在家工作大問題:你怎麼解決拖延?

如果你說你從不拖延,別騙我。不管在家工作或數位遊牧民族,不用打卡、沒有老闆在背後,你要如何自控?因為客戶不因為你工作的時間發薪給你,而是以成果論成敗,拖延實在太昂貴了

人很難抗拒糖以及懶惰啊!(Photo by Nagesh Badu on Unsplash)

孩子們在一個房間裡,每人面前放著一塊棉花糖。
實驗人員說:「我要離開房間 15 分鐘,如果我回來時糖還在,就可以再得到一塊。」
15分鐘後,2/3的孩子把糖吃了,1/3沒吃掉得到第二塊糖。
14年後研究人員召回孩子,發現那1/3具有自控力的孩子SAT成績比另2/3高了210分、進入較好的大學、比較有成就。
(據說最有成就的是一個把棉花糖裡面都舔光了但保留外殼又得到第二塊糖的孩子…)

這是美國人格與社會心理學家沃爾特·米歇爾(Walter Mischel)在 20 世紀 60~70 年代在史丹佛大學做的知名實驗 “the marshmallow experiment”,實驗對象有超過 600 名孩子(果然是資源豐富的大學)。

關鍵字是「自控力」。

我相信我是屬於那種等不到 2 分鐘就把糖吃掉的孩子,對食物的自控力極差,如果手裡拿著飯盒還要走 10 分鐘帶回辦公室吃都痛苦,如果餐廳有座位,我一定內用的那種人。

大雄專長是午睡,曾用 ”如果電話亭” 把世界改造成崇尚午睡,換我會把世界改造成崇尚拖延備受尊崇。(圖片來源:哆啦A夢中文網)

對吃的東西毫不遲疑的人,反而對困難工作遲疑,偏偏身為策劃人,我的工作就是解決對別人來說覺得很困難的問題,非要解決不可啊!

我發現了個人出類拔萃的一項專長!每個人都拖延,不過我特別擅長拖延。

有個拖延 Seafood 現在要告訴你怎麼樣解決這問題,你一定要聽!你一定要聽!你一定要聽!


1. 隨身工具記下來 | 要做的、好點子

拖延者懶得現在做,就說「好,我明天完成!」,然後,你就忘了…可能會釀成大錯。

所以手機裡一定要有把事情記錄下來的工具,用最簡單的方式隨手一記,後面再慢慢處理,至少不會把工作搞丟。

Todoist

從 Palm V 開始近 20 年的隨身工具使用經驗,Todoist 是我用過最好的待辦事項管理工具。

Todo List 的工具非常多,很多程式設計師剛開始會自己寫一個來練習,但 Todoist 是我用過最好的。

Seafood 在說是要聽的,市面上的待辦事項 App 我幾乎都用了,比如 Outlook, Any.do, Wunderlist……,相信我,現在這個世界上簡單工作(郵局寄信、銀行刷存摺…)都已經被電腦取代了,你需要 Todoist 這樣帶有一點專案管理功能的工具。

(如果你的工作都是簡單工作,恭喜你,接下來可以不用看了)

Google Calendar

Google Calendar 網頁改版後變美美,但它內建的 Todo list 幾乎是學生作品的水準,Google 絕不是做不出好東西,我想它是善良的想留點飯給別人吃

「日程」就是加上時間的「待辦事項」。

Todoist 與 Google Calendar 完美整合,雙向同步。在 Todoist 裡把待辦事項安排時間時,就會在 Google Calendar 裡相應時間出現,而在 Google Calendar 修改時間,Todoist 裡面也會跟著改。

你可以把「待辦事項」當作事情的倉庫,而「日程」就是你的工廠,把一個個待辦事項塞進日程,原來一天能做的事真不多。

Simplenote

源自 WordPress 的爸爸 Automattic,目的是銷售同步服務不是獲利, 免費、基本功能足,幾乎支援所有 OS,多設備間同步神快。

對員工來說,老闆命令達成即可,但在家工作的數位牧民,沒有人會給你命令。

客戶不會說「你把本公司全年數據分析一下,找出淡旺季,及造成淡旺季的因素及解決方案」。

正常狀況是「你會做大數據分析啊!這對我們有什麼用呢?」

技術或創意是你為何可以獨立成為自由工作者,而不是在他公司上班的原因,因為你懂他不懂,所以他不知道他想要什麼。

Simplenote 是個好工具,把會議過程或談話內容隨手記錄下來,你就可能發現客戶潛在需求,他買單了,就成了你的待辦事項。

筆記軟體很多,Simplenote 也有些缺陷,但它夠簡單、夠輕、夠快、夠跨平臺,最重要的是它存檔存成純文字(2018/04/16 版本更新,iOS 終於可直接預覽 Mark-down 格式了!),你所記錄的永遠不會搞丟。

