人要說三件事：

1. 回顧：我昨天完成了些什麼？
2. 計畫：我今天計畫做些什麼？
3. 困難：我遇到哪些困難？

學習很個人，通常不需跟別人同步，但我們可跟自己「開會」。在本工具中，《日誌》取材自專案經理紀錄專案狀態及歷程的手段（參考這篇文章），便於一眼看完、紀錄變化，非常有用。

個人版本的「立會」：

1. 回顧：我昨天完成了些什麼？←看昨天的【Plan】中任務完成狀況，在【Do】條列任務是否完成、順利、延遲、原因等。
2. 計劃：我今天計畫做些什麼？←如果你已經在《計劃》看板中把今天的任務卡片擺好，就把卡片主旨抄在今天的【Plan】即可。
3. 困難：我遇到哪些困難？ ←在【Check】說明發現的問題及解決的思路，在【Act】記錄如何處理。

表內只要簡短記錄，《日誌》是自己看的，落落長不如簡潔扼要。

如果你文思泉涌，打算大篇幅思考，表格內還是寫摘要即可，因爲 notion 表格每列可展開一頁獨立筆記（筆記軟體只有 notion 有這功能），把詳細思考文章寫在展開的那一頁更過癮。

如果你今天有 3 個任務都有長篇大論要說，notion 能在表格一列展開的頁面中再爲每個任務插入 1 個「頁中頁」（及頁中頁中頁中頁……），像俄羅斯娃娃那樣外頁包內頁無限增加。

《日誌》與《計劃》的緊密關聯

《日誌》以 PDCA 紀錄專案執行狀況，每天一列，從專案起始就追蹤，隨時可以回顧、整合、鳥瞰專案狀況，但 PDCA 內容要填什麼呢？

從上圖，《日誌》的 Plan, Do, Check 3 步驟緊密對照《計劃》的 5 直欄（週計劃、日計劃、執行、檢查、完成），任務卡片在《計劃》拖動時，都能記錄在《日誌》相應位置。

只有「A-行動」沒地方擺，因爲出現問題時，在 Check 中記錄解決問題的「想法」，在 Act 中記錄解決問題的「行動」，而這「行動」又是新的「任務卡片」，就再放回任務池中等待執行即可。

如何記錄

每個人都有自己記錄的習慣，工具使用也是各顯神通，但在你還沒有建立出自己的一套流程時，會工作效率不佳。

我曾使用一套「待辦事項管理」軟體因公司被收購停止服務，在嘗試、換用其他軟體的過程中，我經歷了一段效率不彰的時間，工作凌亂、漏失，讓人覺得「你最近很不靠譜啊！」。

我花了不少時間實驗，歸結出一套方式，建議你使用，過一陣子有心得再慢慢調整改進，也歡迎你分享給我，讓我也能改進。

▮ Plan 計劃

在 PDCA 中，[P計劃]後要[D執行]，[C檢查]後要[A行動]，所以，你可把 PD 當一組，而 CA 當一組。

特別要這麼說是因爲 Plan 和 Do 分別在左右兩欄，假如今天（例如：2020/03/14）要煮一頓晚餐，你可以把這幾個任務加上編號：

1 列購物清單
2 去超市買菜
3 去菜市場買生鮮
4 去雜貨店買調味品
5 煮晚餐
6 兩人用餐

Notion 是一般筆記軟體，在內文可以產生勾選方格，但在表格裏面不行，這個很好解決，用簡單的符號記錄即可。

- 1 列購物清單                                  <= 任務未執行
V 2 去超市買菜                                 <= 任務已完成
= 3 去菜市場買生鮮                        <= 任務進行中，任務安排不佳
> 4 去雜貨店買調味品| 0314        <= 任務延後至明天 03/14
- 5 煮晚餐| Mary                               <= 任務交辦給 Mary，要追蹤她的執行狀況
x 6 兩人用餐                                      <= 任務取消

如果能把所有任務都合理設計成 1 日能完成的「顆粒度」的話，應該所有今天的任務在明天會變成「V 完成」，如果不是，你可以這麼解讀這些記錄：

• 太多「- 未執行」：安排太多任務做不完，你不理解自己執行力，或有太多外務干擾導致沒有足夠時間執行；
• 太多「= 進行」：顆粒度太大，一天做不完，改進任務設計，每個任務應該拆成一天能完成；
• 太多「> 延後」：執行力問題，順序安排問題；
• 太多「- 交辦」：計劃完成由別人掌握，很難有效率；
• 太多「X 取消」：任務安排問題，或者你在過程中有了發現這個任務不用執行了。

計劃開始幾天，觀察你的數據，就可以改進任務設計及安排，但如果你沒有《日誌》記錄，是不會發現有問題的。

▮ Do 執行

Do 是記錄 Plan 的狀況，兩者用同一個編號，就不用把它全部抄寫一次，都放在同一個表格上橫列，很容易對準未來檢視。

- 1 買的不多無需列清單
V 2 OK
= 3 還有幾個沒買到繼續購買
> 4 改天再買
- 5 交辦 Mary 沒來
X 6 未烹調無法用餐取消

短短說明即可，如果很複雜需要長篇大論，可以把 notion 這一列展開來寫。

▮ Check 察覺

在學習裏，我都會在讀完以後用自己的話來說明我所學到的知識，在說明過程會發現一些可改進的狀況，如果發現實際上沒懂，就可以乘機補上。

例如在學英文第二課時發現不懂，是因爲第一課沒讀熟，那麼就要再安排一個讀熟英文第一課的任務。

我們希望大部分的任務都順利完成，無需每個任務都有什麼察覺，這時，Check 的編號通常與 Plan/ Do 是不同的。

1 購物清單一時想不起來，應該要平時就記在本子上。
2 Mary 答應要來幫忙烹飪卻沒來，明天我自己煮。
3 我家附近雜貨店貨少，朋友介紹另一家可以去看看。

人一定是察覺到不妥才會進行修改的，簡短地記錄察覺什麼，也表示你的專案會持續變好。

▮ Act 行動

在寫程式時如果要管理資料庫裏面大量的資料，通常會用「增、刪、查、改」這幾個術語（CRUD，Create, Read, Update, Delete），而所有的行動通常會有點修改（假如有察覺有感觸但沒修改就不用放在 Act 了）。

