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學習法工具(五)| 使用《日誌》分析追蹤成長

《計劃》待辦事項,執行,寫成《成果》,學習就開始前進,那,要《日誌》做什麼呢?

福爾摩斯學習法分作《計畫》、《成果》、《日誌》3 部分,這一篇說明《日誌》。

你是個馬拉松高手,就是用 PDCA 迭代來訓練的成功案例。

有人請教:「請問我如何開始練馬拉松?」你記得如何卡關和解決嗎?遇到什麼人事物?換了什麼鞋讓你更快?… 通常,過程都沒留下來。

現在你想練長泳,想移植馬拉松成功經驗(自己對自己分享)還記得過程嗎?通常只剩一點點模糊印象。

如果只剩下模糊印象,會給出不精確的建議。

學習包含了「知識」及「方法」兩者的進步。碰到沒學過的新科目時,「知識」都得歸零;但「方法」卻可以進化,學習技術越來越好,也就是有經驗的學習者學習速度更快、效果更佳。

但如沒有記錄,方法就不容易移植。你也許覺得都記得啊!

質化研究方法裏,訪談受訪者不但要錄音,還要打成「逐字稿」,而打稿過程中,會發現原來這訪談跟你訪談當時的記憶差異不小!

套最新概念「大數據分析」,當你擁有客觀數據時,會發現許多本來靠直覺沒發現的事實,這些發現甚至已改變了世界的面貌。那麼,我們可不可以爲自己做一些「大數據分析」呢?或許會發現潛力、喜好?但首先要有數據,才能做分析啊!

日誌,就是你自己的大數據。

一個任務的一生

用《日誌》每天追蹤,保持頭腦清醒尋找答案,當學習技術好,吸收速度就快。

用
Notion 模板中不同組件之間的關係
  • 所有任務一股腦塞進任務池,以「輕重/緩急」分出四個象限;
  • 選任務放入週計劃,再選日計劃,執行、檢核、完成;
  • 任務完成的過程,用日誌記錄下來。

在《計劃》的看板中,任務用「卡片」(模擬真實世界的便利貼),方便在不同進度之間移動,這種靈活讓任務進度有前有後,零零亂亂地。

而日誌,就像每天爲《計劃》拍一張照片,就可以回顧計劃執行中的細節。

在《計劃》中,任務是卡片(便利貼),隨着任務完成的越來越多,【Done】裏面的卡片也多到塞不下去了怎麼辦?

還好,在《日誌》中,已經用文字把過程記錄下來了,所以每週計劃完成後,大可以刪除卡片(丟掉便利貼)!

而且,在很久以後,打開日誌還能看見事情的過程,隨時可以分享。

《日誌》記錄些什麼?

敏捷開發團隊,每天早上會集合開一個速度非常快的「立會」(站着、不帶紙筆,才能快速,不浪費時間),讓團隊同步,每個人要說三件事:

  1. 回顧:我昨天完成了些什麼?
  2. 計畫:我今天計畫做些什麼?
  3. 困難:我遇到哪些困難?
在 notion 的表格中,每一橫列都可以展開成為頁面,滑鼠滑到最左欄時就會出現展開頁面的按鈕,因此可以把紀錄在表格裡的當作標題,而把細節紀錄在內頁。

學習很個人,通常不需跟別人同步,但我們可跟自己「開會」。在本工具中,《日誌》取材自專案經理紀錄專案狀態及歷程的手段(參考這篇文章),便於一眼看完、紀錄變化,非常有用。

個人版本的「立會」:

  1. 回顧:我昨天完成了些什麼?←看昨天的【Plan】中任務完成狀況,在【Do】條列任務是否完成、順利、延遲、原因等。
  2. 計劃:我今天計畫做些什麼?←如果你已經在《計劃》看板中把今天的任務卡片擺好,就把卡片主旨抄在今天的【Plan】即可。
  3. 困難:我遇到哪些困難? ←在【Check】說明發現的問題及解決的思路,在【Act】記錄如何處理。

表內只要簡短記錄,《日誌》是自己看的,落落長不如簡潔扼要。

如果你文思泉涌,打算大篇幅思考,表格內還是寫摘要即可,因爲 notion 表格每列可展開一頁獨立筆記(筆記軟體只有 notion 有這功能),把詳細思考文章寫在展開的那一頁更過癮。

如果你今天有 3 個任務都有長篇大論要說,notion 能在表格一列展開的頁面中再爲每個任務插入 1 個「頁中頁」(及頁中頁中頁中頁……),像俄羅斯娃娃那樣外頁包內頁無限增加。

《日誌》與《計劃》的緊密關聯

把《計畫》記錄到《日誌》時的 PDCA 欄位對應關係,【任務池】的還沒開始做,而 【Done】已經做完了,就不用記錄了。

《日誌》以 PDCA 紀錄專案執行狀況,每天一列,從專案起始就追蹤,隨時可以回顧、整合、鳥瞰專案狀況,但 PDCA 內容要填什麼呢?