2. 厚切牛排要切開才吃得下 | 肢解工作

事情大到令人害怕?如果不切開,怎麼吃大牛排?

多數困境需解決部分只是 1/100,可能只要 1 小時就搞定,就算 1 小時搞不定,反正切塊了就慢慢吃吧!

但,用什麼工具切塊?

Word 大綱模式以及相似的功能

我第一次發現這個方法是 20 歲左右初入職場,意外發現 MS Word 裡面有個「大綱模式」 ( Outline ),太大的文章用大綱模式可以把文章拆成「第一層 > 第二層 > 第三層 > …… > 本文」,目錄建起來,牛排已經切好了。

多數文字處理器都有這種 Outline 的功能,支援 Markdown 也做得到:

▶ 「*」+ 「Space」出現一個 Bullet list;
▶ TAB 鍵會內縮一格;
▶ Shift + Tab 會進一格。

如果在專案管理領域,這叫做 WBS (Work Breakdown System) ,就是把大事拆成小事,一塊 10 盎司牛排難以下嚥,切成小塊就能吃下去了。

WBS 這種 1,1.1,1.1.1… 的分層方式,相信很多人在寫論文時都身受其害,因為 Word 的多層編碼工具超級難用,我寫論文時影印社老闆就是這方面捉刀專家,但這分層真是清楚 (來源:Wikipedia)

Mind Mapping Tools

用 Word 寫計劃書容易出現文章太長、標題太多顧頭不顧尾問題,這時候,更厲害的工具就是 Mind Mapping (心智圖),可以把很複雜的事情分解出從屬關係,先把小細節隱藏起來,大主題呈現在螢幕上像一張 A4 紙,就比較能掌握全局。

桌面 Xmind、Web Mind42、手機 Mindly,各準備一套心智圖工具,隨時隨地打掃點子。
  • 桌面版 Xmind:Open source 軟體,也有付費版,如只是整理思緒,免費版足矣,Windows, Mac, Linux 都有,不過 Linux 版本有點不靠譜。
  • 雲端版 Mind42:Mind Mapping 對於整理自己的頭腦很有幫助,但大多人沒有軟體,當我把事情整好,客戶會說「哇!好清楚哦!可以把這個圖發給我嗎?」這時可以上傳到 Mind42.com 去,再分享給對方。畢竟少了展開/收縮功能變成 PDF 檔,心智圖可能會大到 10 張紙都印不完,就失去「一目瞭然」的意義。
  • 手機版 Mindly:似乎所有 Mind Mapping 軟體製作者都習慣於 14 吋以上電腦螢幕呈現一張橫擺的 A4 紙,轉到手機小螢幕還帶著這思維就非常難用(不停放大縮小上下左右滑動)。Mindly 是我用過最好的手機版 Mind Mapping 工具,隨時拿出手機一樣整理的清清楚楚。

Mind Mapping 像我的延伸硬碟,就算很久以前的企劃或會議記錄,細節都忘得差不多,拿出 Mind Mapping 一看立刻提綱挈領,記憶力恢復。

它的問題是沒有一個一統江湖的檔案格式,你可這麼做:

  • Xmind ← → Mind42:轉檔成早期曾經互相抗衡的兩個標準「Free Mind」格式或「Mindjet」格式。
  • Mind42 ← → Mindly:這兩種軟體共用一種標準叫OPML (Outline Processor Markup Language)格式,這是 Open 的 XML 格式,很多具有大綱功能的軟體都接受。
  • Xmind ← → Mindly:沒法直接轉檔,先用 OPML 丟到 Mind42,再下載成 Mindjet 格式咯。
  • (把各種以文字為基礎的檔案互相轉來轉去,請重擊這裡