如果沒玩過資料庫，增刪查改比較難懂，可以想像通訊錄：

• 增（Create）：增加新朋友 Alan 的電話
• 刪（Delete）：刪除絕交的 John 的電話
• 查（Read）：查詢 Mary 的電話號碼幾號
• 改（Update）：修改 Grace 的電話爲新號碼。

所以可以這麼記錄：

1 增：購買記錄美食清單的小本子                       <= 添加了一張新任務卡片
2 刪：邀請 Mary 一起吃飯                                      <= 刪除了一張舊任務卡片
3 改：將去附近雜貨店改爲去天母的雜貨店      <= 修改任務卡片內容

沒有「查」，因爲不是真的資料庫

當然這增刪查改的任務卡片要移動到《計劃》的相應欄位。

這樣，你可以記錄你對什麼事情做了怎樣的處理，以後都一目瞭然。

如果你要長篇大論地記錄

這小小的表格只能容納每件事一行字，當然可以擠到好幾行，但看起來很不舒服，如果要記錄的太多，就只能用 Notion 的特殊功能，把這一列表格打開，就是個頁面了。

▮ 唯一的編號 ID

打開後，你會發現表格內輸入的 PDCA 記錄變成本頁目錄位於頂端，接下來你要在內文處幫一條目錄「1 列購物清單」增加內容，但內容要如何跟目錄產生關聯呢？如果記錄很多，內容與目錄沒關聯會讓以後搜尋很麻煩。

第一章 ....................................................... P1
第二章 ....................................................... P10
第三章 ....................................................... P20

書籍目錄用「頁碼」編目，因爲書籍是線性的，就是它從第一頁排列到最後一頁，每頁頂多 A4 紙大小，然而 notion 這種數位內容卻沒有「頁」的觀念。

你想，notion 可在 P1 中用大中小標題放進 1 萬字，還可以增加 n 個子頁面，在每個子頁面裏再增加 n 個孫頁面，甚至 n 個連結連到外部網頁去… 因爲 notion 的 P1 這區區一頁可包含比紙本書整冊還多的內容，用「P1」這個索引，它能力實在太有限了。

但，如內容加上唯一編號（就像這個任務的身份證號碼），就不會不知道這一段文字對應到哪一條記錄。

假如你要寫一段是有關「2020 年 3 月 14 日，『計劃』第 1 個任務」的任務，就把標題取爲：

PDCA + 編號

就是這段文章的標題是「P01」。

▮ 建立《日誌》與《成果》的連結

專案是執行一些任務，產出想要的成果，而《日誌》是：

• 記錄專案/任務執行的過程；
• 記錄專案/任務成功或失敗的反思；
• 記錄專案/任務修正的調整措施。

所以，寫在《日誌》裏的，是「執行專案的記錄」，而不是專案本身。有點懸疑？

例如：你是漫畫家，要畫一本新漫畫，最終產出的成果是「漫畫」，而找資料的方法、哪裏卡關、如何行銷、跟出版社會議記錄… 這些都不是漫畫這成果，而是「執行漫畫專案的記錄」。

這是廢話嗎？

在學習法中，成果是「學習某知識的筆記」，日誌是「執行過程的筆記」，兩者都是筆記，所以很容易搞混。不像畫漫畫的專案，是畫就是成果，文字就是日誌，這麼好分辨。

P01 任務結果是產出了一份筆記，這份筆記應該獨立放在《成果》裏面。

但它不位於《日誌 > 20200314》之中，在《成果》的那一頁註明 P01 也不管用啊！因爲每天都有一個 P01，會搞不清楚這分筆記是指哪一天的 P01，這時可以在 ID 上加日期：

日期 + PDCA + 編號

在 P01 筆記上加「20200314P01」這唯一的編號（ID），就可以把記錄和內容連結在一起，未來當你想知道在學習時碰到什麼問題、如何卡關的，只要打開日誌，找到 2020 年 3 月 14 日這一列，打開 Notion 筆記找 P01 的文字記錄，就想起來了。

假如這是你的中學三年考試準備用的資料，留下這些你是可以不需要課本了，因爲你做了一本自己的書籍，等於你爲自己重寫了個人化的課本。

▮ 什麼要記錄在《日誌》

在電腦裏，什麼都有留存記錄，有時叫做「log」也有的叫做「日誌」，有時候你的手機全部都被清空了還能把大量的內容恢復，就是這日誌的作用。

學習專案是專案的一種，其實做任何工作都是種專案，能夠利用 PDCA 循環持續前進的人，總是能把事情做得更透徹，當然老闆也會覺得這個人值得擔當大任。

所以，不止你的學習，你可以把任何正在進行中的事情都以日誌管理，因爲「察覺」 →「行動」這種迭代是一次一次更加強的，做了一陣子，就會覺得自己變強了！