從上圖,《日誌》的 Plan, Do, Check 3 步驟緊密對照《計劃》的 5 直欄(週計劃、日計劃、執行、檢查、完成),任務卡片在《計劃》拖動時,都能記錄在《日誌》相應位置。

只有「A-行動」沒地方擺,因爲出現問題時,在 Check 中記錄解決問題的「想法」,在 Act 中記錄解決問題的「行動」,而這「行動」又是新的「任務卡片」,就再放回任務池中等待執行即可。

如何記錄

每個人都有自己記錄的習慣,工具使用也是各顯神通,但在你還沒有建立出自己的一套流程時,會工作效率不佳。

我曾使用一套「待辦事項管理」軟體因公司被收購停止服務,在嘗試、換用其他軟體的過程中,我經歷了一段效率不彰的時間,工作凌亂、漏失,讓人覺得「你最近很不靠譜啊!」。

我花了不少時間實驗,歸結出一套方式,建議你使用,過一陣子有心得再慢慢調整改進,也歡迎你分享給我,讓我也能改進。

▮ Plan 計劃

在 PDCA 中,[P計劃]後要[D執行],[C檢查]後要[A行動],所以,你可把 PD 當一組,而 CA 當一組。

特別要這麼說是因爲 Plan 和 Do 分別在左右兩欄,假如今天(例如:2020/03/14)要煮一頓晚餐,你可以把這幾個任務加上編號:

1 列購物清單
2 去超市買菜
3 去菜市場買生鮮
4 去雜貨店買調味品
5 煮晚餐
6 兩人用餐

Notion 是一般筆記軟體,在內文可以產生勾選方格,但在表格裏面不行,這個很好解決,用簡單的符號記錄即可。

- 1 列購物清單                                  <= 任務未執行
V 2 去超市買菜 <= 任務已完成
= 3 去菜市場買生鮮 <= 任務進行中,任務安排不佳
> 4 去雜貨店買調味品| 0314 <= 任務延後至明天 03/14
- 5 煮晚餐| Mary <= 任務交辦給 Mary,要追蹤她的執行狀況
x 6 兩人用餐 <= 任務取消

如果能把所有任務都合理設計成 1 日能完成的「顆粒度」的話,應該所有今天的任務在明天會變成「V 完成」,如果不是,你可以這麼解讀這些記錄:

  • 太多「- 未執行」:安排太多任務做不完,你不理解自己執行力,或有太多外務干擾導致沒有足夠時間執行;
  • 太多「= 進行」:顆粒度太大,一天做不完,改進任務設計,每個任務應該拆成一天能完成;
  • 太多「> 延後」:執行力問題,順序安排問題;
  • 太多「- 交辦」:計劃完成由別人掌握,很難有效率;
  • 太多「X 取消」:任務安排問題,或者你在過程中有了發現這個任務不用執行了。

計劃開始幾天,觀察你的數據,就可以改進任務設計及安排,但如果你沒有《日誌》記錄,是不會發現有問題的。

▮ Do 執行

Do 是記錄 Plan 的狀況,兩者用同一個編號,就不用把它全部抄寫一次,都放在同一個表格上橫列,很容易對準未來檢視。

- 1 買的不多無需列清單
V 2 OK
= 3 還有幾個沒買到繼續購買
> 4 改天再買
- 5 交辦 Mary 沒來
X 6 未烹調無法用餐取消

短短說明即可,如果很複雜需要長篇大論,可以把 notion 這一列展開來寫。

▮ Check 察覺

在學習裏,我都會在讀完以後用自己的話來說明我所學到的知識,在說明過程會發現一些可改進的狀況,如果發現實際上沒懂,就可以乘機補上。

例如在學英文第二課時發現不懂,是因爲第一課沒讀熟,那麼就要再安排一個讀熟英文第一課的任務。

我們希望大部分的任務都順利完成,無需每個任務都有什麼察覺,這時,Check 的編號通常與 Plan/ Do 是不同的。

1 購物清單一時想不起來,應該要平時就記在本子上。
2 Mary 答應要來幫忙烹飪卻沒來,明天我自己煮。
3 我家附近雜貨店貨少,朋友介紹另一家可以去看看。

人一定是察覺到不妥才會進行修改的,簡短地記錄察覺什麼,也表示你的專案會持續變好。

▮ Act 行動

在寫程式時如果要管理資料庫裏面大量的資料,通常會用「增、刪、查、改」這幾個術語(CRUD,Create, Read, Update, Delete),而所有的行動通常會有點修改(假如有察覺有感觸但沒修改就不用放在 Act 了)。

如果沒玩過資料庫,增刪查改比較難懂,可以想像通訊錄:

  • 增(Create):增加新朋友 Alan 的電話
  • 刪(Delete):刪除絕交的 John 的電話
  • 查(Read):查詢 Mary 的電話號碼幾號
  • 改(Update):修改 Grace 的電話爲新號碼。

所以可以這麼記錄:

1 增:購買記錄美食清單的小本子                       <= 添加了一張新任務卡片
2 刪:邀請 Mary 一起吃飯 <= 刪除了一張舊任務卡片
3 改:將去附近雜貨店改爲去天母的雜貨店 <= 修改任務卡片內容
沒有「查」,因爲不是真的資料庫

當然這增刪查改的任務卡片要移動到《計劃》的相應欄位。

這樣,你可以記錄你對什麼事情做了怎樣的處理,以後都一目瞭然。

如果你要長篇大論地記錄

這小小的表格只能容納每件事一行字,當然可以擠到好幾行,但看起來很不舒服,如果要記錄的太多,就只能用 Notion 的特殊功能,把這一列表格打開,就是個頁面了。

按下日期左方的「OPEN」可將這一列記錄打開成爲一頁,我們要試着爲 P 01 「列購物清單」增加一些筆記。

▮ 唯一的編號 ID

打開後,你會發現表格內輸入的 PDCA 記錄變成本頁目錄位於頂端,接下來你要在內文處幫一條目錄「1 列購物清單」增加內容,但內容要如何跟目錄產生關聯呢?如果記錄很多,內容與目錄沒關聯會讓以後搜尋很麻煩。

第一章 ....................................................... P1
第二章 ....................................................... P10
第三章 ....................................................... P20

書籍目錄用「頁碼」編目,因爲書籍是線性的,就是它從第一頁排列到最後一頁,每頁頂多 A4 紙大小,然而 notion 這種數位內容卻沒有「頁」的觀念。

你想,notion 可在 P1 中用大中小標題放進 1 萬字,還可以增加 n 個子頁面,在每個子頁面裏再增加 n 個孫頁面,甚至 n 個連結連到外部網頁去… 因爲 notion 的 P1 這區區一頁可包含比紙本書整冊還多的內容,用「P1」這個索引,它能力實在太有限了。

但,如內容加上唯一編號(就像這個任務的身份證號碼),就不會不知道這一段文字對應到哪一條記錄。

假如你要寫一段是有關「2020 年 3 月 14 日,『計劃』第 1 個任務」的任務,就把標題取爲:

PDCA + 編號

就是這段文章的標題是「P01」。

用簡單的 PDCA + 編號就可以索引了

▮ 建立《日誌》與《成果》的連結

專案是執行一些任務,產出想要的成果,而《日誌》是:

  • 記錄專案/任務執行的過程;
  • 記錄專案/任務成功或失敗的反思;
  • 記錄專案/任務修正的調整措施。

所以,寫在《日誌》裏的,是「執行專案的記錄」,而不是專案本身。有點懸疑?

例如:你是漫畫家,要畫一本新漫畫,最終產出的成果是「漫畫」,而找資料的方法、哪裏卡關、如何行銷、跟出版社會議記錄… 這些都不是漫畫這成果,而是「執行漫畫專案的記錄」。

這是廢話嗎?

在學習法中,成果是「學習某知識的筆記」,日誌是「執行過程的筆記」,兩者都是筆記,所以很容易搞混。不像畫漫畫的專案,是畫就是成果,文字就是日誌,這麼好分辨。

P01 任務結果是產出了一份筆記,這份筆記應該獨立放在《成果》裏面。

但它不位於《日誌 > 20200314》之中,在《成果》的那一頁註明 P01 也不管用啊!因爲每天都有一個 P01,會搞不清楚這分筆記是指哪一天的 P01,這時可以在 ID 上加日期:

日期 + PDCA + 編號

在 P01 筆記上加「20200314P01」這唯一的編號(ID),就可以把記錄和內容連結在一起,未來當你想知道在學習時碰到什麼問題、如何卡關的,只要打開日誌,找到 2020 年 3 月 14 日這一列,打開 Notion 筆記找 P01 的文字記錄,就想起來了。

假如這是你的中學三年考試準備用的資料,留下這些你是可以不需要課本了,因爲你做了一本自己的書籍,等於你爲自己重寫了個人化的課本。

▮ 什麼要記錄在《日誌》

在電腦裏,什麼都有留存記錄,有時叫做「log」也有的叫做「日誌」,有時候你的手機全部都被清空了還能把大量的內容恢復,就是這日誌的作用。

學習專案是專案的一種,其實做任何工作都是種專案,能夠利用 PDCA 循環持續前進的人,總是能把事情做得更透徹,當然老闆也會覺得這個人值得擔當大任。

所以,不止你的學習,你可以把任何正在進行中的事情都以日誌管理,因爲「察覺」 →「行動」這種迭代是一次一次更加強的,做了一陣子,就會覺得自己變強了!

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