另外,建議贊助 Mind42,這是個奧地利獨立工程師自己維護,用 10 幾年一直很穩定,也沒打算收費,只加了一條廣告(而且不干擾),贊助連結很難找到(真是姜太公釣魚),好人值得贊助。

另,Mindly 也有自己的桌面版,但就像做桌面軟體到手機水土不服一樣,Mindly 的桌面版純粹是雷,千萬別想不開。

3. 修身養性沐浴更衣焚香祝禱 | 專注儀式

就像《零工經濟來了》書裡說的,工作分作「創作者/管理者」(Maker/ Manager)兩種,前者需要一大塊時間潛心工作,後者需要在不同場合不停說話和腦力激盪。我發現切換這兩種心情並不是在 Google Calendar 行事曆上標註會議時間,在會議空檔創作就可以了,當你在創作心情時會很怕被打斷,而管理者心情時因為腎上腺素分泌太多又靜不下來。

數位牧民通常沒有一個人幫你談事情,所以你要自己承擔開會、跑業務的工作,那怎麼切換呢?

排除腎上腺素的儀式

讓自己的腎上腺素排除,每個人有不同方法,我通常會拿出紙筆來胡亂書寫,想到什麼就寫什麼,不知為何用筆書寫這件事讓我能安靜下來。

https://medium.com/watergather/%E9%8B%BC%E7%AD%86%E8%88%87%E8%87%AA%E5%8B%95%E6%9B%B8%E5%AF%AB-e253bf2a3379

心理諮商朋友說要做一些重複而不用腦的事情讓情緒轉換,比如說不拿手機在你辦公室裡以同樣步伐散步 5 分鐘,胡亂書寫也是這種做法,它把你腦裡亂七八糟的思維清理掉。

當然有些人是坐禪、有些人打太極,總之你要有這個「靜下來」的儀式。

白噪音比抗噪耳機更能讓你在塵世裡暫時孤立自己

《潮汐》(Tide) 是大陸的 APP,但很棒,沒有大陸 App 那樣到處都是小紅點逼你點開閱讀的問題。

你會以為在很安靜的地方才能工作,但很多研究不這麼認為,太吵或是太安靜都難以專心,所以現在有很多白噪音軟體。

對在咖啡廳工作的「Coffice 族」 來說,如果星巴克不幸有三寶大對決或買一送一排隊人潮怎麼辦?

我意外發現《潮汐》這個 App 裡面的「雨天」或「森林」聲音具有神效,大媽的音量沒有減少,但這白噪音讓她們的聲音變成「主要背景音」外的「次要背景音」,想像下大雨時,嘩啦啦有節奏的雨聲,雖然車聲來來往往,你的專注力卻被放在這有節奏噪音上,三寶大對決聊天聲突然變得半透明了。

壓力測試是清明節去南部靈骨塔咖啡廳(這寶塔外廣場有幾十個攤位,清明節比園遊會熱鬧)專注趕整天企劃,「人造雨聲 + 巴哈無伴奏大提琴曲」居然成功打敗成千上萬家來自全臺久未謀面親朋好友吃喝打招呼、搶位子、小朋友哭鬧聲!

省你專注力的「番茄時間法」

不容易專注的人,一旦進入專注後往往會太專注,當你發現這無聊困難的事居然有個好玩細節就無法自拔了,問題是人的專注力似乎是有存量的,而且存量不多,幾小時過去,休息時累到腦子完全不轉動,專注力用光了。

如果專注了 8 小時就算了,偏偏通常是專注一個早上,接下來一天都廢了。如果真的專注了 8 小時,晚上會生不如死成為 Couch potato。

Pomodoro 是意大利文的「番茄」,來源就是這個番茄形狀的廚房計時器,如果很愛實體版,我記得 Ikea 有賣。

剛剛說到的《潮汐》App 裡也有「番茄時間」(Pomodoro Technique)功能,每次專注 25 分鐘、休息 5 分鐘稱作「一個番茄時間」,每 5 個番茄時間後有 25 分鐘長休息。

切換到「創作者」模式時,番茄時間法可讓我高強度工作整天,5 分鐘休息不會變閒散,很容易回到專注,而短休息可以讓專注力拉長。

休息儀式

每個番茄時間中你只有 5 分鐘休息時間,這短休息你要做什麼?

起來走走、吃點東西、喝杯水、伸懶腰、點眼藥水、上廁所、看看遠方… 你要告訴自己,這個儀式叫做「休息」。

實驗結果是看 Facebook 效果最差,從看螢幕到看其他螢幕不算是休息,還好現在 Facebook 可讀性差很多,也不容易陷入懶散狀態。(個人覺得 Facebook 有點像看電視,很累的時候會一直往下滑,因為什麼腦筋都不想動,一邊滑一邊浪費時間而覺得沮喪)

4. 最鬆軟學習路徑 | 最易切入點

自由工作者表示你是專家(不然聘人比外包便宜,還可叫他打雜),你代表新觀念、新知識、新解法、新技術…,為何比客戶新?因為你快速追本行新知、快速學跨領域知識整合給解法,怎麼快速學習相關/不相關知識?

剛開始可能該領域大神提供了懶人包,被許多人推崇的入門路徑,但不見得適合你。

所有知識都有多種不同切入的方法,我曾在誠品花 3 小時找到最薄、最小、最適合的學日文書。意思是,勤快找看得懂的資料好過跟磚頭一樣的書死磕。

傳播程序,當作者沒想到你有怎麼樣的「解碼器」(Decoder)時,你就買到一本天書了。

程序:1 說話者思考 → 2 編碼 → 3 媒介傳播 → 4 解碼 → 5 聽話者聽懂。
好例子:1 你有點子 → 2 編碼成中文 → 3 用語言說 → 4 聽著懂中文用來解碼 → 4 他聽懂了。
壞例子:1 作者好有學問 → 2 編碼成掉書袋語言 → 3 用書傳播 → 4 給只懂白話文的我 → 5 看半天不知在寫什麼。

講話、寫書時考慮對方能不能懂不是應該的?但真這麼做的作者不多呢!

看半小時不知道在看啥,恭喜你遇到高大上作者了,別浪費時間,快丟下去找「普及本」,科學有「科普」、社會學有「社普」、技術有「技普」… 總有人能寫出可讀性高的教材,因為他寫時有想到你。

依照下文,能把知識讓你懂表示作者聰明,如果你真看不懂,多半表示作者不聰明,想用專有名詞淹死你顯示他專業。(前提是你讀的不是專家寫給專家的專業書籍、論文,這種素材本來就對讀者有門檻的)

https://medium.com/watergather/%E9%8B%BC%E7%AD%86%E8%88%87%E8%87%AA%E5%8B%95%E6%9B%B8%E5%AF%AB-e253bf2a3379

5. 遊戲化 | 讓工作有趣起來

我有辦法時總努力達到 Todoist 的 5 Tasks/day 的目標,然後看著 Karma 值一點點增高,雖然這分數一點用都沒有,變成 Master 時還是很高興。

身為「儀表板控」,對任何附計分功能 App 難以抗拒,明知這分數無法換來任何東西,我就是會去追。

這就像遊戲計分,無趣工作加上獎勵就變有意思(想想為了獎金業務會拼業績),在家工作,你是自己老闆,獎勵只能自己發(那多沒意思),這種免費獎勵滿有趣的。

  • Todoist 的 Karma 值:讓你能追蹤今天做了幾件工作、達到本日目標了沒、連續幾天達成…,讓每天的工作變成遊戲。
  • Google Map 的 ETA:它告訴你預估到達時間,但這是可以調整的,如果你走對了路,預估時間會提早,讓無聊的通勤變成遊戲(警語:開快車不好…)。
  • Apple Health 的步數:看你今天是否已經走了 1 萬步,讓枯燥的運動變遊戲。
  • 《潮汐》連結 Apple Health 的「正向時間」:告訴你今天花了多少時間專注,讓不容易的專注變遊戲。

問題是,每個 App 都有自己的儀表板,因此沒有一個能一目瞭然,目前還沒發現「共通儀表板」,把一切想追蹤的數據顯示在一頁,甚至個人化大數據分析有些發現(例如:多走 3 千步時,專注時間可增加 1.5 倍)。

BTW,如果你的每件工作都靠遊戲化才能覺得有趣,請考慮換工作。


之前陸陸續續在不同地方分享這些經驗談,一直沒把它整理起來,這次花了好大力氣整在一起了,拋磚引玉,希望對自由工作者有點用。

如果你有什麼超棒的個人工作祕技,也請你分享給我!

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